Co dělá sekretářka?

Tajemníci mohou mít řadu povinností v závislosti na pracovišti, ale obecně mají na starosti hladký chod kanceláří tím, že plní řadu administrativních úkolů a úkolů správy na nízké úrovni. Tito odborníci obvykle zodpovídají telefony a e-mailovou korespondenci a spravují spisové systémy; mohou také třídit poštu, organizovat schůzky a koordinovat mezioborovou komunikaci. Ve většině případů je práce považována za „vstupní úroveň“, což znamená, že pro úspěch nejsou vyžadovány žádné zvláštní dovednosti ani vzdělání. Stejně tak je obvykle prostor pro postup. Lidé s velkým potenciálem nebo zkušenostmi se často ocitají v soutěži o stále prestižnější zaměstnání s vyššími a vyššími mzdami.

Součástí tohoto deštníku jsou obvykle práce administrativního asistenta, úředníka a osobního asistenta. Všechny tyto pozice jsou administrativní a všechny se obvykle zaměřují na papírování a správu elektronických dokumentů. Jednou z výjimek jsou vládní nebo jiní oficiální „tajemníci“, jako je ministr obrany nebo ministr financí. Ačkoli tyto tituly mohou naznačovat čistě nízkou úroveň funkce, úředníci v těchto rolích jsou obecně docela vysoko postaveni a obvykle nedělají žádnou administrativní nebo administrativní práci sami.

Administrativní dovednosti

Správa kanceláří je jedním z nejdůležitějších sekretářských úkolů. Tato kategorie práce může být poněkud široká, ale téměř vždy zahrnuje administrativní a administrativní povinnosti. Sekretáři běžně řídí kancelářské papírování, které zahrnuje odesílání a přijímání pošty, vytváření a organizování archivačních systémů a správu korespondence. Ve většině nastavení jsou dovednosti v oblasti počítače a zpracování textu nezbytné.

Přijímání telefonních hovorů je také důležitou součástí práce na většině míst. Sekretáři jsou často první lidé, se kterými klienti a zákazníci budou mluvit, když telefonují. Jako takové jsou obvykle vyžadovány dobré mravy a zdvořilé chování. Při přijímání zpráv, přidržování volajících nebo odpovídání na základní otázky musí profesionálové obvykle projevovat velké množství taktů.

Plánování a kalendářování

V mnoha nastaveních mají administrativní pracovníci na starosti správu kancelářských kalendářů a jednotlivých kalendářů zaměstnanců. Často jsou zodpovědní za plánování schůzek a schůzek a sledování konfliktů a dvojitých rezervací. Tento úkol je obzvláště výrazný na místech, jako jsou lékařské praktiky, kde pacienti neustále volají po schůzkách, ale mohou nastat kdekoli, kde jsou zaměstnanci na vyšší úrovni „žádáni“. jsou obvykle někteří z prvních vedoucích pracovníků a manažerů, kteří se obracejí na pomoc.

Povinnosti vedení

Kromě administrativních dovedností musí být administrativní pracovníci i manažery času a lidí. Musí předvídat potřeby kancelářských pracovníků, rychle řešit vnitřní problémy a efektivně pracovat na koordinaci a sdružování různých lidí. Vynikající schopnosti lidí jsou opravdu důležité, zejména pokud jde o řízení vedoucích pracovníků a dalších důležitých zaměstnanců. Hodně práce může být „v zákulisí“, kdy tajemníci předvídají potřeby a požadavky svých nadřízených ještě před tím, než jsou žádosti podány.

Pozice v hierarchii štábu

Ve většině kanceláří jsou sekretáři považováni za poněkud nízkoúrovňovou a jsou téměř vždy blízko spodku příkazu klování kanceláří. Obvykle odpovídají jak na střední, tak na vyšší vedení a obvykle musí všem pomáhat stejně. Velké podniky a kanceláře však často mají celé sekretářské fondy, v tomto případě se však objevuje něco jemnější hierarchie. V těchto nastaveních mohou být někteří pracovníci pověřeni podřadnými úlohami, jako je podávání a přijímání telefonních hovorů, zatímco jiní mohou spravovat plány a komunikovat s nadřízenými zaměstnanci. Pokrok v těchto kancelářích obvykle závisí na čase a zkušenostech.

Některé z nejprestižnějších prací, které může sekretářka získat, jsou v oblasti osobní asistence. Mnoho vedoucích pracovníků a vedoucích pracovníků společnosti má specializované administrátory, jejichž celý pracovní život je věnován péči a správě rozvrhu jednoho vůdce. Tento typ tajemníka musí obvykle pracovat dlouhé hodiny a vypořádat se s někdy nepředvídatelnými požadavky a požadavky, ale často patří mezi nejlépe placené a nejvíce respektované profese.

Požadavky na školení a vzdělávání

Různí zaměstnavatelé mají různé požadavky na to, jak jsou jejich sekretáři vzděláváni. V některých případech je vše, co je třeba, středoškolský diplom nebo ekvivalent, zatímco v jiných jsou upřednostňovány skutečné sekretářské certifikáty nebo tituly. Komunitní vysoké školy a odborné školy často nabízejí programy, kde se studenti, kteří mají zájem, mohou naučit výhody textového zpracování a správy kanceláří. Absolvování tohoto typu kurzu je často dobrý nápad, i když to není striktně vyžadováno, protože může pomoci vyniknout aplikaci a poskytnout novým náborům nohu, když dojde na zážitek.

Zvláštní okolnosti: Oficiální a vládní tajemníci

Termín „sekretářka“ nemusí být vždy připojen k administrátorovi kanceláře. V některých případech, zejména v případech, kdy se jedná o vysoce postavené vládní úředníky, může být označení použito jako čestná funkce k označení řízení široké oblasti záležitostí. Úředníci, kteří vedou ministerstva nebo dohlížejí na hlavní vládní divize, mohou používat sekretářské tituly, ale jejich pracovní místa by se neměla zaměňovat s běžnějšími úkoly správy kanceláří.