Co robi sekretarz?

Sekretarze

Mogą mieć szereg obowiązków w zależności od miejsca pracy, ale ogólnie są odpowiedzialni za płynne utrzymanie biur poprzez wykonanie mieszanki zadań zarządzania administracyjnego i niskiego poziomu. Ci specjaliści często odpowiadają na telefony i e-mailem korespondencję i zarządzają systemami zgłoszenia; Mogą również sortować pocztę, organizować spotkania i koordynować komunikację między biurem. W większości przypadków praca jest uważana za „poziom podstawowy”, co oznacza, że ​​do sukcesu nie wymaga żadnych specjalnych umiejętności ani kwalifikacji edukacyjnych. Tak samo, zwykle jest miejsce na awans. Ludzie z dużym potencjałem lub doświadczeniem często starają się ubiegać o coraz bardziej prestiżowe prace z wyższymi i wyższymi wynagrodzeniami.

Asystent administracyjny, urzędnik i asystent osobisty są zwykle zawarte w tym parasolu. Wszystkie te stanowiska są administracyjne i wszystkie zwykle koncentrują się na dokumentacji i elektronicznym zarządzaniu dokumentami. Jednym z niewielu wyjątków jest GovNa poziomie ernment lub inni oficjalni „sekretarze”, takie jak Sekretarz Obrony lub Sekretarz Skarbu. Chociaż tytuły te mogą sugerować funkcję czysto niskiego poziomu, urzędnicy w tych rolach są na ogół dość wysokie ranking i zazwyczaj sami wykonują pracę administracyjną lub duchowną.

Umiejętności duchowne

Zarządzanie biurem jest jednym z najważniejszych zadań sekretarskich. Ta kategoria pracy może być nieco szeroka, ale prawie zawsze obejmuje obowiązki administracyjne i urzędnicze. Sekretarze często zarządzają dokumentami biurowymi, które obejmują wysyłanie i odbieranie poczty, tworzenie i organizowanie systemów zgłoszenia oraz zarządzanie korespondencją. W większości ustawień umiejętności komputera i edytora tekstu są niezbędne.

Odpowiedzi na rozmowy telefoniczne są również ważną częścią pracy w większości miejsc. Sekretarze są często pierwszymi klientami, z którymi klienci będą rozmawiać podczas foningubiznes. W związku z tym zwykle wymagane są dobre maniery i uprzejme zachowanie. Specjaliści muszą zazwyczaj wykazywać wiele takt, gdy podejmując wiadomości, umieszczając dzwoniących lub odpowiadając na podstawowe pytania.

Planowanie i kalendarz

W wielu warunkach personel administracyjny odpowiada za zarządzanie kalendarzami biur, a także poszczególne kalendarze pracowników. Często są odpowiedzialni za planowanie spotkań i spotkań oraz uważanie na konflikty i podwójne książki. To zadanie jest szczególnie wyraźne w miejscach takich jak praktyki medyczne, w których pacjenci nieustannie wzywają wizyty, ale mogą wystąpić w dowolnym miejscu pracowników wyższego szczebla „poszukiwani”. Nawet jeśli jest to tylko kwestia planowania spotkania na lunch lub zorganizowanie rezerwacji obiadowych, sekretarze są zwykle niektórymi z pierwszych osób, do których kierownicy zwracają się o pomoc.

Obowiązki zarządzania

Oprócz posiadania umiejętności urzędniczych personel administracyjny musi być menedżerami czasui ludzie. Muszą przewidzieć potrzeby personelu biurowego, szybko rozwiązać problemy wewnętrzne i skutecznie pracować, aby koordynować i zbierać różne osoby. Doskonałe umiejętności ludzi są bardzo ważne, szczególnie jeśli chodzi o zarządzanie kierownictwem i innymi ważnymi pracownikami. Wiele pracy może być „za kulisami”, a sekretarze przewidują potrzeby i żądania ich przełożonych przed dokonywaniem prośby.

Stanowisko w hierarchii personelu

W większości biur sekretarze są uważani za nieco niskiego poziomu i prawie zawsze znajdują się w dolnej części kolejności dziobania biurowego. Zazwyczaj odpowiadają zarówno na kierownictwo średniego, jak i wyższego szczebla, i zwykle muszą pomóc wszystkim. Duże firmy i biura często mają jednak całe pule sekretarskie, w którym to przypadku pojawia się coś bardziej dopracowanej hierarchii. W tych ustawieniach niektórym pracownikom mogą mieć zadanie zadań służbowych, takich jak składanie i odbieranie rozmów telefonicznych, podczas gdy inni mogą zarządzać harmonogramami iWspółdziałać z personelem o wyższych ranowych. Postęp w tych biurach zwykle zależy od czasu i doświadczenia.

Niektóre z najbardziej prestiżowych prac, jakie może uzyskać sekretarz, jest w dziedzinie pomocy osobistej. Wielu wyższych kierowników i liderów korporacyjnych ma oddanych administratorów, których całe życie zawodowe jest poświęcone opiece i zarządzaniu harmonogramem jednego lidera. Ten rodzaj sekretarza musi zazwyczaj pracować długie godziny i radzić sobie z czasem nieprzewidywalnymi wymaganiami i prośbami, ale często jest jednym z najlepiej opłacanych i najbardziej szanowanych zawodów.

Wymagania dotyczące szkolenia i nauki

Różni pracodawcy mają różne wymagania dotyczące wykształcenia ich sekretarzy. W niektórych przypadkach potrzebny jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, podczas gdy w innych preferowane są faktyczne certyfikaty sekretarskie lub stopnie. Uczelnie społeczne i szkoły zawodowe często oferują programy, w których zainteresowani uczniowie mogą nauczyć się tajników przetwarzania i urzędukierownictwo. Podjęcie tego rodzaju jest oczywiście dobrym pomysłem, nawet jeśli nie jest to ściśle wymagane, ponieważ może pomóc w wyróżnianiu się aplikacji i może dać nowym zatrudnieniu nogę, jeśli chodzi o doświadczenie.

Specjalne okoliczności: sekretarze oficjalni i rządowej

Termin „Sekretarz” nie zawsze może przywiązać do administratora biura. W niektórych przypadkach, szczególnie tych, którzy obejmują wysoko rangi urzędników państwowych, oznaczenie można wykorzystać w honorowej zdolności do wskazania zarządzania szerokim sektorem rzeczy. Urzędnicy, którzy kierują departamentami lub nadzorują główne dywizje rządowe, mogą korzystać z tytułów sekretarskich, ale ich zadań nie należy mylić z bardziej powszechnymi rolami zarządzania biurami.