¿Qué hace un Secretario?
Los secretarios pueden tener una variedad de deberes dependiendo de su lugar de trabajo, pero en general están a cargo de mantener las oficinas que funcionan sin problemas al realizar una combinación de tareas de gestión administrativa y de bajo nivel. Estos profesionales comúnmente responden teléfonos y correspondencia por correo electrónico y administran sistemas de presentación; También pueden ordenar el correo, organizar reuniones y coordinar las comunicaciones entre oficinas. En la mayoría de los casos, el trabajo se considera "nivel de entrada", lo que significa que no se requieren habilidades especiales o calificaciones educativas para el éxito. De todos modos, generalmente hay espacio para el avance. Las personas con mucho potencial o experiencia a menudo se encuentran en el funcionamiento de trabajos cada vez más prestigiosos con un salario superior y más alto.
Asistente administrativo, secretario y trabajos de asistente personal generalmente se incluyen dentro de este paraguas. Todos estos puestos son administrativos y todos generalmente se centran en papeleo y gestión de documentos electrónicos. Una de las únicas excepciones es el gobiernoErnment a nivel u otros "secretarios" oficiales, como el Secretario de Defensa o el Secretario del Tesoro. Aunque estos títulos pueden sugerir una función puramente de bajo nivel, los funcionarios en estos roles generalmente tienen una clasificación bastante alta y generalmente hacen poco o ningún trabajo administrativo o administrativo ellos mismos.
Habilidades administrativas
La gestión de la oficina es una de las tareas de secretaría más importantes. Esta categoría de trabajo puede ser algo amplia, pero casi siempre involucra deberes administrativos y administrativos. Los secretarios comúnmente administran el papeleo de la oficina, que incluye enviar y recibir correo, crear y organizar sistemas de archivo y administrar la correspondencia. En la mayoría de los configuraciones, las habilidades de procesamiento de computadoras y palabras son esenciales.
Responder a las llamadas telefónicas también es una parte importante del trabajo en la mayoría de los lugares. Los secretarios son a menudo las primeras personas que los clientes y los clientes hablarán cuando llameun negocio. Como tal, generalmente se requieren buenos modales y un comportamiento cortés. Los profesionales generalmente deben mostrar una gran cantidad de tacto al tomar mensajes, poner a las personas que llaman o responder preguntas básicas.
Programación y calendario
En muchos entornos, el personal administrativo está a cargo de la gestión de calendarios de la oficina, así como calendarios individuales de empleados. A menudo son responsables de programar reuniones y citas y vigilar conflictos y respuestas dobles. Esta tarea es particularmente pronunciada en lugares como prácticas médicas en las que los pacientes piden constantemente citas, pero pueden ocurrir en cualquier lugar donde los empleados de nivel superior estén "en demanda". Incluso si se trata solo de programar una reunión de almuerzo o organizar las reservas de la cena, los secretarios suelen ser algunas de las primeras personas que los ejecutivos y gerentes recurren en busca de ayuda.
deberes de gestión
Además de tener habilidades administrativas, el personal administrativo debe ser gerentes del tiempoy gente. Deben anticipar las necesidades del personal de la oficina, resolver problemas internos rápidamente y trabajar de manera eficiente para coordinar y unir a diferentes personas. Las excelentes habilidades de las personas son realmente importantes, particularmente cuando se trata de administrar ejecutivos y otros miembros importantes del personal. Gran parte del trabajo puede estar "detrás de escena" con los secretarios que anticipan las necesidades y demandas de sus superiores antes de que se realicen solicitudes.
Puesto en la jerarquía del personal
En la mayoría de las oficinas, los secretarios se consideran algo de bajo nivel y casi siempre están cerca de la parte inferior de la orden jerárquica de la oficina. Por lo general, responden tanto al nivel medio como a la alta gerencia, y generalmente deben ayudar a todos por igual. Sin embargo, las grandes empresas y oficinas a menudo tienen grupos de secretarios enteros, en cuyo caso surge una jerarquía más matizada. En estos entornos, algunos trabajadores pueden tener la tarea de trabajos serviles como presentar y responder llamadas telefónicas, mientras que otros pueden administrar horarios yinteractuar con el personal de mayor rango. El avance en estas oficinas generalmente depende del tiempo y la experiencia.
Algunos de los trabajos más prestigiosos que un secretario puede obtener está en el ámbito de la asistencia personal. Muchos altos ejecutivos y líderes corporativos tienen administradores dedicados cuya vida laboral completa está dedicada al cuidado y la gestión del horario de un líder. Este tipo de secretario generalmente debe trabajar largas horas y tratar con demandas y solicitudes a veces impredecibles, pero a menudo se encuentra entre los mejor pagados y más respetados de la profesión.
Requisitos de capacitación y escolarización
Los diferentes empleadores tienen diferentes requisitos sobre cómo se educan sus secretarios. En algunos casos, un diploma o equivalente de la escuela secundaria es todo lo que se necesita, mientras que en otros, se prefieren certificaciones o títulos reales de secretaría. Los colegios comunitarios y las escuelas vocacionales ofrecen frecuentemente programas donde los estudiantes interesados pueden aprender los entresijos del procesamiento de textos y la oficinagestión. Tomar este tipo de curso es a menudo una buena idea, incluso si no se requiere estrictamente, ya que puede ayudar a que una aplicación se destaque y puede darle una ventaja a los nuevos empleados cuando se trata de experimentar.
Circunstancias especiales: Secretarios oficiales y gubernamentales
El término "secretario" no siempre se adjuntará a un administrador de la oficina. En algunos casos, particularmente aquellos que involucran funcionarios gubernamentales de alto rango, la designación puede usarse en una capacidad honoraria para indicar la gestión de un amplio sector de asuntos. Los funcionarios que dirigen departamentos o supervisar las principales divisiones gubernamentales pueden usar títulos de secretaría, pero sus trabajos no deben confundirse con los roles de gestión de oficinas más comunes.