Was macht ein Arztpraxis Administrator?
Ein Arztpraxisadministrator, der manchmal auch als Arztsekretär oder Büroassistent bezeichnet wird, ist in erster Linie für den Anrufbeantworter, die Planung von Terminen und die Verwaltung von Patientenakten in einer Gesundheitsklinik oder einer anderen Arztpraxis verantwortlich. Diese Fachkräfte arbeiten häufig direkt für Ärzte und Krankenschwestern, können aber auch in Krankenhäusern, Notaufnahmen und betreuten Wohneinrichtungen oder Hospizeinrichtungen beschäftigt sein. Die Arbeit ist in der Regel unabhängig von der Umgebung ähnlich und konzentriert sich in der Regel auf Sekretariats- und grundlegende Verwaltungsaufgaben.
Direkte Patienteninteraktion
In den meisten Arztpraxen ist der Administrator die erste Person, die Patienten sehen, wenn sie hereinkommen. Er oder sie sitzt normalerweise an einem Schreibtisch in der Nähe des Haupteingangs und ist normalerweise dafür verantwortlich, Personen einzuchecken, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass sich die Patienten wohl fühlen Leichtigkeit. Abhängig vom Büro ist diese Person möglicherweise auch für die Verwaltung des Warteraums verantwortlich, einschließlich der Ordnung und der Sicherstellung, dass Ablenkungen wie Lesematerial, Spielzeug oder entsprechende Fernsehsendungen verfügbar sind.
Die Verwaltung von Dokumenten, die Patienten ausfüllen müssen, ist an den meisten Stellen ebenfalls Teil der Arbeit. Administratoren erfassen und protokollieren in der Regel Versicherungsinformationen sowie Formulare und Angaben zur Krankengeschichte und fordern in der Regel fällige Zuzahlungen oder Dienstzeitabrechnungen an.
Anrufe annehmen und Kalender verwalten
Das Telefonieren ist ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit dieses Profis. Personen, die eine Arztpraxis anrufen, sprechen in der Regel zunächst mit einem Administrator, insbesondere, wenn sie eine Wegbeschreibung zum Büro erhalten oder einen Termin vereinbaren möchten. Im medizinischen Notfall leitet der Desk Worker den Anruf in der Regel an einen Arzt oder eine Krankenschwester weiter, nimmt eine sehr detaillierte Nachricht entgegen und leitet die wichtigsten Informationen „auf Abruf“ an den medizinischen Experten weiter.
Der Job erfordert normalerweise auch viel Gespür, wenn es um das Planen und Organisieren von Zeit geht. Administratoren erstellen und verwalten in der Regel Kalender für Termine, Patientengespräche und wichtige Besprechungen, die ständig aktualisiert werden müssen. Wenn Ärzte, Krankenschwestern oder andere medizinische Fachkräfte in Verzug geraten oder Tage verpassen müssen, ist es normalerweise die Aufgabe des Administrators, die Dinge anzupassen. Das Anrufen von Patienten, das Verschieben von Terminen und das kurzfristige Ansetzen von Terminen kann ein zentraler Bestandteil der Arbeit sein.
Büroarbeit
Die medizinische Welt ist in hohem Maße von Aufzeichnungen abhängig, und eine der größten Aufgaben des Arztpraxisverwalters besteht darin, die Unterlagen und schriftlichen Akten in Ordnung zu halten. Dies beginnt normalerweise mit Patientenakten. Der Administrator muss in der Regel ein System entwickeln, um Dateien auf dem neuesten Stand zu halten und auf sie zuzugreifen, das häufig die Datenverarbeitung und die elektronische Aufzeichnung umfasst. Die meisten modernen Büros verwenden eine Kombination aus digitalen und papierbasierten Dateien. Das Organisieren und Assimilieren der beiden kann eine größere Aufgabe sein, als es scheint.
Büroadministratoren sind möglicherweise auch für die Verwaltung der Korrespondenz und die Verwaltung von Nebenkosten und Gehaltsabrechnungen verantwortlich. Vieles davon hängt von der Größe des betreffenden Büros ab - große Unternehmen wie Krankenhäuser verfügen häufig über spezielle Abrechnungsabteilungen, die sich um finanzielle Angelegenheiten kümmern, aber in kleineren Praxen fällt dies häufig der Person zu, die an der Rezeption sitzt. An einigen Orten kann diese Person auch die Versicherungsunterlagen bearbeiten, einschließlich der Ausstellung von Rechnungen an Patienten und der Verwaltung von Zahlungen an Dritte.
Assistierende Ärzte
Abhängig von der Praxis kann auch ein Administrator erforderlich sein, um das medizinische Personal bei Dingen wie Diktat, Transkription und Vorbereitung des Untersuchungsraums zu unterstützen. Unter Umständen sind auch Labortests erforderlich. In einigen Fällen behandeln Angehörige der Gesundheitsberufe ihr Büropersonal als persönliche Assistenten und bitten sie, persönliche Transporte zu arrangieren, Abendessen zu reservieren oder chemische Reinigung zu sammeln, obwohl dies keineswegs ein allgemeiner Bestandteil der Berufsbeschreibung ist.
Unterschiedliche Arbeitseinstellungen
Ein Praxisadministrator kann an vielen verschiedenen Orten arbeiten. Einzelpraxen gehören zu den häufigsten, aber der Arbeitsplatz ist fast überall zu finden, wo Patienten und Angestellte des Gesundheitswesens zusammenarbeiten - Krankenhäuser, Pflegeheime und eigenständige Kliniken sind nur einige Beispiele. Es ist manchmal auch möglich, diese Art von Administratoren von zu Hause aus zu finden, oft als „virtuelle Assistenten“. Ärzte und andere, die kleine Praxen betreiben, haben möglicherweise nicht den Overhead, Personal einzustellen, um Termine zu vereinbaren und Akten zu verwalten, sondern sind remote Hilfe ein paar Stunden pro Woche ist oft nützlich. Work-at-Home-Vereinbarungen erfordern in der Regel einen Internetzugang und eine spezielle Telefonleitung für die Abwicklung von medizinischen Anrufen. Die Einzelheiten können jedoch je nach den Umständen sehr unterschiedlich sein.
Ausbildungs- und Schulungsanforderungen
Die Arbeitgeber stellen im Wesentlichen ihre eigenen Anforderungen an die Einstellung von Ärzteteams, ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis ist jedoch fast immer unerlässlich. Erfahrung in der Büroarbeit ist in der Regel ebenfalls von Vorteil, und Kenntnisse in der medizinischen Abrechnung und Kodierung können ebenfalls hilfreich sein. Einige Volkshochschulen und Berufsschulen bieten Kurse an, die speziell auf die Ausbildung von Menschen in Arztpraxen ausgerichtet sind. Diese Art von Programmen garantiert zwar in keiner Weise die Arbeit als Arztpraxisverwalter, erleichtert jedoch den Bewerbern die Wahrnehmung, insbesondere wenn wettbewerbsfähige Jobs oder wünschenswerte Arbeitgeber betroffen sind.