Wat doet een receptioniste?
Een receptionist begroet bezoekers als ze bij een bedrijf aankomen en is vaak de eerste stem die mensen horen wanneer ze het bedrijf bellen. Hij of zij doet meestal ook een aantal administratieve taken, waaronder het verspreiden van post en archiveren. Afhankelijk van de werkplek kan een persoon in deze functie zich specialiseren in zaken als factureren, reserveren of helpen met beveiliging. Hij of zij kan overal werken waar een gastvrije ruimte is, van een fabriek tot een hotel.
taken
De belangrijkste taken van een receptionist zijn mensen zich welkom te laten voelen, vragen te beantwoorden en ze naar andere delen van het gebouw te leiden. Daarnaast doen de meeste kantoorwerk. Ze behandelen schriftelijke correspondentie, plannen afspraken, verzenden en doorsturen van e-mails, stellen rapporten samen en houden het kantoor soepel. Het voorbereiden van brieven en pakjes voor verzending is een normale taak, evenals het ontwikkelen van goede relaties met verzend- en koeriersdiensten.
Receptie-receptionisten die al een tijdje aan het werk zijn, kunnen extra taken hebben, zoals een lichte boekhouding en onderzoek naar potentiële leveranciers. Dit is vooral gebruikelijk in bedrijven die geen ander administratief personeel hebben, zoals een secretaresse. Hij of zij kan ook rapporten en spreadsheets genereren en vergaderingen helpen organiseren. Sommige bedrijven hebben ook receptionisten die bestanden bijhouden van andere werknemers, inclusief informatie over hun aanwezigheid en prestatiebeoordelingen.
specialisaties
Receptie receptionisten hebben soms specialisaties op basis van hun werkplek. Iemand die in een advocatenkantoor werkt, moet bijvoorbeeld een basiskennis hebben van het soort recht waarin zijn of haar bedrijf is gespecialiseerd, terwijl iemand die in een medisch kantoor werkt, mogelijk medische facturering moet kunnen doen en de basisprincipes kan begrijpen van ziektekostenverzekering. Evenzo moet de receptioniste van een hotel reserveringen kunnen maken en mensen naar lokale bedrijven en bezienswaardigheden kunnen leiden. Degenen die werken op plaatsen die tastbare producten of huistentoonstellingen maken, zoals een fabriek of museum, kunnen bezoekers ook op rondleidingen leiden. Op sommige plaatsen kunnen mensen in deze positie ook helpen met beveiliging door bezoekers in en uit te loggen of bezoekers om identificatie te vragen.
Persoonlijke en educatieve vereisten
Een receptioniste moet zeer georganiseerd, vriendelijk en aanspreekbaar zijn. Hij of zij moet heel goed kunnen multitasken en projecten kunnen prioriteren wanneer dat nodig is. Het verschil tussen een goede en een geweldige receptioniste komt vaak neer op goede probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om met een breed scala aan mensen te communiceren.
Iedereen in deze positie moet goed kunnen werken met computers en telecommunicatiesystemen. Hij of zij moet regelmatig contact opnemen met werknemers, klanten en leveranciers en moet in staat zijn om efficiënt mensen te bellen, e-mailen en sms'en als dat nodig is. Hoewel niet altijd vereist, is videovergaderen via internet en Voice over IP (VoIP) -training een pluspunt.
Er zijn geen formele educatieve vereisten om receptioniste te worden bij de receptie. Sommige bedrijven nemen mensen die net een middelbare schooldiploma hebben en trainen ze on-the-job. Het hebben van ten minste een universitair diploma kan de kans op een persoon om dit soort werk te krijgen echter aanzienlijk vergroten, en sommige plaatsen vereisen meer geavanceerde graden.