秘書は何をしますか？

秘書は職場に応じてさまざまな職務を担うことができますが、一般的には、管理タスクと低レベルの管理タスクを組み合わせて実行することで、オフィスを円滑に運営します。 これらの専門家は通常、電話や電子メールの通信に応答し、ファイリングシステムを管理します。 また、メールのソート、会議の開催、オフィス間のコミュニケーションの調整を行うこともできます。 ほとんどの場合、作業は「エントリレベル」と見なされます。つまり、成功するために特別なスキルや教育資格は必要ありません。 まったく同じように、通常は進歩の余地があります。 多くの可能性や経験を持っている人は、より高い給料でますます名誉ある仕事に就くことができます。

通常、管理アシスタント、事務員、および個人アシスタントの仕事はこの傘に含まれます。 これらの役職はすべて管理職であり、通常はすべて事務処理と電子文書管理が中心です。 唯一の例外の1つは、国防長官や財務長官など、政府レベルまたはその他の公式の「秘書」です。 これらの役職は純粋に低レベルの機能を示唆しているかもしれませんが、これらの役割の役人は一般に非常に高いランクであり、通常、管理作業または事務作業自体はほとんどまたはまったく行いません。

事務スキル

オフィス管理は、最も重要な秘書の仕事の1つです。 このカテゴリの作業はいくぶん幅が広い場合がありますが、ほとんどの場合、管理職および事務職が含まれます。 秘書は通常、メールの送受信、ファイリングシステムの作成と整理、通信の管理など、オフィスの事務処理を管理します。 ほとんどの設定では、コンピューターとワープロのスキルが不可欠です。

電話に応答することも、ほとんどの場所で仕事の重要な部分です。 多くの場合、秘書はクライアントや顧客がビジネスに電話をかけるときに最初に話す人です。 そのため、通常、マナーと礼儀正しい態度が必要です。 専門家は通常、メッセージを受け取ったり、発信者を保留にしたり、基本的な質問に答えたりするときに、多くのタクトを示さなければなりません。

スケジューリングとカレンダー

多くの設定で、管理者はオフィスのカレンダーと個々の従業員のカレンダーの管理を担当しています。 多くの場合、会議や予約のスケジュールを設定し、競合やダブルブッキングに注意します。 このタスクは、患者が絶えず予約を求めている医療行為のような場所で特に顕著ですが、より高いレベルの従業員が「需要がある」場所で発生する可能性があります。ランチミーティングのスケジュール設定や夕食の予約の手配だけでも、秘書通常、幹部やマネージャーが助けを求める最初の人々です。

管理職

事務スキルを持つことに加えて、管理スタッフは時間と人の管理者でなければなりません。 オフィスの人員のニーズを予測し、内部の問題を迅速に解決し、さまざまな人々を調整してまとめるために効率的に作業する必要があります。 特に幹部やその他の重要なスタッフの管理に関しては、優れた人材スキルが非常に重要です。 仕事の多くは「舞台裏」であり、秘書は要求が行われる前に上司のニーズと要求を予測しています。

スタッフ階層の位置

ほとんどのオフィスでは、秘書はやや低レベルと見なされ、ほとんどの場合、オフィスの序列の最下部近くにいます。 彼らは通常、中間管理職と上級管理職の両方に回答し、通常は全員を平等に支援する必要があります。 しかし、大企業やオフィスには秘書プールがありますが、その場合、より微妙な階層構造が発生します。 これらの設定では、ファイリングや電話への応答などの面倒な仕事を担当するワーカーもいれば、スケジュールを管理して上位のスタッフとやり取りするワーカーもいます。 これらのオフィスの進歩は通常、時間と経験に依存します。

秘書が得ることができる最も権威のある仕事のいくつかは、個人的な援助の領域にあります。 多くの上級管理職や企業のリーダーは、1人のリーダーのスケジュールのケアと管理に仕事の全人生を捧げる専任の管理者を持っています。 このタイプの秘書は、通常、長時間働き、時には予測できない要求や要求に対処する必要がありますが、多くの場合、最も有給で最も尊敬される職業です。

トレーニングと学校の要件

雇用主が異なれば、秘書の教育方法に関する要件も異なります。 場合によっては、高校の卒業証書またはそれと同等のもので十分な場合もあれば、実際の秘書認定または学位が望ましい場合もあります。 コミュニティカレッジや専門学校では、興味のある学生がワープロやオフィス管理の内外を学ぶことができるプログラムを頻繁に提供しています。 この種のコースを取ることは、厳密に必要ではない場合でも、多くの場合、アプリケーションを際立たせるのに役立ち、経験に関しては新入社員に足を運ぶことができるため、良いアイデアです。

特別な状況：公式および政府の秘書

「秘書」という用語は、常にオフィス管理者に付けられるとは限りません。 場合によっては、特に高位の政府関係者が関与している場合、この指定は名誉の範囲で使用され、広範な業務の管理を示します。 部門を率いたり、主要な政府部門を監督する役人は秘書の役職を使用できますが、彼らの仕事をより一般的なオフィス管理の役割と混同しないでください。