Hva gjør en resepsjonist?
En resepsjonist i resepsjonen hilser besøkende når de ankommer et selskap, og er ofte den første stemmen folk hører når de ringer til selskapet. Han eller hun utfører vanligvis en rekke administrative oppgaver, inkludert distribusjon av post og arkivering. Avhengig av arbeidsplassen, kan en person i denne stillingen spesialisere seg i ting som fakturering, reservasjoner eller hjelp med sikkerhet. Han eller hun kan jobbe hvor som helst som har et innbydende område, fra et produksjonsanlegg til et hotell.
plikter
Hovedoppgavene til en resepsjonist i resepsjonen er å få folk til å føle seg velkomne, svare på spørsmål og henvise dem til andre deler av bygningen. I tillegg til dette gjør de fleste kontorarbeid. De håndterer skriftlig korrespondanse, planlegger avtaler, sender og videresender e-post, samler rapporter og holder kontoret kjørt. Å forberede brev og pakker for forsendelse er en vanlig oppgave, og det å utvikle gode forhold til frakt og budtjenester.
Resepsjonistene i resepsjonen som har vært i jobben en stund kan ha tilleggsoppgaver, som lett bokføring og forske på potensielle leverandører. Dette er spesielt vanlig i selskaper som ikke har annet administrativt personale, som en sekretær. Han eller hun kan også generere rapporter og regneark og hjelpe til med å organisere møter. Noen bedrifter har også resepsjonister som opprettholder filer på andre ansatte, inkludert informasjon om deres deltagelse og gjennomgang av resultater.
spesialiseringer
Resepsjonistene i resepsjonen har noen ganger spesialiseringer basert på arbeidsplassen deres. For eksempel kan en som jobber på et advokatkontor ha en grunnleggende forståelse av hvilken type advokatfirmaet hans spesialiserer seg i, mens en som jobber på et legekontor kan ha behov for å kunne gjøre medisinsk fakturering og forstå det grunnleggende av helseforsikring. På samme måte trenger resepsjonen på et hotell å kunne ta reservasjoner og henvise folk til lokale virksomheter og landemerker. De som jobber på steder som lager konkrete produkter eller husutstillinger, som en fabrikk eller museum, kan også lede besøkende på turer. Noen steder kan personer i denne stillingen hjelpe med sikkerhet ved å logge besøkende inn og ut eller be besøkende om identifikasjon.
Personlige og pedagogiske krav
En resepsjonist i resepsjonen må være veldig organisert, vennlig og engasjerende. Han eller hun skal kunne multitaske veldig godt og kunne prioritere prosjekter når det er behov. Forskjellen mellom en god og en god resepsjonist kommer ofte ned på gode problemer med å løse problemer og evnen til å samhandle med et bredt utvalg av mennesker.
Alle i denne stillingen må være flinke til å jobbe med datamaskiner og telekommunikasjonssystemer. Han eller hun må jevnlig kontakte ansatte, kunder og leverandører, og må være i stand til effektivt å ringe, sende e-post og tekstpersoner etter behov. Selv om det ikke alltid er nødvendig, er webvideokonferanser og Voice over IP (VoIP) trening et pluss.
Det er ingen formelle utdanningskrav for å bli resepsjonist i resepsjonen. Noen selskaper tar folk som bare har videregående vitnemål og trener dem på jobben. Å ha minst en tilknyttet grad kan imidlertid øke en persons sjanse for å få denne typen jobber, og noen steder krever mer avanserte grader.