Vad gör en receptionist?
En receptionist receptionist hälsar besökare när de anländer till ett företag, och är ofta den första rösten som folk hör när de ringer till företaget. Han eller hon utför vanligtvis också ett antal administrativa uppgifter, inklusive distribution av post och arkivering. Beroende på arbetsplatsen kan en person i denna position specialisera sig i saker som fakturering, bokning eller hjälp med säkerhet. Han eller hon kan arbeta var som helst som har ett välkomnande område, från en tillverkningsanläggning till ett hotell.
plikter
Receptionistens receptionists huvuduppgifter är att få människor att känna sig välkomna, svara på frågor och rikta dem till andra delar av byggnaden. Utöver detta gör de flesta kontorsarbete. De hanterar skriftlig korrespondens, schemalägg möten, skickar och vidarebefordrar e-post, sammanställer rapporter och håller kontoret löpande. Att förbereda brev och paket för frakt är en vanlig uppgift, liksom att utveckla goda relationer med frakt- och budtjänster.
Receptionister i receptionen som har varit i jobbet ett tag kan ha ytterligare uppgifter, som lätt bokföring och undersöka potentiella leverantörer. Detta är särskilt vanligt i företag som inte har annan administrativ personal, som en sekreterare. Han eller hon kan också generera rapporter och kalkylblad och hjälpa till att organisera möten. Vissa företag har också receptionister som upprätthåller filer på andra anställda, inklusive information om deras närvaro och resultatgranskningar.
inriktningar
Receptionister i receptionen har ibland specialiseringar baserade på sin arbetsplats. Till exempel kan en som arbetar på ett advokatbyrå ha en grundläggande förståelse för den typ av lag som hans eller hennes företag är specialiserad på, medan en som arbetar på ett läkarmottagande kan behöva kunna göra medicinsk fakturering och förstå grunderna av sjukförsäkring. På samma sätt måste receptionistens receptionist för ett hotell kunna boka och rikta människor till lokala företag och landmärken. De som arbetar på platser som gör konkreta produkter eller husutställningar, som en fabrik eller museum, kan också leda besökare på turer. Vissa platser kan också ha personer i denna position som hjälper till med säkerhet genom att logga in och ut besökare eller be besökare om identifiering.
Personliga och pedagogiska krav
Receptionisten i receptionen måste vara mycket organiserad, vänlig och engagerande. Han eller hon ska kunna multitaska mycket bra och kunna prioritera projekt när det behövs. Skillnaden mellan en bra och en stor receptionist beror ofta på goda problemlösningsförmågor och förmågan att interagera med ett stort antal människor.
Vem som helst i denna position måste vara bra att arbeta med datorer och telekommunikationssystem. Han eller hon måste regelbundet kontakta anställda, kunder och leverantörer och måste kunna ringa, e-post och sms personer effektivt efter behov. Även om det inte alltid krävs, är webbvideokonferenser och Voice over IP (VoIP) utbildning ett plus.
Det finns inga formella utbildningskrav som ska komma i receptionen. Vissa företag tar människor som bara har ett gymnasieexamen och utbildar dem på jobbet. Att ha åtminstone en associerad examen kan dock öka en persons chans att få denna typ av jobb dock, och på vissa platser krävs mer avancerade grader.