Was macht eine Sekretärin?

Sekretäre können je nach Arbeitsplatz eine Reihe von Aufgaben haben, aber im Allgemeinen sind sie dafür verantwortlich, die Büros reibungslos durchzuführen, indem eine Mischung aus administrativen und niedrigen Verwaltungsaufgaben ausgeführt wird. Diese Fachleute beantworten normalerweise Telefone und E-Mail-Korrespondenz und verwalten die Aktensysteme. Sie können auch Mail sortieren, Besprechungen organisieren und die Kommunikation zwischen Office koordinieren. In den meisten Fällen gilt die Arbeit als „Einstiegsebene“, was bedeutet, dass für den Erfolg keine besonderen Fähigkeiten oder Bildungsqualifikationen erforderlich sind. Trotzdem gibt es normalerweise Platz für den Aufstieg. Menschen mit viel Potenzial oder Erfahrung befinden sich oft im Rennen um zunehmend angesehene Arbeitsplätze mit immer höherer Bezahlung.

Verwaltungsassistent, Angestellte und persönliche Assistent -Jobs sind normalerweise in diesem Dach enthalten. Alle diese Positionen sind administrativ und alle konzentrieren sich auf Papierkram und elektronisches Dokumentenmanagement. Eine der einzigen Ausnahmen ist die RegierungErnment-Level oder andere offizielle „Sekretäre“ wie Verteidigungsminister oder Finanzminister. Obwohl diese Titel möglicherweise auf eine rein niedrige Funktion hinweisen, sind die Beamten dieser Rollen im Allgemeinen ziemlich hoch und leisten in der Regel selbst wenig bis gar keine administrative oder klerische Arbeit.

Clerical Skills

Office Management ist eine der wichtigsten Sekretariatsaufgaben. Diese Kategorie der Arbeit kann etwas breit sein, beinhaltet jedoch fast immer administrative und klerische Pflichten. Sekretäre verwalten üblicherweise Bürounterlagen, darunter das Senden und Empfangen von E -Mails, das Erstellen und Organisieren von Einreichungssystemen sowie das Verwalten von Korrespondenz. In den meisten Einstellungen sind Computer- und Textverarbeitungsfähigkeiten von wesentlicher Bedeutung.

Die Beantwortung von Telefonanrufen ist auch an den meisten Orten ein wichtiger Bestandteil des Jobs. Sekretäre sind oft die ersten Personen, mit denen Kunden beim Phonieren sprechen werdenein Geschäft. Aus diesem Grund sind in der Regel gute Manieren und ein höfliches Verhalten erforderlich. Fachleute müssen in der Regel viel Takt aufnehmen, wenn sie Nachrichten aufnehmen, Anrufer in die Warteschleife platzieren oder grundlegende Fragen beantworten.

Planung und Kalender

In vielen Umgebungen sind Verwaltungspersonal für die Verwaltung von Bürokalendern sowie für einzelne Mitarbeiterkalender verantwortlich. Sie sind oft für die Planung von Besprechungen und Terminen verantwortlich und achten auf Konflikte und Doppelbücher. Diese Aufgabe ist besonders ausgeprägt in Orten wie medizinischen Praktiken, an denen Patienten ständig Termine fordern, aber überall überall auf höhere Ebenen kommen, die „gefragt“ sind. Auch wenn es nur darum geht, ein Mittagessen zu planen oder das Abendessen zu arrangieren, sind Sekretäre normalerweise einige der ersten Mitarbeiter, an die Führungskräfte und Manager um Hilfe wenden.

Verwaltungsaufgaben

Zusätzlich zu den Fähigkeiten im Büro müssen das Verwaltungsmitarbeiter auch Manager der Zeit seinund Menschen. Sie müssen die Bedürfnisse von Büropersonal vorwegnehmen, interne Probleme schnell lösen und effizient daran arbeiten, verschiedene Menschen zusammenzubringen und zusammenzubringen. Ausgezeichnete Fähigkeiten von Menschen sind wirklich wichtig, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Führungskräften und anderen wichtigen Mitarbeitern geht. Ein Großteil des Jobs kann „hinter den Kulissen“ sein, wobei Sekretäre die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer Vorgesetzten vorwegnehmen, bevor Anfragen gestellt werden.

Position in der Personalhierarchie

In den meisten Büros gelten Sekretäre als etwas niedrig und liegen fast immer am Ende des Büros. Sie antworten in der Regel sowohl auf mittlere als auch auf die Geschäftsleitung und müssen normalerweise allen gleichermaßen helfen. Große Unternehmen und Büros haben häufig ganze Sekretariatspools. In diesem Fall entsteht eine nuanciertere Hierarchie. In diesen Einstellungen können einige Arbeitnehmer mit geringfügigen Jobs wie dem Einreichen und Beantworten von Telefonanrufen beauftragt werden, während andere Zeitpläne verwalten und möglicherweise verwalten undInteragieren mit höherem Personal. Der Fortschritt in diesen Büros hängt normalerweise von Zeit und Erfahrung ab.

Einige der prestigeträchtigsten Arbeiten, die ein Sekretär erhalten kann, befindet sich im Bereich persönlicher Hilfe. Viele leitende Führungskräfte und Unternehmensführer haben engagierte Administratoren, deren gesamter Arbeitsleben der Pflege und dem Management des Zeitplans eines Führers gewidmet ist. Diese Art von Sekretär muss in der Regel lange Stunden arbeiten und sich mit manchmal unvorhersehbaren Anforderungen und Anfragen befassen, gehört jedoch häufig zu den am besten bezahlten und am meisten angesehenen des Berufs.

Schulungs- und Schulanforderungen

Verschiedene Arbeitgeber haben unterschiedliche Anforderungen für die Ausbildung ihrer Sekretäre. In einigen Fällen ist alles, was erforderlich ist, ein Abitur oder ein Äquivalent, was erforderlich ist, in anderen Fällen werden tatsächlich Sekretariatszertifizierungen oder Abschlüsse bevorzugt. Community Colleges und Berufsschulen bieten häufig Programme an, in denen interessierte Schüler die Vor- und Nachteile von Textverarbeitung und Büro lernen könnenManagement. Diese Art zu nehmen ist oft eine gute Idee, auch wenn sie nicht ausschließlich erforderlich ist, da es einer Bewerbung helfen kann, sich hervorzuheben und New Hires ein Bein zu verleihen, wenn es um Erfahrung geht.

besondere Umstände: Offizielle und Regierungssekretäre

Der Begriff „Sekretär“ kann nicht immer einem Büroadministrator verbinden. In einigen Fällen, insbesondere solchen, die hochrangige Regierungsbeamte beteiligt, kann die Bezeichnung in Ehrendurchführungen verwendet werden, um die Verwaltung eines breiten Sektors der Sachgebiet anzuzeigen. Beamte, die Abteilungen leiten oder die wichtigsten staatlichen Abteilungen beaufsichtigen, können Sekretariatstitel verwenden, aber ihre Jobs sollten nicht mit gemeinsamen Rollen der Büroverwaltung verwechselt werden.