Que fait un consultant en voyages d'affaires?
Un consultant en voyages d’entreprise travaille comme agent de voyages dédié pour les grandes entreprises. Il doit rechercher et organiser les déplacements de ses employés ou d’événements de grand groupe, tels que des conventions commerciales. Ces consultants offrent également des conseils culturels aux employés qui voyageront à l'étranger, afin de les aider à communiquer efficacement avec les étrangers.
Beaucoup de grandes entreprises ont plusieurs succursales réparties dans le monde entier; Un consultant en voyages d’entreprise contacte les hôtels locaux situés près des succursales et discute des tarifs d’entreprise. En fait, le consultant peut créer un contrat entre l’entreprise et l’hôtel pour s’assurer que les réservations futures sont garanties à un tarif convenu. En outre, il peut discuter des tarifs de groupe si l’hôtel sera utilisé par plusieurs employés de la société simultanément, par exemple pour une réunion d’entreprise annuelle.
Avant de recommander un hôtel pour un contrat commercial, le consultant en voyages d’affaires se rend généralement à l’hôtel pour évaluation. Les salles de conférence et les chambres d’hôtel sont généralement inspectées pour leur confort et leur qualité afin de s’assurer qu’elles correspondent bien à la société. Le consultant peut rencontrer la direction de l’hôtel pour discuter des besoins particuliers de la société, tels que la réservation d’un étage entier de chambres pour un grand rassemblement.
Le transport aller-retour depuis et vers l'hôtel, ainsi que pendant le voyage, est normalement organisé par le consultant en voyages d'affaires. Chaque ville offre différents types de transport; le consultant doit rechercher et choisir la forme de voyage la plus fiable, la plus sûre et la plus rentable. Plusieurs fois, le consultant en voyages d’affaires travaillera avec une entreprise de location de voitures spécifique et créera un contrat. Ce contrat fournira un taux réduit aux employés en déplacement dans l’entreprise concernée.
Voyager comporte certains risques, tels que manquer un vol de correspondance en raison de retards dans les aéroports. Le conseiller en voyages d’entreprise interviendra au nom du salarié voyageur et établira des plans de voyage alternatifs; en conséquence, l'employé sera réorienté professionnellement vers un autre moyen de transport afin que les réunions importantes ne soient pas annulées.
Dans le cas de voyages internationaux, le consultant doit bien connaître les coutumes locales et les documents de voyage légalement requis. Les consultants doivent être informés de toutes les lois en matière de passeports et de visas afin que tous les employés en déplacement effectuent un voyage simplifié entre les pays. Certaines régions peuvent avoir des coutumes que la plupart des voyageurs ignorent; le consultant doit expliquer les conditions offensantes ou les gestes de la main aux employés en déplacement afin qu'ils ne soient pas mal compris dans une région étrangère. Par exemple, le geste de la main "pouce levé" peut être considéré comme offensant dans certains pays.