Que fait un réceptionniste?
Un réceptionniste de la réception accueille les visiteurs à leur arrivée dans une entreprise et est souvent la première voix que les gens entendent quand ils téléphonent à l'entreprise. Il ou elle accomplit généralement un certain nombre de tâches administratives, notamment la distribution du courrier et le classement. Selon le lieu de travail, une personne occupant ce poste peut se spécialiser dans des domaines tels que la facturation, les réservations ou la sécurité. Il ou elle peut travailler n'importe où dans un lieu accueillant, d'une usine de fabrication à un hôtel.
Fonctions
Les tâches principales d'un réceptionniste à la réception sont de faire en sorte que les gens se sentent les bienvenus, de répondre aux questions et de les diriger vers d'autres parties du bâtiment. En plus de cela, la plupart font du travail de bureau. Ils gèrent la correspondance, planifient les rendez-vous, envoient et transfèrent des courriels, établissent des rapports et assurent le bon fonctionnement du bureau. La préparation des lettres et des colis pour l'expédition est une tâche régulière, tout comme le développement de bonnes relations avec les services d'expédition et de courrier.
Les réceptionnistes de la réception qui occupent ce poste depuis un certain temps peuvent avoir des tâches supplémentaires, telles que la tenue de livres légères et la recherche de fournisseurs potentiels. Ceci est particulièrement fréquent dans les entreprises qui ne disposent pas d'autres personnels administratifs, comme une secrétaire. Il ou elle peut également générer des rapports et des feuilles de calcul et aider à organiser des réunions. Certaines entreprises ont également des réceptionnistes qui gèrent des dossiers sur d’autres employés, y compris des informations sur leur présence et leurs évaluations de rendement.
Spécialisations
Les réceptionnistes ont parfois des spécialisations en fonction de leur lieu de travail. Par exemple, une personne qui travaille dans un cabinet d’avocat peut avoir une connaissance de base du type de droit dans lequel son cabinet est spécialisé, tandis que celle qui travaille dans un cabinet de médecin peut avoir besoin de pouvoir faire la facturation des services médicaux et de comprendre les bases. de l'assurance maladie. De même, le réceptionniste de la réception d'un hôtel doit pouvoir prendre les réservations et diriger les gens vers les entreprises et les monuments locaux. Ceux qui travaillent dans des endroits qui fabriquent des produits tangibles ou présentent des expositions, comme une usine ou un musée, peuvent également guider les visiteurs lors de visites. Certains endroits peuvent également demander à des personnes occupant ce poste d’aider à la sécurité en enregistrant et en enregistrant des visiteurs ou en leur demandant de s’identifier.
Besoins personnels et éducatifs
Une réceptionniste à la réception doit être très organisée, amicale et engageante. Il ou elle devrait être capable de très bien effectuer plusieurs tâches à la fois et de pouvoir hiérarchiser les projets en cas de besoin. La différence entre une bonne et une bonne réceptionniste se résume souvent à de bonnes compétences en résolution de problèmes et à la capacité d'interagir avec une grande variété de personnes.
Toute personne occupant ce poste doit pouvoir travailler correctement avec des ordinateurs et des systèmes de télécommunication. Il doit régulièrement contacter les employés, les clients et les fournisseurs et doit être capable de téléphoner, envoyer des courriels et des textos de manière efficace, au besoin. Bien que cela ne soit pas toujours nécessaire, la vidéoconférence Web et la formation à la voix sur IP (VoIP) constituent un avantage.
Il n’ya pas d’exigence pédagogique formelle pour être réceptionniste à la réception. Certaines entreprises prennent des personnes qui viennent juste d'avoir un diplôme d'études secondaires et les forment sur le tas. Avoir au moins un diplôme d'associé peut considérablement augmenter les chances d'obtenir ce type d'emploi, et certains endroits exigent des diplômes plus avancés.