Hvad gør en receptionist?
En receptionists receptionist hilser besøgende, når de ankommer til et firma, og er ofte den første stemme, folk hører, når de ringer til firmaet. Han eller hun udfører normalt også en række administrative opgaver, herunder distribution af post og arkivering. Afhængig af arbejdspladsen kan en person i denne stilling specialisere sig i ting som fakturering, forbehold eller hjælp til sikkerhed. Han eller hun kan arbejde overalt, der har et indbydende område, fra et produktionsanlæg til et hotel.
pligter
En receptionens receptionists hovedopgaver er at få folk til at føle sig velkomne, besvare spørgsmål og henvise dem til andre dele af bygningen. Derudover gør de fleste kontorarbejder. De håndterer skriftlig korrespondance, planlægger aftaler, sender og videresender e-mails, udarbejder rapporter og holder kontoret kørende. Forberedelse af breve og pakker til forsendelse er en regelmæssig opgave, ligesom det er at udvikle gode forhold til forsendelses- og budtjenester.
Receptionsreceptionister, der har været i jobbet et stykke tid, kan have ekstra opgaver, såsom let bogholderi og undersøge potentielle leverandører. Dette er især almindeligt i virksomheder, der ikke har andet administrativt personale, som en sekretær. Han eller hun kan også generere rapporter og regneark og hjælpe med at organisere møder. Nogle virksomheder har også receptionister, der vedligeholder filer på andre ansatte, herunder oplysninger om deres deltagelse og bedømmelse af resultater.
Specialiseringer
Receptionister i receptionen har undertiden specialiseringer baseret på deres arbejdsplads. F.eks. Kan en, der arbejder på et advokatkontor, have en grundlæggende forståelse af den lovgivningstype, som hans eller hendes firma har specialiseret sig i, mens en, der arbejder på et lægekontor, muligvis kan være i stand til at lave medicinsk fakturering og forstå det grundlæggende af sundhedsforsikring. Ligeledes skal receptionens receptionist på et hotel være i stand til at tage forbehold og henvise folk til lokale virksomheder og vartegn. De, der arbejder på steder, der fremstiller konkrete produkter eller husudstillinger, som en fabrik eller museum, kan også føre besøgende på ture. Nogle steder kan folk også i denne position hjælpe med sikkerhed ved at logge besøgende ind og ud eller bede besøgende om identifikation.
Personlige og uddannelsesmæssige krav
En receptionists receptionist skal være meget organiseret, venlig og spændende. Han eller hun skal være i stand til at multitaske meget godt og være i stand til at prioritere projekter, når det er nødvendigt. Forskellen mellem en god og en god receptionist kommer ofte ned på gode problemer med at løse problemer og evnen til at interagere med en lang række mennesker.
Enhver i denne position skal være god til at arbejde med computere og telekommunikationssystemer. Han eller hun er nødt til regelmæssigt at kontakte medarbejdere, kunder og leverandører og skal være i stand til effektivt at ringe til, e-maile og sms-personer efter behov. Selvom det ikke altid kræves, er webvideokonferencer og Voice over IP (VoIP) træning et plus.
Der er ingen formelle uddannelsesmæssige krav der skal komme en receptionist receptionist. Nogle virksomheder tager folk, der bare har et gymnasiumseksamen og uddanner dem på jobbet. At have mindst en tilknyttet grad kan dog øge en persons chance for at få denne type job dog, og nogle steder kræver det mere avancerede grader.