フロントデスクの受付係は何をしますか？

フロントデスクの受付係は、訪問者が会社に到着するときに挨拶し、多くの場合、会社に電話したときに人々が聞く最初の声です。彼または彼女は通常、メールやファイリングの配布など、多くの管理タスクも行います。職場に応じて、このポジションの人は、請求、留保、またはセキュリティの支援などに特化する場合があります。彼または彼女は、製造工場からホテルまで、居心地の良いエリアがある場所で働くことができます。

フロントデスクの受付係の主な任務は、人々を歓迎し、質問に答え、建物の他の部分に誘導することです。これに加えて、ほとんどの人はオフィスワークを行います。彼らは書面による通信、予約のスケジュール、電子メールを送信および転送し、レポートを編集し、オフィスをスムーズに実行し続けます。輸送用の手紙と小包を準備することは通常の作業であり、海運や宅配便サービスとの良好な関係を築いているためです。

フロントデスク受付しばらく仕事をしていたSは、軽い簿記や潜在的なベンダーの調査など、追加の義務を負う場合があります。これは、秘書のような他の管理スタッフを持っていない企業で特に一般的です。彼または彼女はまた、レポートとスプレッドシートを生成し、会議の開催を支援することができます。また、一部の企業には、出席者やパフォーマンスレビューに関する情報など、他の従業員にファイルを維持しています。

専門化

フロントデスクの受付係は、職場に基づいた専門分野がある場合があります。たとえば、法律事務所で働くものは、彼または彼女の会社が専門とする法律の種類を基本的に理解する必要があるかもしれませんが、医療局で働く人は医療請求を行い、健康保険の基本を理解できる必要があります。同様に、ホテルのフロントデスク受付係は貯水池を取ることができる必要がありますイオンと人々を地元の企業やランドマークに誘導します。具体的な製品や家の展示物を工場や博物館のように作る場所で働く人々も、ツアーで訪問者を導くかもしれません。一部の場所では、このポジションにいる人が、訪問者を出入りしたり、訪問者に身分証明書を求めたりすることで、セキュリティを支援することもあります。

個人的および教育的要件

フロントデスクの受付係は、高度に組織化され、フレンドリーで魅力的である必要があります。彼または彼女は、非常によくマルチタスクを行うことができ、必要なときにプロジェクトに優先順位を付けることができるはずです。優れた受付と素晴らしい受付の違いは、しばしば良い問題解決スキルと、さまざまな人々とやり取りする能力に帰着します。

この位置にいる人は誰でも、コンピューターと通信システムを操作する必要があります。彼または彼女は、従業員、顧客、ベンダーに定期的に連絡する必要があり、必要に応じて人々に効率的に電話、電子メール、およびテキストメッセージを送信できる必要があります。必ずしも必要ではありませんed、Webビデオ会議と音声上のIP（VOIP）トレーニングはプラスです。

フロントデスクの受付係が来る正式な教育要件はありません。一部の企業は、高校の卒業証書を持っているだけの人を連れて行き、彼らに訓練をしています。少なくとも準学士号を取得することで、この種の仕事を得る人のチャンスを大幅に増やすことができ、一部の場所ではより高度な学位が必要です。