Vad gör en sekreterare?

Sekreterare kan ha en rad uppgifter beroende på deras arbetsplats, men i allmänhet ansvarar de för att hålla kontor smidigt genom att utföra en blandning av administrativa och lågnivåhanteringsuppgifter. Dessa proffs svarar vanligtvis på telefoner och e-postkorrespondens och hanterar arkiveringssystem; De kan också sortera post, organisera möten och samordna kommunikation mellan offer. I de flesta fall betraktas arbetet som ”ingångsnivå”, vilket innebär att inga speciella färdigheter eller utbildningsutbildningar krävs för framgång. Precis samma, det finns vanligtvis utrymme för framsteg. Människor med mycket potential eller erfarenhet befinner sig ofta i körning för allt mer prestigefyllda jobb med högre och högre lön.

administrativ assistent, kontorist och personliga assistentjobb ingår vanligtvis i detta paraply. Alla dessa positioner är administrativa och alla är vanligtvis inriktade på pappersarbete och elektronisk dokumenthantering. Ett av de enda undantagen är GovErnment-nivå eller andra officiella ”sekreterare”, såsom försvarssekreteraren eller finansministeriet. Även om dessa titlar kan antyda en rent låg nivå funktion, är tjänstemän i dessa roller i allmänhet ganska hög ranking och gör vanligtvis lite eller inget administrativt eller kontoristiskt arbete.

kontoristiska färdigheter

Office Management är en av de viktigaste sekretariatsuppgifterna. Denna kategori av arbete kan vara något bred, men innebär nästan alltid administrativa och kontoristiska uppgifter. Sekreterare hanterar vanligtvis kontorspapper, som inkluderar att skicka och ta emot e -post, skapa och organisera arkiveringssystem och hantera korrespondens. I de flesta inställningar är dator- och ordbehandlingsförmågor viktiga.

Att svara på telefonsamtal är också en viktig del av jobbet på de flesta platser. Sekreterare är ofta de första människorna som kunder och kunder kommer att prata med när du ringerett företag. Som sådan krävs vanligtvis goda sätt och en artig uppförande. Professionals måste vanligtvis visa en hel del takt när man tar meddelanden, placerar anropare i väntan eller svarar på grundläggande frågor.

schemaläggning och kalender

I många inställningar ansvarar administrativ personal för att hantera kontorskalendrar såväl som enskilda anställdskalendrar. De är ofta ansvariga för att schemalägga möten och möten och se upp för konflikter och dubbla bokningar. Denna uppgift är särskilt uttalad på platser som medicinsk praxis där patienter ständigt kräver möten, men kan förekomma var som helst på högre nivå anställda är "efterfrågade." Även om det bara handlar om att schemalägga ett lunchmöte eller ordna middagsreservationer, är sekreterare vanligtvis några av de första människors chefer och chefer vänder sig till hjälp.

ledningsuppgifter

Förutom att ha kontoristiska färdigheter måste administrativ personal vara chefer för tidoch människor. De måste förutse behoven hos kontorspersonal, lösa interna problem snabbt och arbeta effektivt för att samordna och förena olika människor. Utmärkta människors färdigheter är verkligen viktiga, särskilt när det gäller att hantera chefer och andra viktiga anställda. Mycket av jobbet kan vara "bakom kulisserna" med sekreterare som förutser deras överordnade behov och krav innan förfrågningar till och med görs.

position i personalhierarki

På de flesta kontor anses sekreterare vara något lågnivå och är nästan alltid nära botten av kontorsparkningsordern. De svarar vanligtvis på både medelhög och ledande ledning, och de måste vanligtvis hjälpa alla lika. Stora företag och kontor har ofta hela sekretariatspooler, i vilket fall något av en mer nyanserad hierarki uppstår. I dessa inställningar kan vissa arbetare ha till uppgift att arkivera och svara på telefonsamtal, medan andra kan hantera scheman ochinteragera med högre rankande personal. Framsteg på dessa kontor beror vanligtvis på tid och erfarenhet.

Några av de mest prestigefyllda arbeten som en sekreterare kan få är i riket med personlig hjälp. Många ledande befattningshavare och företagsledare har dedikerade administratörer vars hela arbetsliv ägnas åt vård och hantering av en ledares schema. Denna typ av sekreterare måste vanligtvis arbeta långa timmar och hantera ibland oförutsägbara krav och förfrågningar, men är ofta bland de bäst betalda och mest respekterade yrket.

Utbildnings- och skolkrav

Olika arbetsgivare har olika krav för hur deras sekreterare utbildas. I vissa fall är ett gymnasieexamen eller motsvarande allt som behövs, medan i andra är faktiska sekretariatscertifieringar eller grader att föredra. Gemenskapshögskolor och yrkesskolor erbjuder ofta program där intresserade studenter kan lära sig ins och outs av ordbehandling och kontorförvaltning. Att ta den här typen av är ofta en bra idé även om det inte krävs strikt, eftersom det kan hjälpa en ansökan att sticker ut och kan ge nyanställda ett ben när det gäller erfarenhet.

Specialförhållanden: Officiella och statliga sekreterare

Termen "sekreterare" kanske inte alltid bifogas till en kontorsadministratör. I vissa fall, särskilt de som involverar högt rankade regeringstjänstemän, kan beteckningen användas till en hederskapacitet för att indikera förvaltningen av en bred sektor. Tjänstemän som leder upp avdelningar eller övervakar stora statliga uppdelningar kan använda sekretariatstitlar, men deras jobb bör inte förväxlas med mer vanliga kontorshanteringsroller.