フロント受付は何をしますか？

フロントデスクの受付係は、会社に到着した訪問者に挨拶し、会社に電話をかけたときに最初に聞く声が頻繁に聞こえます。 彼または彼女は通常、メールの配信やファイリングなど、多くの管理タスクも行います。 職場によっては、このポジションにいる人は、請求、予約、セキュリティの支援などを専門とする場合があります。 彼または彼女は、製造工場からホテルまで、居心地の良い場所があればどこでも働くことができます。

職務

フロントデスクの受付係の主な役割は、人々を歓迎し、質問に答え、建物の他の部分に案内することです。 これに加えて、ほとんどが事務処理を行います。 彼らは書面による通信を処理し、予定をスケジュールし、電子メールを送信および転送し、レポートを編集し、オフィスを円滑に運営し続けます。 出荷用の手紙や小包の準備は、出荷および宅配サービスとの良好な関係を構築するのと同様に、通常の作業です。

しばらく仕事をしていたフロントデスクの受付係は、軽い簿記や潜在的なベンダーの調査など、追加の義務を負う場合があります。 これは、秘書のような他の管理スタッフを持たない企業で特に一般的です。 また、レポートやスプレッドシートを生成し、会議の開催を支援します。 一部の企業では、受付や他の従業員に関するファイル（出席やパフォーマンスのレビューに関する情報など）を管理しています。

専門分野

フロントデスクの受付係は、職場に基づいて専門知識を持っている場合があります。 たとえば、法律事務所で働く人は、自分の会社が専門とする法律の種類の基本的な理解が必要な場合がありますが、診療所で働く人は、医療費請求を行い、基本を理解する必要がある場合があります健康保険の。 同様に、ホテルのフロントデスクの受付係は、予約を取り、地元の企業やランドマークに人々​​を誘導できる必要があります。 工場や博物館など、有形の製品や家の展示品を作る場所で働く人々は、同様にツアーで訪問者を導くかもしれません。 一部の場所では、訪問者をログインまたはログアウトするか、訪問者に身分証明を求めることで、この位置にいる人々がセキュリティを支援することもあります。

個人的および教育的要件

フロントデスクの受付係は、高度に組織化され、友好的で魅力的である必要があります。 彼または彼女は非常にうまくマルチタスクを実行でき、必要に応じてプロジェクトに優先順位を付けることができるはずです。 優れた受付係と優れた受付係の違いは、多くの場合、優れた問題解決スキルと、さまざまな人々と対話する能力にあります。

このポジションにいる人はだれでも、コンピューターや通信システムをうまく使う必要があります。 従業員、顧客、ベンダーに定期的に連絡する必要があり、必要に応じて効率的に電話、電子メール、およびテキストを送信できる必要があります。 必ずしも必要ではありませんが、Webビデオ会議とVoice over IP（VoIP）トレーニングはプラスです。

フロントデスクの受付に正式な教育要件はありません。 一部の企業は、高校の卒業証書を持っている人だけを雇い、その場で訓練します。 ただし、少なくとも準学士号を取得していると、この種の仕事に就く可能性が大幅に高まり、さらに高度な学位が必要な場所もあります。