Co robi sekretarz?
Sekretarze mogą mieć różne obowiązki w zależności od miejsca pracy, ale generalnie są odpowiedzialni za utrzymanie sprawnego funkcjonowania biur, wykonując połączenie zadań administracyjnych i zarządzania niskiego poziomu. Specjaliści ci zwykle odbierają telefony i korespondencję e-mailową oraz zarządzają systemami archiwizacji; mogą również sortować pocztę, organizować spotkania i koordynować komunikację między biurami. W większości przypadków praca jest uważana za „poziom podstawowy”, co oznacza, że do osiągnięcia sukcesu nie są wymagane żadne specjalne umiejętności ani kwalifikacje edukacyjne. Tak samo, zwykle jest miejsce na postęp. Ludzie o dużym potencjale lub doświadczeniu często szukają coraz bardziej prestiżowych miejsc pracy o coraz wyższych zarobkach.
Zadania asystenta administracyjnego, urzędnika i asystenta osobistego są zwykle zawarte w tym parasolu. Wszystkie te stanowiska mają charakter administracyjny i zazwyczaj koncentrują się na dokumentacji i elektronicznym zarządzaniu dokumentami. Jednym z wyjątków są rządowi lub inni oficjalni „sekretarze”, tacy jak sekretarz obrony lub sekretarz skarbu. Chociaż tytuły te mogą sugerować funkcję o niskim poziomie, urzędnicy pełniący te funkcje mają zazwyczaj dość wysoką rangę i zwykle sami nie wykonują żadnej pracy administracyjnej lub biurowej.
Umiejętności duchowne
Zarządzanie biurem jest jednym z najważniejszych zadań sekretarskich. Ta kategoria pracy może być nieco szeroka, ale prawie zawsze wiąże się z obowiązkami administracyjnymi i biurowymi. Sekretarze zwykle zarządzają dokumentacją biurową, która obejmuje wysyłanie i odbieranie poczty, tworzenie i organizowanie systemów archiwizacji oraz zarządzanie korespondencją. W większości ustawień niezbędne są umiejętności obsługi komputera i przetwarzania tekstu.
Odbieranie połączeń telefonicznych jest również ważną częścią pracy w większości miejsc. Sekretarze są często pierwszymi osobami, z którymi klienci rozmawiają, dzwoniąc do firmy. W związku z tym zazwyczaj wymagane są dobre maniery i uprzejme zachowanie. Specjaliści muszą zazwyczaj wykazywać się dużym wyczuciem podczas odbierania wiadomości, zawieszania rozmówców lub odpowiadania na podstawowe pytania.
Planowanie i kalendarz
W wielu miejscach personel administracyjny odpowiada za zarządzanie kalendarzami biurowymi, a także indywidualnymi kalendarzami pracowników. Często są odpowiedzialni za planowanie spotkań i spotkań oraz uważanie na konflikty i podwójne rezerwacje. To zadanie jest szczególnie wyraźne w miejscach takich jak gabinety lekarskie, w których pacjenci nieustannie dzwonią na wizyty, ale mogą wystąpić wszędzie tam, gdzie pracownicy wyższego szczebla są „poszukiwani”. Nawet jeśli jest to tylko kwestia zaplanowania spotkania na lunch lub umówienia się na rezerwację obiadu, sekretarki są zwykle jednymi z pierwszych osób, które zwracają się o pomoc do kadry kierowniczej.
Obowiązki kierownicze
Oprócz umiejętności biurowych pracownicy administracyjni muszą być osobami zarządzającymi czasem i ludźmi. Muszą przewidywać potrzeby personelu biurowego, szybko rozwiązywać problemy wewnętrzne i działać skutecznie, aby koordynować i zbliżać do siebie różne osoby. Doskonałe umiejętności ludzi są bardzo ważne, szczególnie jeśli chodzi o kierownictwo i innych ważnych pracowników. Wiele pracy może być „za kulisami”, a sekretarki przewidują potrzeby i żądania swoich przełożonych, zanim jeszcze zostaną złożone prośby.
Pozycja w hierarchii sztabowej
W większości biur sekretarki są uważane za nieco niższe i prawie zawsze znajdują się w dolnej części porządku dziobania biur. Zwykle odpowiadają zarówno kadrze kierowniczej średniego, jak i wyższego szczebla i zazwyczaj muszą wszystkim wszystkim w jednakowy sposób. Duże firmy i biura często mają jednak całe pule sekretariatu, w którym to przypadku pojawia się bardziej zharmonizowana hierarchia. W tych ustawieniach niektórzy pracownicy mogą mieć zadania związane z obsługą, takie jak składanie i odbieranie połączeń telefonicznych, podczas gdy inni mogą zarządzać harmonogramami i wchodzić w interakcje z pracownikami wyższego szczebla. Awans w tych biurach zwykle zależy od czasu i doświadczenia.
Niektóre z najbardziej prestiżowych prac, jakie może uzyskać sekretarka, dotyczą osobistej pomocy. Wielu kierowników wyższego szczebla i liderów korporacyjnych ma dedykowanych administratorów, których całe życie zawodowe jest poświęcone opiece i zarządzaniu harmonogramem jednego lidera. Ten typ sekretarza musi zazwyczaj pracować przez wiele godzin i radzić sobie z czasami nieprzewidywalnymi żądaniami i żądaniami, ale często należy do najlepiej opłacanych i najbardziej szanowanych zawodów.
Wymagania szkoleniowe i szkolne
Różni pracodawcy mają różne wymagania dotyczące wykształcenia ich sekretarek. W niektórych przypadkach wystarczy dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, podczas gdy w innych preferowane są aktualne poświadczenia sekretariatu lub stopnie naukowe. Społeczne uczelnie i szkoły zawodowe często oferują programy, w których zainteresowani uczniowie mogą poznać tajniki przetwarzania tekstu i zarządzania biurem. Wybranie tego rodzaju kursu jest często dobrym pomysłem, nawet jeśli nie jest to bezwzględnie wymagane, ponieważ może pomóc wyróżnić się aplikacji i dać nowym pracownikom przewagę, jeśli chodzi o doświadczenie.
Szczególne okoliczności: urzędnicy i sekretarze rządowi
Termin „sekretarka” nie zawsze może być przypisany do administratora biura. W niektórych przypadkach, szczególnie tych obejmujących wysokich rangą urzędników państwowych, oznaczenie to może być wykorzystane jako honorowy element do wskazania zarządzania szerokim sektorem spraw. Urzędnicy, którzy kierują departamentami lub nadzorują główne wydziały rządowe, mogą korzystać z tytułów sekretarskich, ale ich pracy nie należy mylić z bardziej powszechnymi rolami kierownictwa biura.