Cosa fa un amministratore dell'ufficio medico?
Un amministratore di uno studio medico, talvolta chiamato anche segretario medico o assistente di ufficio, è principalmente responsabile della risposta ai telefoni, della pianificazione degli appuntamenti e della gestione dei file dei pazienti in una clinica sanitaria o in altri studi medici. Questi professionisti spesso lavorano direttamente per medici e infermieri, ma possono anche essere impiegati in ospedali, centri di cure urgenti e strutture assistenziali o ospedaliere. Il lavoro è generalmente simile a prescindere dall'impostazione e tende a incentrarsi sulle attività di segreteria e di gestione delle scartoffie di base.
Interazione diretta con il paziente
Nella maggior parte degli studi medici, l'amministratore è la prima persona che i pazienti vedono quando entrano. Di solito si siede a una scrivania vicino all'ingresso principale e di solito è responsabile del controllo delle persone, della risposta alle domande e della sicurezza dei pazienti facilità. A seconda dell'ufficio, questa persona può anche essere responsabile della gestione della sala d'attesa, compresa la sua manutenzione e la garanzia che siano disponibili distrazioni come materiale di lettura, giocattoli o programmi televisivi appropriati.
Anche la gestione delle pratiche burocratiche che i pazienti devono compilare fa parte del lavoro nella maggior parte dei luoghi. Gli amministratori in genere raccolgono e registrano informazioni assicurative e moduli e divulgazioni di anamnesi, e di solito chiedono anche eventuali pagamenti in contanti o bollette del servizio.
Rispondere alle chiamate e gestire i calendari
Equipaggiare i telefoni è un'altra parte molto importante del lavoro di questo professionista. Le persone che chiamano studi medici di solito parlano con un amministratore, almeno all'inizio, in particolare per cose come ottenere indicazioni per l'ufficio o fissare un appuntamento. Nel caso di un'emergenza medica, l'addetto alla reception di solito inoltra la chiamata a un medico o un infermiere, altrimenti riceve un messaggio molto dettagliato e trasmette le informazioni più importanti all'esperto medico “di guardia”.
Il lavoro di solito richiede anche molta esperienza quando si tratta di pianificare e organizzare il tempo. Gli amministratori in genere creano e gestiscono calendari per appuntamenti, consulenze dei pazienti e riunioni importanti che devono essere costantemente aggiornati. Quando medici, infermieri o altri professionisti medici sono in ritardo o devono perdere giorni, di solito è compito dell'amministratore regolare le cose. Chiamare i pazienti, riprogrammare gli eventi e spostare gli appuntamenti in qualsiasi momento può essere una parte fondamentale del lavoro.
Lavoro d'ufficio
Il mondo medico è fortemente dipendente dalla cartella clinica e uno dei compiti principali dell'amministratore dell'ufficio medico è quello di tenere in ordine documenti e documenti scritti. Questo di solito inizia con le cartelle dei pazienti. L'amministratore di solito deve escogitare un sistema per mantenere i file aggiornati e accessibili, che spesso comporta l'elaborazione e la registrazione elettronica. La maggior parte degli uffici moderni utilizza una combinazione di file digitali e cartacei e l'organizzazione e l'assimilazione dei due può essere un compito più grande di quanto sembri.
Gli amministratori di ufficio possono anche essere responsabili della gestione della corrispondenza e della gestione di cose come bollette e gestione delle buste paga. Molto dipende dalle dimensioni dell'ufficio in questione: le operazioni più importanti come gli ospedali hanno spesso dipartimenti di fatturazione specifici che gestiranno questioni finanziarie, ma nelle pratiche più piccole queste cose spesso ricadono sulla persona che siede alla reception. In alcuni luoghi questa persona potrebbe anche gestire pratiche burocratiche assicurative, tra cui l'emissione di fatture ai pazienti e la gestione di pagamenti di terzi.
Assistere i medici
A seconda dell'ufficio, un amministratore può anche essere richiesto di aiutare il personale medico con cose come dettatura dei registri, trascrizione e preparazione della sala d'esame. Potrebbero essere richiesti anche test di laboratorio per gli ordini. In alcuni casi gli operatori sanitari trattano il personale del loro ufficio come assistenti personali, chiedendo loro di fare cose come organizzare il trasporto personale, effettuare prenotazioni per la cena o raccogliere il lavaggio a secco, sebbene questa non sia affatto una parte universale della descrizione del lavoro.
Impostazioni di lavoro diverse
Un amministratore dello studio medico può lavorare in molti luoghi diversi. Le pratiche individuali sono tra le più comuni, ma il lavoro può essere trovato praticamente ovunque interagiscano pazienti e operatori sanitari: ospedali, case di cura e cliniche autonome sono solo alcuni esempi. A volte è anche possibile trovare questo tipo di amministratori che lavorano da casa, spesso come "assistenti virtuali". I medici e gli altri che esercitano piccole pratiche potrebbero non avere il sovraccarico di assumere personale per organizzare appuntamenti e gestire le registrazioni a tempo pieno, ma ottenere remoto aiutare qualche ora a settimana è spesso utile. Gli accordi sul lavoro a domicilio di solito richiedono l'accesso a Internet e una linea telefonica dedicata per la gestione delle chiamate mediche, ma le specifiche possono variare molto a seconda delle circostanze.
Requisiti formativi ed educativi
I datori di lavoro stabiliscono ampiamente i propri requisiti quando si tratta di assumere amministratori di studi medici, ma un diploma di scuola superiore o equivalente è quasi sempre essenziale. Anche l'esperienza di lavorare clericamente è di solito una risorsa e può essere utile anche la conoscenza della fatturazione medica e della codifica. Alcuni college e scuole professionali della comunità offrono corsi appositamente studiati per formare le persone a lavorare negli studi medici. Sebbene questo tipo di programmi non garantisca in alcun modo il lavoro di amministratore di uno studio medico, possono facilitare l'osservazione dei candidati, in particolare per quanto riguarda i lavori competitivi o i datori di lavoro desiderabili.