Que fait un secrétaire?
Les secrétaires peuvent avoir diverses tâches en fonction de leur lieu de travail, mais en général, ils sont chargés de veiller au bon fonctionnement des bureaux en effectuant une combinaison de tâches administratives et de tâches de gestion de niveau inférieur. Ces professionnels répondent généralement au téléphone et à la correspondance électronique et gèrent les systèmes de classement; ils peuvent également trier le courrier, organiser des réunions et coordonner les communications entre bureaux. Dans la plupart des cas, le travail est considéré comme un «niveau d'entrée», ce qui signifie qu'aucune compétence particulière ou qualification pédagogique n'est requise pour réussir. De la même façon, il y a généralement de la place pour l'avancement. Les personnes ayant beaucoup de potentiel ou d'expérience se retrouvent souvent dans la course à des postes de plus en plus prestigieux et de plus en plus rémunérés.
Les postes d’assistant administratif, de commis et d’assistant personnel sont généralement inclus dans ce cadre. Tous ces postes sont administratifs et portent généralement sur la paperasserie et la gestion électronique de documents. Les «secrétaires» officiels, tels que le secrétaire à la Défense ou le secrétaire au Trésor, constituent l'une des seules exceptions. Bien que ces titres suggèrent une fonction purement de bas niveau, les fonctionnaires occupant ces rôles occupent généralement un rang assez élevé et n'effectuent généralement que peu ou pas de travail administratif ou de bureau.
Talents cléricaux
La gestion de bureau est l’une des tâches de secrétariat les plus importantes. Cette catégorie de travail peut être assez large, mais implique presque toujours des tâches administratives et de bureau. Les secrétaires gèrent généralement les tâches administratives, notamment l'envoi et la réception de courrier, la création et l'organisation de systèmes de classement et la gestion de la correspondance. Dans la plupart des contextes, les compétences en informatique et en traitement de texte sont essentielles.
Répondre à des appels téléphoniques est également une partie importante du travail dans la plupart des endroits. Les secrétaires sont souvent les premières personnes avec lesquelles les clients doivent parler lorsqu'ils téléphonent à une entreprise. En tant que tel, de bonnes manières et un comportement courtois sont généralement requis. Les professionnels doivent généralement faire preuve de beaucoup de tact lorsqu'ils prennent des messages, placent des appelants en attente ou répondent à des questions élémentaires.
Planification et calendrier
Dans de nombreux contextes, le personnel administratif est chargé de la gestion des calendriers de bureau ainsi que des calendriers individuels des employés. Ils sont souvent responsables de la planification des réunions et des rendez-vous et de la surveillance des conflits et des doubles réservations. Cette tâche est particulièrement prononcée dans des endroits tels que les cabinets médicaux où les patients appellent en permanence des rendez-vous, mais peut se produire partout où les employés de niveau supérieur sont «en demande». Même s'il s'agit simplement de planifier un déjeuner ou d'organiser des réservations, sont généralement les premières personnes que les cadres et les dirigeants se tournent vers l’aide.
Fonctions de gestion
En plus d'avoir des compétences de bureau, le personnel administratif doit être des gestionnaires de temps et de personnes. Ils doivent anticiper les besoins du personnel de bureau, résoudre rapidement les problèmes internes et travailler efficacement pour coordonner et rassembler différentes personnes. D'excellentes compétences relationnelles sont vraiment importantes, en particulier lorsqu'il s'agit de cadres dirigeants et d'autres membres importants du personnel. Une bonne partie du travail peut être "en coulisse", les secrétaires anticipant les besoins et les demandes de leurs supérieurs avant même que les demandes ne soient faites.
Position dans la hiérarchie du personnel
Dans la plupart des bureaux, les secrétaires sont considérées comme étant de bas niveau et se situent presque toujours au bas de la hiérarchie. Ils répondent généralement à la fois aux cadres moyens et supérieurs, et ils doivent généralement aider tout le monde de manière égale. Les grandes entreprises et les bureaux ont souvent des pools de secrétariat entiers, auquel cas une hiérarchie plus nuancée apparaît. Dans ces conditions, certains travailleurs peuvent être chargés de tâches élémentaires telles que classer et répondre à des appels téléphoniques, tandis que d'autres peuvent gérer des plannings et interagir avec du personnel de rang supérieur. L'avancement dans ces bureaux dépend généralement du temps et de l'expérience.
L’une des tâches les plus prestigieuses qu’une secrétaire puisse obtenir est celle de l’assistance personnelle. De nombreux cadres supérieurs et dirigeants d’entreprise ont des administrateurs dévoués dont la vie professionnelle au complet est consacrée au soin et à la gestion du programme d’un dirigeant. Ce type de secrétaire doit généralement travailler de longues heures et traiter des demandes et des demandes parfois imprévisibles, mais il est souvent parmi les mieux payés et les plus respectés de la profession.
Exigences de formation et de scolarisation
Différents employeurs ont des exigences différentes quant à la formation de leurs secrétaires. Dans certains cas, un diplôme d'études secondaires ou un équivalent est tout ce qui est nécessaire, alors que dans d'autres, les certifications ou diplômes de secrétariat sont préférables. Les collèges communautaires et les écoles professionnelles offrent souvent des programmes où les étudiants intéressés peuvent apprendre les rouages du traitement de texte et de la gestion de bureau. Suivre ce type de cours est souvent une bonne idée, même si cela n’est pas strictement requis, car cela peut aider une candidature à se démarquer et à donner une longueur d’avance aux nouveaux employés.
Circonstances spéciales: secrétaires officiels et gouvernementaux
Le terme «secrétaire» ne peut pas toujours être attribué à un administrateur de bureau. Dans certains cas, en particulier ceux impliquant de hauts fonctionnaires, la désignation peut être utilisée à titre honorifique pour indiquer la gestion d’un vaste secteur des affaires. Les responsables des départements ou des grandes divisions gouvernementales peuvent utiliser des titres de secrétariat, mais leurs fonctions ne doivent pas être confondues avec des rôles plus courants de gestion de bureau.