Vad gör en sekreterare?

Sekreterare kan ha en rad uppgifter beroende på deras arbetsplats, men i allmänhet ansvarar de för att hålla kontor fungera smidigt genom att utföra en blandning av administrativa och lågnivå förvaltningsuppgifter. Dessa yrkesverksamma besvarar vanligtvis telefoner och e-postkorrespondens och hanterar arkiveringssystem; de kan också sortera e-post, organisera möten och samordna kommunikationer mellan kontor. I de flesta fall betraktas arbetet som ”inträdesnivå”, vilket innebär att inga speciella färdigheter eller utbildningskvalifikationer krävs för att lyckas. På samma sätt finns det oftast utrymme för avancemang. Människor med mycket potential eller erfarenhet befinner sig ofta i jakten på allt mer prestigefyllda jobb med högre och högre lön.

Administrativ assistent, kontorist och personlig assistentjobb ingår vanligtvis i detta paraply. Alla dessa positioner är administrativa och alla handlar vanligtvis om pappersarbete och elektronisk dokumenthantering. Ett av de enda undantagen är regeringsnivå eller andra officiella "sekreterare", såsom försvarssekreterare eller finansminister. Även om dessa titlar kan föreslå en ren funktion på låg nivå, är tjänstemännen i dessa roller i allmänhet ganska högt rankade och gör vanligtvis lite till inget administrativt eller geistiskt arbete själva.

Geistliga färdigheter

Kontorshantering är en av de viktigaste sekretariatsuppgifterna. Denna kategori av arbete kan vara något bred, men omfattar nästan alltid administrativa och kontor. Sekreterare hanterar vanligtvis kontorspapper, som inkluderar skicka och ta emot post, skapa och organisera arkiveringssystem och hantera korrespondens. I de flesta inställningar är dator- och ordbehandlingsfärdigheter viktiga.

Att svara på telefonsamtal är också en viktig del av jobbet på de flesta platser. Sekreterare är ofta de första kunderna och kunderna kommer att prata med när de ringer ett företag. Som sådan krävs vanligtvis goda sätt och en tillmöteslig inställning. Professionals måste vanligtvis visa mycket takt när de tar meddelanden, sätter upp anropare eller svarar på grundläggande frågor.

Schemaläggning och kalender

I många inställningar ansvarar den administrativa personalen för att hantera kontorskalendrar såväl som enskilda anställdskalendrar. De är ofta ansvariga för att schemalägga möten och möten och se upp för konflikter och dubbelbokningar. Denna uppgift är särskilt uttalad på platser som medicinska praxis där patienter ständigt kräver möten, men kan förekomma var som helst högre anställda är "efterfrågade." är vanligtvis några av de första personer som chefer och chefer vänder sig till för att få hjälp.

Förvaltningsuppgifter

Utöver att de har kontorsfärdigheter, måste den administrativa personalen vara chefer för tid och människor. De måste förutse kontorspersonalens behov, lösa interna problem snabbt och arbeta effektivt för att samordna och förena olika människor. Utmärkta kunskaper för människor är verkligen viktiga, särskilt när det gäller att hantera chefer och andra viktiga medarbetare. Mycket av jobbet kan vara "bakom kulisserna" med sekreterare som förutser deras överordnade behov och krav innan begäran till och med görs.

Position i personalhierarkin

På de flesta kontor anses sekreterare vara något låg nivå och är nästan alltid nära botten av kontorspeckningsordningen. De svarar vanligtvis till både mellannivå och högsta ledningen, och de måste vanligtvis hjälpa alla lika. Stora företag och kontor har ofta hela sekretariatsbassänger, i vilket fall uppstår något av en mer nyanserad hierarki. I dessa inställningar kan vissa arbetare ha uppdrag att läsa jobb som arkivering och besvara telefonsamtal, medan andra kan hantera scheman och interagera med högre rankade personal. Framsteg på dessa kontor beror oftast på tid och erfarenhet.

Några av de mest prestigefyllda arbeten som en sekreterare kan få är inom området personlig hjälp. Många ledande befattningshavare och företagsledare har dedikerade administratörer vars hela arbetsliv ägnas åt vård och hantering av en ledares schema. Denna typ av sekreterare måste vanligtvis arbeta långa timmar och hantera ibland oförutsägbara krav och förfrågningar, men är ofta bland de bäst betalda och mest respekterade inom yrket.

Krav på utbildning och skolgång

Olika arbetsgivare har olika krav på hur deras sekreterare utbildas. I vissa fall är ett gymnasieexamen eller motsvarande allt som behövs, medan i andra föredras faktiska sekretariatscertifikat eller examina. Gemenskapshögskolor och yrkesskolor erbjuder ofta program där intresserade studenter kan lära sig insatsen i ordbehandling och kontorshantering. Att ta den här typen av kurs är ofta en bra idé även om det inte är strikt obligatoriskt, eftersom det kan hjälpa en ansökan att sticker ut och kan ge nyanställda ett ben när det gäller upplevelse.

Särskilda omständigheter: Officiella och regeringssekreterare

Termen "sekreterare" kanske inte alltid knyter till en kontorsadministratör. I vissa fall, särskilt de med högt anställda regerings tjänstemän, kan utnämningen användas i hedersförmåga för att indikera förvaltningen av en bred sektor. Tjänstemän som är chef för avdelningar eller övervakar större regeringsavdelningar kan använda sekretariatstitlar, men deras jobb bör inte förväxlas med mer vanliga roller för kontorsledningen.