Co robi administrator biura medycznego?
Administrator gabinetu lekarskiego, czasami nazywany także sekretarzem lekarskim lub asystentem biurowym, jest przede wszystkim odpowiedzialny za odbieranie telefonów, planowanie spotkań i zarządzanie dokumentacją pacjenta w klinice zdrowia lub innym biurze medycznym. Specjaliści ci często pracują bezpośrednio dla lekarzy i pielęgniarek, ale mogą również być zatrudnieni w szpitalach, ośrodkach pilnej opieki oraz w domach opieki i hospicjach. Praca jest zwykle podobna bez względu na ustawienie i zwykle koncentruje się wokół sekretariatu i podstawowych zadań związanych z zarządzaniem dokumentami.
Bezpośrednia interakcja pacjenta
W większości gabinetów lekarskich administrator jest pierwszą osobą, którą pacjenci widzą, kiedy wchodzą. Zazwyczaj siedzi przy biurku przy wejściu i zwykle odpowiada za odprawianie osób, odpowiadanie na pytania i upewnianie się, że pacjenci czują się łatwość. W zależności od biura osoba ta może być również odpowiedzialna za zarządzanie poczekalnią, w tym utrzymywanie porządku i upewnianie się, że dostępne są materiały rozrywkowe, takie jak materiały do czytania, zabawki lub odpowiednie programy telewizyjne.
Zarządzanie dokumentami, które pacjenci muszą wypełnić, jest również częścią pracy w większości miejsc. Administratorzy zazwyczaj zbierają i rejestrują informacje o ubezpieczeniach oraz formularze i ujawnienia historii medycznej, a także zwykle proszą o należne współpłatności lub rachunki za czas świadczenia usługi.
Odbieranie połączeń i zarządzanie kalendarzami
Obsługa telefonów to kolejna naprawdę ważna część pracy tego specjalisty. Ludzie, którzy dzwonią do gabinetów medycznych, zwykle rozmawiają z administratorem, przynajmniej na początku, szczególnie w sprawach takich jak uzyskanie wskazówek dojazdu do biura lub umówienie się na spotkanie. W przypadku nagłego wypadku pracownik biurowy zwykle przekazuje połączenie lekarzowi lub pielęgniarce, w przeciwnym razie przyjmuje bardzo szczegółową wiadomość i przekazuje najważniejsze informacje ekspertowi medycznemu „na telefon”.
Praca ta zazwyczaj wymaga dużo sprytu, jeśli chodzi o planowanie i organizowanie czasu. Administratorzy zazwyczaj tworzą kalendarze i zarządzają nimi na spotkania, konsultacje pacjentów i ważne spotkania, które muszą stale aktualizować. Kiedy lekarze, pielęgniarki lub inni pracownicy medyczni spóźniają się z harmonogramem lub muszą spóźnić się, zazwyczaj zadaniem administratora jest dostosowanie rzeczy. Dzwonienie do pacjentów, zmiana harmonogramu wydarzeń i zmiana terminu spotkania mogą być kluczowym elementem pracy.
Praca biurowa
Świat medyczny jest w dużej mierze zależny od dokumentacji, a jednym z największych zadań administratora biura medycznego jest utrzymywanie porządku w dokumentacji i pisanych plikach. Zwykle zaczyna się od dokumentacji pacjenta. Administrator zwykle musi opracować system aktualizowania i udostępniania plików, który często wiąże się z przetwarzaniem danych i elektroniczną rejestracją. Większość współczesnych biur korzysta z kombinacji plików cyfrowych i papierowych, a ich uporządkowanie i przyswojenie może być większym zadaniem, niż się wydaje.
Administratorzy pakietu Office mogą być również odpowiedzialni za zarządzanie korespondencją i obsługę takich rzeczy, jak rachunki za media i zarządzanie listami płac. Wiele z tego zależy od wielkości danego biura - w dużych operacjach, takich jak szpitale, często działają określone działy rozliczeń, które zajmą się sprawami finansowymi, ale w mniejszych praktykach sprawy te często spadają na osobę siedzącą w recepcji. W niektórych miejscach osoba ta może również zajmować się dokumentacją ubezpieczeniową, w tym wystawiać rachunki pacjentom i zarządzać płatnościami osób trzecich.
Pomoc lekarzy
W zależności od biura administrator może być również zobowiązany do pomocy personelowi medycznemu w takich czynnościach, jak dyktowanie dokumentacji, transkrypcja i przygotowanie pokoju egzaminacyjnego. Może być również wymagane zamówienie testów laboratoryjnych. W niektórych przypadkach pracownicy służby zdrowia traktują swoich pracowników biurowych jako asystentów osobistych, prosząc ich o robienie rzeczy, takich jak organizowanie transportu osobistego, rezerwowanie obiadów lub zbieranie pralni chemicznej, chociaż nie jest to uniwersalna część opisu pracy.
Różne ustawienia pracy
Administrator gabinetu lekarskiego może pracować w wielu różnych miejscach. Indywidualne praktyki są jednymi z najczęstszych, ale pracę można znaleźć niemal wszędzie, gdzie pacjenci i pracownicy służby zdrowia wchodzą w interakcje - szpitale, domy opieki i samodzielne kliniki to tylko kilka przykładów. Czasami można również znaleźć tego rodzaju administratorów pracujących z domu, często jako „wirtualnych asystentów”. Lekarze i inni, którzy prowadzą małe praktyki, mogą nie mieć kosztów ogólnych, aby zatrudnić personel w celu umówienia spotkań i załatwiania spraw w pełnym wymiarze godzin, ale zdalnie często pomaga kilka godzin w tygodniu. Ustalenia dotyczące pracy w domu zazwyczaj wymagają dostępu do Internetu i dedykowanej linii telefonicznej do obsługi połączeń medycznych, ale szczegóły mogą się znacznie różnić w zależności od okoliczności.
Wymagania szkoleniowe i edukacyjne
Pracodawcy w dużej mierze ustalają własne wymagania dotyczące zatrudniania administratorów gabinetów medycznych, ale dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny jest prawie zawsze niezbędny. Doświadczenie w wykonywaniu pracy biurowej jest również zwykle atutem, a znajomość fakturowania i kodowania medycznego może być również pomocna. Niektóre uczelnie społeczne i szkoły zawodowe oferują kursy zaprojektowane specjalnie w celu szkolenia ludzi do pracy w gabinetach medycznych. Chociaż tego rodzaju programy w żaden sposób nie gwarantują pracy jako administrator gabinetu medycznego, mogą ułatwić kandydatom uzyskanie zauważenia, szczególnie w przypadku konkurencyjnych miejsc pracy lub pożądanych pracodawców.