Was macht ein Sekretär?
Sekretäre können abhängig von ihrem Arbeitsplatz eine Reihe von Aufgaben übernehmen, sind jedoch im Allgemeinen dafür verantwortlich, dass die Büros reibungslos funktionieren, indem sie eine Mischung aus administrativen und einfachen Verwaltungsaufgaben ausführen. Diese Fachleute beantworten in der Regel Telefone und E-Mail-Korrespondenz und verwalten Ablagesysteme. Sie können auch E-Mails sortieren, Besprechungen organisieren und die Kommunikation zwischen den Büros koordinieren. In den meisten Fällen wird die Arbeit als „Einstiegsstufe“ betrachtet, was bedeutet, dass für den Erfolg keine besonderen Fähigkeiten oder Bildungsqualifikationen erforderlich sind. Trotzdem gibt es normalerweise Raum für Fortschritte. Menschen mit viel Potenzial oder Erfahrung sind oft auf der Suche nach immer prestigeträchtigeren Jobs mit immer höherem Gehalt.
Verwaltungsassistent, Angestellter und persönlicher Assistent sind in der Regel in diesem Bereich enthalten. Alle diese Positionen sind administrativ und konzentrieren sich in der Regel auf Papierkram und elektronisches Dokumentenmanagement. Eine der einzigen Ausnahmen bilden Regierungsebenen oder andere offizielle „Sekretäre“ wie der Verteidigungsminister oder der Finanzminister. Obwohl diese Titel auf eine rein untergeordnete Funktion hindeuten, sind Beamte in diesen Rollen in der Regel recht hochrangig und erledigen in der Regel selbst nur wenig bis gar keine Verwaltungs- oder Büroarbeiten.
Geistliche Fähigkeiten
Die Büroverwaltung ist eine der wichtigsten Sekretariatsaufgaben. Diese Kategorie von Arbeit kann etwas umfangreich sein, beinhaltet jedoch fast immer administrative und administrative Aufgaben. Sekretäre verwalten in der Regel Bürounterlagen, einschließlich des Sendens und Empfangens von Post, der Erstellung und Organisation von Ablagesystemen und der Verwaltung von Korrespondenz. In den meisten Einstellungen sind Computer- und Textverarbeitungskenntnisse unerlässlich.
Das Beantworten von Telefonanrufen ist an den meisten Orten ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Arbeit. Sekretäre sind oft die ersten Personen, mit denen Kunden sprechen, wenn sie ein Unternehmen anrufen. Gute Manieren und ein höfliches Auftreten sind daher normalerweise erforderlich. Profis müssen in der Regel viel Fingerspitzengefühl zeigen, wenn sie Nachrichten entgegennehmen, Anrufer in die Warteschleife stellen oder grundlegende Fragen beantworten.
Scheduling und Kalender
In vielen Umgebungen ist das Verwaltungspersonal für die Verwaltung von Bürokalendern sowie für die Verwaltung einzelner Mitarbeiterkalender zuständig. Sie sind häufig dafür verantwortlich, Besprechungen und Termine zu planen und auf Konflikte und Doppelbuchungen zu achten. Diese Aufgabe ist besonders an Orten wie Arztpraxen ausgeprägt, an denen Patienten ständig nach Terminen rufen, aber überall dort auftreten können, wo höhere Mitarbeiter „gefragt“ sind In der Regel sind einige der ersten Personen, an die sich Führungskräfte und Manager wenden, um Hilfe zu erhalten.
Management Pflichten
Das Verwaltungspersonal muss nicht nur über Sachverstand verfügen, sondern auch Zeit- und Personalmanager sein. Sie müssen die Bedürfnisse des Büropersonals antizipieren, interne Probleme schnell lösen und effizient arbeiten, um verschiedene Personen zu koordinieren und zusammenzubringen. Hervorragende Fähigkeiten der Mitarbeiter sind besonders wichtig, wenn es um die Führung von Führungskräften und anderen wichtigen Mitarbeitern geht. Ein Großteil der Arbeit kann „hinter den Kulissen“ stattfinden, wobei die Sekretäre die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer Vorgesetzten antizipieren, bevor überhaupt Anfragen gestellt werden.
Position in der Mitarbeiterhierarchie
In den meisten Büros gelten Sekretäre als eher untergeordnet und befinden sich fast immer ganz unten in der Büro-Hackordnung. Sie sind in der Regel sowohl für das mittlere als auch für das obere Management zuständig und müssen in der Regel allen gleichermaßen helfen. Große Unternehmen und Büros verfügen jedoch häufig über ganze Sekretariatspools. In diesem Fall entsteht eine differenziertere Hierarchie. In diesen Einstellungen werden einige Mitarbeiter möglicherweise mit geringfügigen Aufgaben wie dem Ablegen und Beantworten von Anrufen beauftragt, während andere Zeitpläne verwalten und mit höherrangigen Mitarbeitern interagieren. Der Aufstieg in diesen Büros hängt in der Regel von Zeit und Erfahrung ab.
Eine der angesehensten Aufgaben einer Sekretärin ist die persönliche Betreuung. Viele leitende Angestellte und Unternehmensleiter haben engagierte Administratoren, deren gesamtes Arbeitsleben der Pflege und Verwaltung des Zeitplans eines Leiters gewidmet ist. Diese Art von Sekretärin muss in der Regel lange arbeiten und mit manchmal unvorhersehbaren Anforderungen und Bitten umgehen, gehört jedoch häufig zu den am besten bezahlten und angesehensten im Beruf.
Ausbildungs- und Schulungsanforderungen
Unterschiedliche Arbeitgeber haben unterschiedliche Anforderungen an die Ausbildung ihrer Sekretärinnen. In einigen Fällen ist lediglich ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis erforderlich, während in anderen Fällen tatsächliche Sekretariatszeugnisse oder Abschlüsse bevorzugt werden. Community Colleges und Berufsschulen bieten häufig Programme an, in denen interessierte Studenten die Grundlagen der Textverarbeitung und des Büromanagements erlernen können. Ein solcher Kurs ist oft eine gute Idee, auch wenn er nicht unbedingt erforderlich ist, da er einer Bewerbung dabei helfen kann, sich abzuheben und neuen Mitarbeitern eine Chance zu geben, wenn es um Erfahrung geht.
Besondere Umstände: Offizielle und Regierungssekretäre
Der Begriff "Sekretär" wird möglicherweise nicht immer mit einem Büroadministrator in Verbindung gebracht. In einigen Fällen, insbesondere wenn es sich um hochrangige Regierungsbeamte handelt, kann die Bezeichnung ehrenamtlich verwendet werden, um die Verwaltung eines breiten Bereichs von Angelegenheiten anzuzeigen. Beamte, die Abteilungen leiten oder wichtige Regierungsabteilungen beaufsichtigen, dürfen Sekretariatsbezeichnungen verwenden, ihre Aufgaben sollten jedoch nicht mit allgemeineren Büromanagementfunktionen verwechselt werden.