Vad gör en medicinsk kontorsadministratör?
En medicinsk kontorsadministratör, även ibland kallad en medicinsk sekreterare eller kontorsassistent, är huvudsakligen ansvarig för att svara på telefoner, schemalägga möten och hantera patientjournaler på en hälsoklinik eller annat medicinsk kontor. Dessa yrkesverksamma arbetar ofta direkt för läkare och sjuksköterskor, men kan också anställas på sjukhus, brådskande vårdcentraler och assistentboende eller hospiceanläggningar. Arbetet är vanligtvis oavsett inställning, och tenderar att centrera kring sekretariats- och grundläggande pappershanteringsuppgifter.
Direkt patientinteraktion
På de flesta medicinska kontor är administratören den första personen som patienter ser när de kommer in. Han eller hon sitter vanligtvis vid ett skrivbord nära ingången vid framsidan och är vanligtvis ansvarig för att checka in personer, svara på frågor och se till att patienterna känner sig lätthet. Beroende på kontoret kan den här personen också ansvara för att hantera väntrummet, inklusive att hålla det snyggt och se till att det finns distraktioner som läsmaterial, leksaker eller lämpliga TV-program tillgängliga.
Att hantera pappersarbete som patienter behöver fylla i är också en del av jobbet på de flesta platser. Administratörer samlar och registrerar vanligtvis försäkringsinformation och formulär och avslöjande av sjukhistorik, och ber vanligtvis också om eventuella medbetalningar eller tid för tjänsten som är förfallna.
Besvara samtal och hantera kalendrar
Att bemanna telefonerna är en annan väldigt viktig del av den här yrkesverksamheten. Personer som ringer medicinska kontor pratar vanligtvis med en administratör, åtminstone till en början, särskilt för saker som att få vägbeskrivning till kontoret eller schemalägga en tid. Vid en medicinsk nödsituation vidarebefordrar skrivbordsarbetaren vanligtvis samtalet till en läkare eller sjuksköterska, annars tar ett mycket detaljerat meddelande och skickar den viktigaste informationen till den medicinska experten "vid samtal."
Jobbet kräver vanligtvis mycket kunniga när det gäller schemaläggning och organisering av tid. Administratörer skapar och hanterar vanligtvis kalendrar för möten, patientkonsultationer och viktiga möten som de måste hålla ständigt uppdaterade. När läkare, sjuksköterskor eller annan medicinsk personal körs efter schemat eller måste missa dagar är det vanligtvis administratörens jobb att anpassa saker. Det kan vara en viktig del av arbetet att ringa patienter, omplanera händelser och skifta möten med ett ögonblick.
Kontorsarbete
Den medicinska världen är en som är starkt registerberoende, och ett av medicinska kontorets största jobb är att hålla pappersarbete och skrivna filer i ordning. Detta börjar vanligtvis med patientjournaler. Administratören måste vanligtvis utforma ett system för att hålla filer uppdaterade och tillgängliga, vilket ofta innebär datorisering och elektronisk journalföring. De flesta moderna kontor använder en kombination av digitala och pappersbaserade filer, och organisering och assimilering av de två kan vara en större uppgift än det verkar.
Kontorsadministratörer kan också vara ansvariga för att hantera korrespondens och hantera saker som verktygsräkningar och lönehantering. Mycket av detta beror på storleken på kontoret i fråga - stora operationer som sjukhus har ofta specifika faktureringsavdelningar som kommer att hantera ekonomiska frågor, men i mindre praxis faller dessa saker ofta till personen som sitter vid receptionen. På vissa platser kan den här personen också hantera försäkringspapper, inklusive att utfärda räkningar till patienter och hantera betalningar från tredje part.
Assisterande läkare
Beroende på kontor kan en administratör också behöva hjälpa den medicinska personalen med saker som diktat av uppgifter, transkription och förberedelse av examensrum. Beställning av laboratorietester kan också krävas. I vissa fall behandlar sjukvårdspersonal sina kontorsanställda som personliga assistenter och ber dem göra saker som att ordna personlig transport, boka middag eller samla kemtvätt, men detta är inte alls en universell del av arbetsbeskrivningen.
Olika arbetsinställningar
En medicinsk kontorsadministratör kan arbeta på många olika platser. Individuella metoder är några av de vanligaste, men jobbet kan hittas nästan var som helst som patienter och sjukvårdspersonal samverkar - sjukhus, vårdhem och fristående kliniker är bara några exempel. Det är ibland också möjligt att hitta dessa typer av administratörer som arbetar hemifrån, ofta som "virtuella assistenter." Läkare och andra som driver små praxis kanske inte har överhuvudtaget att anställa personal för att ordna möten och hantera ansökningar på heltid, men får fjärrkontroll Hjälp några timmar i veckan är ofta användbart. Arrangemang hemma kräver vanligtvis tillgång till Internet och en särskild telefonlinje för hantering av medicinska samtal, men detaljerna kan variera mycket beroende på omständigheterna.
Utbildning och krav på utbildning
Arbetsgivare ställer till stor del sina egna krav när det gäller att anställa medicinska kontorsadministratörer, men ett gymnasieexamen eller motsvarande är nästan alltid viktigt. Erfarenhet av praktikarbete är vanligtvis också en tillgång, och kunskap om medicinsk fakturering och kodning kan också vara till hjälp. Vissa samhällskolor och yrkesskolor erbjuder kurser utformade särskilt för att utbilda människor att arbeta på medicinska kontor. Även om dessa sorters program inte på något sätt garanterar arbete som administratör av medicinska kontor kan de göra det lättare för sökande att bli uppmärksamma, särskilt när det gäller konkurrenskraftiga jobb eller önskvärda arbetsgivare.