Co dělá recepční recepce?
Recepční na recepci pozdraví návštěvníky, když dorazí do společnosti, a je často prvním hlasem, který lidé slyší, když telefonují společnosti. Obvykle také provádí řadu administrativních úkolů, včetně distribuce pošty a podání. V závislosti na pracovišti se může osoba v této pozici specializovat na věci jako fakturace, rezervace nebo pomoc se zabezpečením. Může pracovat kdekoli, kde je příjemné prostředí, od výrobního závodu po hotel.
Povinnosti
Hlavní povinností recepční recepce je přimět lidi, aby se cítili vítáni, odpovídali na otázky a nasměrovali je do jiných částí budovy. Kromě toho většina pracuje v kanceláři. Zpracovávají písemnou korespondenci, plánují schůzky, odesílají a přeposílají e-maily, sestavují zprávy a udržují hladký chod kanceláře. Příprava dopisů a balíků na přepravu je běžným úkolem, stejně jako rozvíjení dobrých vztahů s přepravními a kurýrními službami.
Recepční na recepci, kteří byli v práci již nějakou dobu, mohou mít další povinnosti, jako je lehké vedení účetnictví a zkoumání potenciálních prodejců. To je běžné zejména u společností, které nemají jiné administrativní pracovníky, například sekretářku. Může také vytvářet zprávy a tabulky a pomáhat organizovat schůzky. Některé firmy mají také recepční, kteří vedou záznamy o jiných zaměstnancích, včetně informací o jejich účasti a kontrole výkonu.
Specializace
Recepční na recepci mají někdy specializace podle svého pracoviště. Například ten, kdo pracuje v advokátní kanceláři, musí mít základní znalosti o typu práva, na který se jeho firma specializuje, zatímco ten, kdo pracuje v lékařské kanceláři, bude možná muset provést lékařskou fakturaci a porozumět základům zdravotního pojištění. Stejně tak recepce na recepci hotelu musí mít možnost rezervovat a nasměrovat lidi k místním podnikům a památkám. Ti, kteří pracují na místech, kde se vyrábějí hmatatelné výrobky nebo vystavují dům, jako je továrna nebo muzeum, mohou návštěvníky vést i na prohlídkách. Některá místa mohou mít také lidi v této pozici, kteří pomáhají s bezpečností tím, že se přihlásí a odhlásí návštěvníci nebo požádají návštěvníky o identifikaci.
Osobní a vzdělávací požadavky
Recepční na recepci musí být vysoce organizovaná, přátelská a poutavá. Měl by být schopen multitaskingu velmi dobře a měl by být schopen v případě potřeby upřednostnit projekty. Rozdíl mezi dobrým a velkým recepčním často souvisí s dovednostmi dobrého řešení problémů a schopností interakce s celou řadou lidí.
Kdokoli v této pozici musí dobře pracovat s počítači a telekomunikačními systémy. Musí pravidelně kontaktovat zaměstnance, zákazníky a dodavatele a musí být schopen efektivně volat, posílat e-maily a posílat textové zprávy podle potřeby. Ačkoli to není vždy nutné, webové videokonference a školení Voice over IP (VoIP) jsou výhodou.
Pro recepci na recepci neexistují žádné formální vzdělávací požadavky. Některé společnosti berou lidi, kteří mají jen maturitu a školí je v práci. Mít alespoň přidružený titul může výrazně zvýšit šanci člověka na získání tohoto typu práce, ačkoli, a na některých místech vyžadují pokročilejší stupně.