Hvad gør en sekretær?
Sekretærer kan have en række opgaver afhængigt af deres arbejdsplads, men generelt er de ansvarlige for at holde kontorer, der kører problemfrit ved at udføre en blanding af administrative og lavt niveau styringsopgaver. Disse fagfolk besvarer ofte telefoner og e-mail-korrespondance og administrerer arkiveringssystemer; De kan også sortere mail, organisere møder og koordinere kommunikation mellem office. I de fleste tilfælde betragtes arbejdet som "indgangsniveau", hvilket betyder, at der ikke kræves nogen særlige færdigheder eller uddannelsesmæssige kvalifikationer for succes. Lige det samme er der normalt plads til fremskridt. Mennesker med meget potentiale eller erfaring befinder sig ofte i løbet af stadig mere prestigefyldte job med højere og højere løn.
Administrativ assistent-, kontorist- og personlige assistentjob er normalt inkluderet i denne paraply. Alle disse stillinger er administrative og er normalt centreret i papirarbejde og elektronisk dokumentstyring. En af de eneste undtagelser er regeringErnment-niveau eller andre officielle "sekretærer", såsom forsvarssekretær eller statssekretær. Selvom disse titler muligvis antyder en rent lavt niveau funktion, er embedsmænd i disse roller generelt ret høje rangering og udfører typisk lidt til intet administrativt eller gejstligt arbejde.
gejstlige færdigheder
Office Management er en af de vigtigste sekretæropgaver. Denne kategori af arbejde kan være noget bred, men involverer næsten altid administrative og gejstlige opgaver. Sekretærer administrerer ofte kontorarbejde, der inkluderer afsendelse og modtagelse af mail, oprettelse og organisering af arkiveringssystemer og styring af korrespondance. I de fleste indstillinger er computer- og tekstbehandlingsevner vigtige.
Besvarelse af telefonopkald er også en vigtig del af jobbet de fleste steder. Sekretærer er ofte de første mennesker, som klienter og kunder vil tale med, når de ringeren virksomhed. Som sådan kræves der normalt gode manerer og en høflig opførsel. Fagfolk skal typisk vise en stor takt, når de tager beskeder, placerer opkaldere på vent eller besvarer grundlæggende spørgsmål.
Planlægning og kalender
I mange omgivelser er administrativt personale ansvarlige for at styre kontorkalendere såvel som individuelle medarbejderkalendere. De er ofte ansvarlige for planlægning af møder og aftaler og holder øje med konflikter og dobbeltbookinger. Denne opgave er især udtalt på steder som medicinsk praksis, hvor patienter konstant opfordrer til aftaler, men kan forekomme overalt på højere niveau medarbejdere er "efterspurgt." Selv hvis det bare er et spørgsmål om at planlægge et frokostmøde eller arrangere middagsreservationer, er sekretærer normalt nogle af de første mennesker, ledere og ledere henvender sig til for at få hjælp.
ledelsesopgaver
Ud over at have gejstlige færdigheder skal administrativt personale være tidsledereog mennesker. De skal forudse kontorpersonalets behov, løse interne problemer hurtigt og arbejde effektivt for at koordinere og bringe forskellige mennesker sammen. Fremragende menneskers færdigheder er virkelig vigtige, især når det kommer til at styre ledere og andre vigtige medarbejdere. Meget af jobbet kan være "bag kulisserne" med sekretærer, der forventer deres overordnede behov og krav, før der endda fremsættes anmodninger.
Position i personalets hierarki
I de fleste kontorer betragtes sekretærer som noget lavt niveau og er næsten altid nær bunden af kontorets pecking-orden. De svarer normalt på både mellemniveau og seniorledelse, og de skal typisk hjælpe alle lige. Store virksomheder og kontorer har ofte hele sekretærpools, men i hvilket tilfælde er der noget af et mere nuanceret hierarki. I disse indstillinger kan nogle arbejdstagere have til opgave at have malede job som arkivering og besvarelse af telefonopkald, mens andre muligvis administrerer tidsplaner ogInteragere med højere rangerende personale. Fremskridt på disse kontorer afhænger normalt af tid og erfaring.
Nogle af det mest prestigefyldte arbejde, som en sekretær kan få, er inden for personlig hjælp. Mange seniorledere og virksomhedsledere har dedikeret administratorer, hvis hele arbejdslivet er afsat til pleje og ledelse af en leders tidsplan. Denne type sekretær skal typisk arbejde lange timer og håndtere nogle gange uforudsigelige krav og anmodninger, men er ofte blandt de bedst betalte og mest respekterede af erhvervet.
Uddannelses- og skolegangskrav
Forskellige arbejdsgivere har forskellige krav til, hvordan deres sekretærer uddannes. I nogle tilfælde er et gymnasiumseksamen eller tilsvarende alt, hvad der er nødvendigt, mens der i andre foretrækkes faktiske sekretærcertificeringer eller grader. Community colleges og erhvervsskoler tilbyder ofte programmer, hvor interesserede studerende kan lære ind og ud af tekstbehandling og kontorledelse. At tage denne slags kursus er ofte en god idé, selvom det ikke er strengt påkrævet, da det kan hjælpe en ansøgning med at skille sig ud og kan give nye ansættelser et ben op, når det kommer til oplevelse.
Særlige omstændigheder: Officielle og regeringssekretærer
Udtrykket "sekretær" er muligvis ikke altid knyttet til en kontoradministrator. I nogle tilfælde, især dem, der involverer højtstående regeringsembedsmænd, kan betegnelsen bruges i en æreskapacitet til at indikere styring af en bred sektor. Tjenestemænd, der leder af afdelinger eller fører tilsyn med store statslige divisioner, kan bruge sekretærtitler, men deres job bør ikke forveksles med mere almindelige kontorstyringsroller.