Wat doet een Medical Office-beheerder?

Een medisch kantoorbeheerder, ook wel een medisch secretaresse of kantoorassistent genoemd, is primair verantwoordelijk voor het beantwoorden van telefoons, het plannen van afspraken en het beheren van patiëntendossiers in een kliniek of ander medisch kantoor. Deze professionals werken vaak rechtstreeks voor artsen en verpleegkundigen, maar kunnen ook werkzaam zijn in ziekenhuizen, spoedeisende zorgcentra en begeleid wonen of hospice-voorzieningen. Het werk is meestal hetzelfde, ongeacht de instelling, en heeft de neiging zich te concentreren op secretariële en elementaire papierwerkbeheertaken.

Directe patiëntinteractie

In de meeste medische kantoren is de beheerder de eerste persoon die patiënten zien wanneer ze binnenkomen. Hij of zij zit meestal aan een bureau bij de ingang aan de voorkant en is meestal verantwoordelijk voor het inchecken van mensen, het beantwoorden van vragen en ervoor zorgen dat patiënten zich thuis voelen gemak. Afhankelijk van het kantoor kan deze persoon ook verantwoordelijk zijn voor het beheer van de wachtkamer, inclusief het netjes houden en zorgen voor afleiding zoals leesmateriaal, speelgoed of geschikte tv-shows.

Het beheren van papierwerk dat patiënten moeten invullen, maakt op de meeste plaatsen ook deel uit van het werk. Beheerders verzamelen en registreren meestal verzekeringsinformatie en medische geschiedenisformulieren en openbaarmakingen, en vragen meestal ook om eventuele achterstallige betalingen of facturen voor gebruikstijd.

Oproepen beantwoorden en agenda's beheren

Het telefoneren is een ander heel belangrijk onderdeel van het werk van deze professional. Mensen die medische kantoren bellen, praten meestal met een beheerder, althans in het begin, met name voor zaken als het verkrijgen van een routebeschrijving naar het kantoor of het plannen van een afspraak. In het geval van een medisch noodgeval stuurt de beambte het gesprek meestal door naar een arts of verpleegkundige, anders neemt hij een zeer gedetailleerd bericht en geeft hij de belangrijkste informatie "op afroep" door aan de medisch expert.

Het werk vereist meestal ook veel savvy als het gaat om het plannen en organiseren van tijd. Beheerders maken en beheren meestal agenda's voor afspraken, patiëntconsulten en belangrijke vergaderingen die ze voortdurend moeten worden bijgewerkt. Wanneer artsen, verpleegkundigen of andere medische professionals achterlopen op schema of dagen moeten missen, is het meestal de taak van de beheerder om dingen aan te passen. Patiënten bellen, afspraken verzetten en afspraken in een oogwenk verplaatsen, kan een kernonderdeel van het werk zijn.

Administratief werk

De medische wereld is sterk afhankelijk van gegevens, en een van de grootste taken van de medische kantoorbeheerder is het bijhouden van papieren en geschreven dossiers. Dit begint meestal met patiëntendossiers. De beheerder moet meestal een systeem bedenken om bestanden up-to-date en toegankelijk te houden, waarbij het vaak gaat om computergebruik en elektronische registratie. De meeste moderne kantoren gebruiken een combinatie van digitale en papieren bestanden, en het organiseren en verwerken van de twee kan een grotere taak zijn dan het lijkt.

Kantoorbeheerders kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het beheer van correspondentie en de afhandeling van zaken als rekeningen van nutsbedrijven en loonlijstbeheer. Veel hiervan hangt af van de grootte van het kantoor in kwestie - grote operaties zoals ziekenhuizen hebben vaak specifieke factureringsafdelingen die financiële zaken afhandelen, maar in kleinere praktijken vallen deze dingen vaak onder de persoon die bij de receptie zit. Op sommige plaatsen kan deze persoon ook omgaan met verzekeringspapier, inclusief het uitgeven van rekeningen aan patiënten en het beheren van betalingen door derden.

Assisterende artsen

Afhankelijk van het kantoor kan een beheerder ook nodig zijn om het medisch personeel te helpen met zaken als dictaten van documenten, transcriptie en voorbereiding op de examenzaal. Labotests bestellen kan ook vereist zijn. In sommige gevallen behandelen professionals in de gezondheidszorg hun kantoorpersoneel als persoonlijke assistenten en vragen ze dingen te doen zoals het regelen van persoonlijk vervoer, het maken van dinerreserveringen of het ophalen van een stomerij, hoewel dit geenszins een universeel onderdeel van de functiebeschrijving is.

Verschillende werkinstellingen

Een medisch kantoorbeheerder kan op veel verschillende plaatsen werken. Individuele praktijken zijn enkele van de meest voorkomende, maar de baan kan vrijwel overal worden gevonden waar patiënten en gezondheidswerkers met elkaar omgaan - ziekenhuizen, verpleeghuizen en zelfstandige klinieken zijn slechts enkele voorbeelden. Het is soms ook mogelijk om dit soort beheerders thuis te vinden, vaak als 'virtuele assistenten'. Artsen en anderen die kleine praktijken hanteren, hebben misschien niet de overhead om personeel in te huren om afspraken te maken en archieven voltijds te beheren, maar op afstand een paar uur per week helpen is vaak handig. Thuiswerkplekken vereisen meestal toegang tot internet en een speciale telefoonlijn voor het afhandelen van medische oproepen, maar de details kunnen sterk variëren, afhankelijk van de omstandigheden.

Training en educatieve vereisten

Werkgevers stellen grotendeels hun eigen eisen als het gaat om het inhuren van medische kantoorbeheerders, maar een middelbare schooldiploma of equivalent is bijna altijd essentieel. Ervaring met administratief werk is meestal ook een pluspunt, en kennis van medische facturering en codering kan ook nuttig zijn. Sommige community hogescholen en scholen voor beroepsonderwijs bieden cursussen die speciaal zijn ontworpen om mensen op te leiden om in medische kantoren te werken. Hoewel dit soort programma's op geen enkele manier het werk als beheerder van een medisch kantoor garanderen, kunnen ze het voor aanvragers gemakkelijker maken om opgemerkt te worden, vooral als het gaat om competitieve banen of gewenste werkgevers.