Was macht ein Corporate Travel Consultant?
Ein Berater für Geschäftsreisen arbeitet als Reisebüro für große Unternehmen. Er oder sie muss nachforschen und Reisevorbereitungen für einzelne Mitarbeiter oder Großgruppenveranstaltungen treffen, z. B. für geschäftliche Konventionen. Diese Berater bieten auch Mitarbeitern, die international reisen, kulturelle Beratung an, um effektiv mit Ausländern zu kommunizieren.
Viele große Unternehmen haben mehrere Niederlassungen auf der ganzen Welt. Ein Berater für Geschäftsreisen kontaktiert lokale Hotels in der Nähe der Filialen und bespricht die Preise für Unternehmen. Tatsächlich kann der Berater einen Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Hotel abschließen, um sicherzustellen, dass zukünftige Reservierungen zu einem vereinbarten Preis gesichert sind. Darüber hinaus kann er oder sie Gruppentarife besprechen, wenn das Hotel von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt wird, z. B. für ein jährliches Unternehmenstreffen.
Bevor der Berater für Geschäftsreisen ein Hotel für einen Geschäftsvertrag empfiehlt, besucht er das Hotel in der Regel zur Bewertung. Konferenzräume und Hotelzimmer werden häufig auf allgemeinen Komfort und Qualität überprüft, um sicherzustellen, dass sie gut zum Unternehmen passen. Der Berater kann mit dem Hotelmanagement zusammentreffen, um bestimmte Bedürfnisse des Unternehmens zu besprechen, beispielsweise die Reservierung einer ganzen Etage von Räumen für eine große Unternehmensversammlung.
Der Transport zum und vom Hotel sowie während der Reise wird normalerweise vom Berater für Geschäftsreisen organisiert. Jede Stadt bietet verschiedene Transportarten an. Der Berater muss nachforschen und die zuverlässigste, sicherste und kostengünstigste Form des Reisens auswählen. Oft arbeitet der Berater für Geschäftsreisen mit einer bestimmten Autovermietung zusammen und erstellt einen Vertrag. Dieser Vertrag sieht einen ermäßigten Tarif für reisende Mitarbeiter des jeweiligen Geschäfts vor.
Reisen birgt einige Risiken, z. B. das Ausbleiben eines Anschlussfluges aufgrund von Verspätungen am Flughafen. Der Berater für Geschäftsreisen greift im Namen des reisenden Mitarbeiters ein und plant alternative Reisepläne. Infolgedessen wird der Mitarbeiter professionell auf ein anderes Transportmittel umgeleitet, damit wichtige Besprechungen nicht abgesagt werden.
Bei Auslandsreisen muss der Berater mit den örtlichen Gepflogenheiten und den gesetzlich vorgeschriebenen Reisedokumenten vertraut sein. Berater sollten alle Pass- und Visagesetze kennen, damit alle reisenden Mitarbeiter eine reibungslose Reise zwischen den Ländern haben. Bestimmte Regionen haben möglicherweise Bräuche, von denen die meisten Reisenden nichts wissen. Der Berater sollte den reisenden Mitarbeitern alle anstößigen Begriffe oder Handzeichen erklären, damit sie in einer fremden Region nicht missverstanden werden. Beispielsweise kann die Handbewegung "Daumen hoch" in einigen Ländern als anstößig empfunden werden.