Hvad gør en sekretær?
Sekretærer kan have en række opgaver afhængigt af deres arbejdsplads, men generelt har de ansvaret for at holde kontorer kørende ved at udføre en blanding af administrative og lave niveau forvaltningsopgaver. Disse fagfolk besvarer normalt telefoner og e-mail-korrespondance og administrerer arkiveringssystemer; de kan også sortere mail, arrangere møder og koordinere kommunikation mellem kontorer. I de fleste tilfælde betragtes arbejdet som ”adgangsniveau”, hvilket betyder, at der ikke kræves særlige kvalifikationer eller uddannelsesmæssige kvalifikationer for at få succes. På samme måde er der normalt plads til avancement. Mennesker med meget potentiale eller oplevelse befinder sig ofte i løbet af stadig mere prestigefyldte job med højere og højere løn.
Administrativ assistent, kontorist og personlig assistentjob er normalt inkluderet i denne paraply. Alle disse positioner er administrative og centrerer normalt normalt om papirarbejde og elektronisk dokumenthåndtering. En af de eneste undtagelser er regeringsniveau eller andre officielle "sekretærer", såsom forsvarssekretæren eller finansministeren. Selvom disse titler muligvis antyder en rent lavt niveau, er embedsmænd i disse roller generelt ret høje og udfører typisk kun lidt eller intet administrativt eller gejstligt arbejde selv.
Præstationskompetencer
Kontorstyring er en af de vigtigste sekretæropgaver. Denne kategori af arbejde kan være noget bred, men involverer næsten altid administrative og geistlige opgaver. Sekretærer administrerer ofte kontorarbejde, der inkluderer afsendelse og modtagelse af mail, oprettelse og organisering af arkiveringssystemer og styring af korrespondance. I de fleste indstillinger er computer- og tekstbehandlingsevner vigtige.
Besvarelse af telefonopkald er også en vigtig del af jobbet de fleste steder. Sekretærer er ofte de første mennesker, klienter og kunder vil tale med, når de ringer til en virksomhed. Som sådan kræves der normalt gode manerer og en høflig opførsel. Fagfolk skal typisk vise en hel del takt, når de tager beskeder, sætter opkald på vent eller besvarer grundlæggende spørgsmål.
Planlægning og kalender
I mange indstillinger er administrativt personale ansvarlig for styring af kontorkalendere såvel som individuelle medarbejderkalendere. De er ofte ansvarlige for at planlægge møder og aftaler og holde øje med konflikter og dobbeltbestillinger. Denne opgave er især udtalt på steder som medicinsk praksis, hvor patienter konstant opfordrer til aftaler, men kan forekomme hvor som helst på højere niveau medarbejdere er "efterspurgte." Selvom det kun er et spørgsmål om at planlægge et frokostmøde eller arrangere middagsreservationer, er sekretærer er normalt nogle af de første personer, som ledere og ledere henvender sig til for at få hjælp.
Forvaltningsopgaver
Ud over at have geografiske færdigheder skal administrativt personale være ledere af tid og mennesker. De skal foregribe kontorpersonalets behov, løse interne problemer hurtigt og arbejde effektivt for at koordinere og bringe forskellige mennesker sammen. Fremragende menneskelige færdigheder er virkelig vigtige, især når det kommer til ledelse af ledere og andre vigtige medarbejdere. Meget af jobbet kan være "bag kulisserne" med sekretærer, der forudser deres overordnede behov og krav, før der endda fremsættes anmodninger.
Position i stabshierarkiet
I de fleste kontorer betragtes sekretærer som noget lavt niveau og er næsten altid nær bunden af kontorets hakkeordre. De svarer normalt til både mellemled og seniorledelse, og de skal typisk hjælpe alle lige. Store virksomheder og kontorer har ofte hele sekretariatsbassiner, i hvilket tilfælde noget af et mere nuanceret hierarki opstår. I disse indstillinger kan nogle af arbejdstagerne have til opgave at gå i stykker som f.eks. Arkivering og besvarelse af telefonopkald, mens andre administrerer tidsplaner og interagerer med højere placering. Fremskridt på disse kontorer afhænger normalt af tid og erfaring.
Noget af det mest prestigefyldte arbejde, som en sekretær kan få, er inden for personlig assistance. Mange ledere og virksomhedsledere har dedikerede administratorer, hvis hele arbejdsliv er afsat til pleje og styring af en leders skema. Denne type sekretær skal typisk arbejde lange timer og håndtere undertiden uforudsigelige krav og anmodninger, men er ofte blandt de bedst betalte og mest respekterede af erhvervet.
Krav til uddannelse og skolegang
Forskellige arbejdsgivere har forskellige krav til, hvordan deres sekretærer uddannes. I nogle tilfælde er et gymnasiumseksamen eller tilsvarende alt, hvad der er nødvendigt, mens det i andre er foretrukne faktiske sekretariatscertifikater eller grader. Fællesskabskollegier og erhvervsskoler tilbyder ofte programmer, hvor interesserede studerende kan lære om tekstbehandling og kontoradministration. At tage denne slags kursus er ofte en god ide, selvom det ikke er strengt påkrævet, da det kan hjælpe en ansøgning med at skille sig ud og kan give nyansatte et ben, når det kommer til erfaring.
Særlige omstændigheder: Officielle og regeringssekretærer
Udtrykket "sekretær" er muligvis ikke altid knyttet til en kontoradministrator. I nogle tilfælde, især dem, der involverer højtstående embedsmænd, kan udnævnelsen bruges i æresevne til at indikere ledelse af en bred sektor af anliggender. Tjenestemænd, der er chef for afdelinger eller fører tilsyn med større regeringsafdelinger, bruger muligvis sekretariatstitler, men deres job bør ikke forveksles med mere almindelige kontorledelsesroller.