Was macht eine Rezeptionistin?
Eine Rezeptionistin begrüßt die Besucher, wenn sie in einer Firma ankommen, und ist häufig die erste Stimme, die die Leute hören, wenn sie die Firma anrufen. In der Regel erledigt er auch eine Reihe von Verwaltungsaufgaben, darunter das Verteilen von E-Mails und das Ablegen von Dokumenten. Abhängig vom Arbeitsplatz kann sich eine Person in dieser Position auf Dinge wie Rechnungsstellung, Reservierungen oder Hilfe bei der Sicherheit spezialisieren. Er oder sie kann überall dort arbeiten, wo es einen einladenden Bereich gibt, von der Produktionsstätte bis zum Hotel.
Aufgaben
Die Hauptaufgabe einer Rezeptionistin besteht darin, dass sich die Mitarbeiter willkommen fühlen, Fragen beantworten und an andere Teile des Gebäudes weitergeleitet werden. Darüber hinaus erledigen die meisten Büroarbeiten. Sie bearbeiten schriftliche Korrespondenz, planen Termine, versenden und leiten E-Mails weiter, erstellen Berichte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Büros. Die Vorbereitung von Briefen und Paketen für den Versand ist eine regelmäßige Aufgabe, ebenso wie der Aufbau guter Beziehungen zu Versand- und Kurierdiensten.
Empfangsmitarbeiter an der Rezeption, die schon länger im Job sind, haben möglicherweise zusätzliche Aufgaben, z. B. leichte Buchhaltung und Nachforschungen nach potenziellen Anbietern. Dies ist besonders häufig in Unternehmen der Fall, die kein anderes Verwaltungspersonal haben, wie beispielsweise eine Sekretärin. Er oder sie kann auch Berichte und Tabellen erstellen und bei der Organisation von Besprechungen helfen. Einige Unternehmen lassen Empfangsmitarbeiter auch Akten über andere Mitarbeiter führen, einschließlich Informationen zu deren Anwesenheit und Leistungsüberprüfungen.
Spezialisierungen
Rezeptionisten haben manchmal Spezialisierungen basierend auf ihrem Arbeitsplatz. Zum Beispiel muss jemand, der in einer Anwaltskanzlei arbeitet, ein grundlegendes Verständnis für die Art des Rechts haben, auf das sich seine Kanzlei spezialisiert hat, während jemand, der in einer Arztkanzlei arbeitet, möglicherweise in der Lage sein muss, medizinische Abrechnungen vorzunehmen und die Grundlagen zu verstehen der Krankenversicherung. Ebenso muss die Rezeption eines Hotels in der Lage sein, Reservierungen entgegenzunehmen und Personen zu lokalen Unternehmen und Sehenswürdigkeiten zu leiten. Wer an Orten arbeitet, an denen erlebbare Produkte herstellt, oder in denen Exponate ausgestellt werden, beispielsweise in einer Fabrik oder einem Museum, kann Besucher auch zu Führungen führen. An einigen Orten können Personen in dieser Position ebenfalls zur Sicherheit beitragen, indem sie Besucher ein- und ausloggen oder sie um Identifikation bitten.
Persönliche und pädagogische Anforderungen
Ein Rezeptionist muss gut organisiert, freundlich und engagiert sein. Er oder sie sollte in der Lage sein, Multitasking zu betreiben und Projekte bei Bedarf zu priorisieren. Der Unterschied zwischen einer guten und einer großartigen Empfangsdame liegt oft in guten Fähigkeiten zur Problemlösung und in der Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Menschen zu interagieren.
Jeder in dieser Position muss gut mit Computern und Telekommunikationssystemen umgehen können. Er oder sie muss regelmäßig mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten in Kontakt treten und muss in der Lage sein, die Mitarbeiter bei Bedarf effizient anzurufen, per E-Mail zu versenden und ihnen eine SMS zu schicken. Web-Videokonferenzen und VoIP-Schulungen sind zwar nicht immer erforderlich, aber von Vorteil.
Es gibt keine formalen Bildungsvoraussetzungen, um eine Rezeptionistin zu werden. Einige Unternehmen nehmen Leute, die gerade ein Abitur gemacht haben, und bilden sie am Arbeitsplatz aus. Mindestens ein Associate-Abschluss kann die Chance einer Person, diese Art von Job zu bekommen, erheblich erhöhen, und an einigen Orten sind fortgeschrittenere Abschlüsse erforderlich.