Hva gjør en resepsjonist i resepsjonen?
En resepsjonist i resepsjonen hilser besøkende når de ankommer et selskap, og er ofte den første stemmen folk hører når de ringer selskapet. Han eller hun gjør vanligvis en rekke administrative oppgaver også, inkludert distribusjon av post og arkivering. Avhengig av arbeidsplassen, kan en person i denne stillingen spesialisere seg i ting som fakturering, foreta reservasjoner eller hjelpe med sikkerhet. Han eller hun kan jobbe hvor som helst som har et innbydende område, fra et produksjonsanlegg til et hotell.
Plikter
Hovedoppgavene til en resepsjonist i resepsjonen er å få folk til å føle seg velkomne, svare på spørsmål og lede dem til andre deler av bygningen. I tillegg til dette gjør de fleste kontorarbeid. De håndterer skriftlig korrespondanse, planlegger avtaler, sender og videresender e-post, kompilerer rapporter og holder kontoret i gang jevnt. Å utarbeide brev og pakker for frakt er en vanlig oppgave, og det er å utvikle gode forhold til frakt og budtjenester.
resepsjonist i resepsjonenS som har vært i jobben en stund, kan ha flere oppgaver, som lett bokføring og forsker på potensielle leverandører. Dette er spesielt vanlig i selskaper som ikke har annet administrativt personale, som en sekretær. Han eller hun kan også generere rapporter og regneark og bidra til å organisere møter. Noen virksomheter har også resepsjonister som opprettholder filer på andre ansatte, inkludert informasjon om deres oppmøte og resultatanmeldelser.
spesialiseringer
resepsjonister i resepsjonen har noen ganger spesialiseringer basert på arbeidsplassen sin. For eksempel kan en som jobber i et advokatkontor ha en grunnleggende forståelse av den type lov hans eller hennes firma spesialiserer seg på, mens en som jobber på et medisinsk kontor kan trenge å kunne gjøre medisinsk fakturering og forstå det grunnleggende om helseforsikring. På samme måte må resepsjonisten for et hotell kunne ta Reservationer og henviser mennesker til lokale virksomheter og landemerker. De som jobber på steder som lager konkrete produkter eller husutstillinger, som en fabrikk eller museum, kan også føre besøkende på turer. Noen steder kan også ha folk i denne stillingen hjelp med sikkerhet ved å logge besøkende inn og ut eller be besøkende om identifisering.
Personlige og utdanningskrav
En resepsjonist i resepsjonen må være høyt organisert, vennlig og engasjerende. Han eller hun skal kunne multitaske veldig bra og kunne prioritere prosjekter når det er nødvendig. Forskjellen mellom en god og en flott resepsjonist kommer ofte ned på gode ferdigheter i problemløsning og evnen til å samhandle med et bredt utvalg av mennesker.
Alle i denne stillingen må være gode å jobbe med datamaskiner og telekommunikasjonssystemer. Han eller hun må regelmessig kontakte ansatte, kunder og leverandører, og må kunne ringe effektivt, sende e-post og sende tekstpersoner etter behov. Skjønt ikke alltid kreverEd, Web Video Conferencing and Voice Over IP (VoIP) trening er et pluss.
Det er ingen formelle utdanningskrav som skal komme en resepsjonist i resepsjonen. Noen selskaper tar folk som bare har videregående vitnemål og trener dem på jobb. Å ha minst en tilknyttet grad kan øke en persons sjanse for å få denne typen jobb, og noen steder krever mer avanserte grader.