Co robi recepcjonista?
Recepcjonista w recepcji wita gości po przybyciu do firmy i jest często pierwszym głosem, jaki słyszą osoby dzwoniące do firmy. Zwykle wykonuje również szereg zadań administracyjnych, w tym dystrybucję poczty i archiwizację. W zależności od miejsca pracy osoba na tym stanowisku może specjalizować się w takich sprawach, jak fakturowanie, dokonywanie rezerwacji lub pomoc w zakresie bezpieczeństwa. Może pracować w dowolnym miejscu, w którym panuje przyjemna atmosfera, od zakładu produkcyjnego po hotel.
Obowiązki
Głównym obowiązkiem recepcjonistki jest sprawienie, aby ludzie czuli się mile widziani, odpowiadali na pytania i kierowali ich do innych części budynku. Poza tym większość wykonuje prace biurowe. Obsługują pisemną korespondencję, ustalają terminy, wysyłają i przekazują wiadomości e-mail, opracowują raporty i zapewniają płynne działanie biura. Przygotowywanie listów i paczek do wysyłki to regularne zadanie, podobnie jak rozwijanie dobrych relacji z usługami kurierskimi i kurierskimi.
Recepcjoniści, którzy pracują przez jakiś czas, mogą mieć dodatkowe obowiązki, takie jak lekka księgowość i badanie potencjalnych sprzedawców. Jest to szczególnie powszechne w firmach, które nie mają innych pracowników administracyjnych, takich jak sekretarka. Może także generować raporty i arkusze kalkulacyjne oraz pomagać w organizowaniu spotkań. W niektórych firmach recepcjonistki przechowują akta dotyczące innych pracowników, w tym informacje o ich obecności i przeglądach wyników.
Specjalizacje
Recepcjoniści mają czasami specjalizacje oparte na miejscu pracy. Na przykład osoba pracująca w kancelarii może mieć podstawową wiedzę na temat prawa, w którym specjalizuje się jej firma, natomiast osoba pracująca w biurze medycznym może być w stanie wykonać rozliczenia medyczne i zrozumieć podstawy ubezpieczenia zdrowotnego. Podobnie recepcjonista hotelu musi być w stanie przyjmować rezerwacje i kierować ludzi do lokalnych firm i zabytków. Ci, którzy pracują w miejscach, w których wytwarzane są produkty materialne lub eksponaty domowe, takich jak fabryka lub muzeum, mogą również prowadzić zwiedzających. W niektórych miejscach ludzie w tej pozycji mogą również pomóc w ochronie, logując się i wylogowując gości lub prosząc gości o identyfikację.
Wymagania osobiste i edukacyjne
Recepcjonista musi być dobrze zorganizowany, przyjazny i angażujący. Powinien być w stanie bardzo dobrze wykonywać wiele zadań jednocześnie i mieć możliwość ustalania priorytetów projektów w razie potrzeby. Różnica między dobrym a doskonałym recepcjonistą często sprowadza się do dobrych umiejętności rozwiązywania problemów i umiejętności interakcji z szeroką gamą ludzi.
Każdy na tym stanowisku musi dobrze pracować z komputerami i systemami telekomunikacyjnymi. On lub ona musi regularnie kontaktować się z pracownikami, klientami i dostawcami i musi być w stanie skutecznie dzwonić, wysyłać e-maile i pisać SMS-y w razie potrzeby. Chociaż nie zawsze jest to wymagane, wideokonferencje internetowe i szkolenia Voice over IP (VoIP) to plus.
Recepcjonista nie ma formalnych wymagań edukacyjnych. Niektóre firmy przyjmują osoby, które właśnie mają dyplom ukończenia szkoły średniej i szkolą ich w pracy. Posiadanie co najmniej stopnia współpracownika może znacznie zwiększyć szansę na zdobycie tego rodzaju pracy, a niektóre miejsca wymagają bardziej zaawansowanych stopni.