Hvad laver en administrativ medicinsk kontor?
En medicinsk kontoradministrator, også undertiden kaldet en medicinsk sekretær eller kontorassistent, er primært ansvarlig for at besvare telefoner, planlægge aftaler og styre patientfiler i en sundhedsklinik eller et andet medicinsk kontor. Disse fagfolk arbejder ofte direkte for læger og sygeplejersker, men kan også ansættes på hospitaler, presserende plejecentre og assistentbo- eller hospicefaciliteter. Arbejdet er normalt ens uanset indstillingen og har en tendens til at koncentrere sig omkring sekretær- og grundlæggende papirarbejdsstyringsopgaver.
Direkte patientinteraktion
I de fleste lægekontorer er administratoren den første person, som patienter ser, når de kommer ind. Han eller hun sidder typisk ved et skrivebord i nærheden af hovedindgangen og er normalt ansvarlig for at tjekke folk ind, besvare spørgsmål og sørge for, at patienter føler sig til lethed. Afhængigt af kontoret kan denne person også have ansvaret for at styre venteværelset, herunder at holde det ryddig og sørge for, at der er distraktioner som læsestoffer, legetøj eller passende tv-shows til rådighed.
Håndtering af papirarbejde, som patienter har brug for at udfylde, er også en del af jobbet de fleste steder. Administratorer indsamler og registrerer typisk forsikringsoplysninger og medicinske historikformularer og afsløringer og beder normalt også om eventuelle medbetalinger eller tidspunkt for service, der forfalder.
Besvarelse af opkald og håndtering af kalendere
Managing af telefoner er en anden virkelig vigtig del af denne professionelle arbejde. Mennesker, der ringer til lægekontorer, taler normalt med en administrator, i det mindste først, især for ting som at få ruteplan til kontoret eller planlægge en aftale. I tilfælde af en medicinsk nødsituation videresender arbejdstageren som regel opkaldet til en læge eller sygeplejerske, ellers tager en meget detaljeret meddelelse og videregiver den vigtigste information til den medicinske ekspert "på telefon".
Jobbet kræver normalt også meget kyndigt, når det kommer til planlægning og organisering af tid. Administratorer opretter og administrerer typisk kalendere til aftaler, patientkonsultationer og vigtige møder, som de skal holde konstant opdateret. Når læger, sygeplejersker eller andet medicinsk personale kører efter tidsplanen eller skal gå glip af dage, er det normalt administratorens job at justere tingene. Det kan være en central del af arbejdet at ringe til patienter, omplanlægge begivenheder og skifte aftaler på et øjeblik.
Kontorarbejde
Den medicinske verden er en, der er stærkt journalafhængig, og et af administratorerne for lægekontorets største job er at holde papirer og skrevne filer i orden. Dette starter typisk med patientjournaler. Administratoren skal normalt udtænke et system til at holde filer opdaterede og tilgængelige, hvilket ofte involverer computing og elektronisk journalføring. De fleste moderne kontorer bruger en kombination af digitale og papirbaserede filer, og det at organisere og assimilere de to kan være en større opgave end det ser ud til.
Kontoradministratorer kan også være ansvarlige for styring af korrespondance og håndtering af ting som regninger for hjælp og lønstyring. Meget af dette afhænger af størrelsen på det omhandlede kontor - større operationer som hospitaler har ofte specifikke faktureringsafdelinger, der håndterer økonomiske anliggender, men i mindre praksis falder disse ting ofte til den person, der sidder i receptionen. Nogle steder kan denne person også håndtere forsikringspapirer, herunder udstede regninger til patienter og administrere tredjepartsbetalinger.
Assisterende læger
Afhængigt af kontoret kan en administrator også være påkrævet at hjælpe det medicinske personale med ting som posteringsdiktat, transkription og præparationslokale. Bestilling af labtest kan også være påkrævet. I nogle tilfælde behandler sundhedspersonale deres kontoransatte som personlige assistenter, hvor de beder dem om at gøre ting som at arrangere personlig transport, foretage middagsreservation eller indsamle renseri, selvom dette på ingen måde er en universel del af jobbeskrivelsen.
Forskellige arbejdsindstillinger
En medicinsk kontoradministrator kan arbejde mange forskellige steder. Individuel praksis er nogle af de mest almindelige, men jobbet kan findes næsten overalt, hvor patienter og sundhedsmedarbejdere interagerer - hospitaler, plejehjem og fristående klinikker er blot et par eksempler. Det er undertiden også muligt at finde disse slags administratorer, der arbejder hjemmefra, ofte som "virtuelle assistenter." Læger og andre, der driver små praksis, har muligvis ikke det overhead at leje personale til at arrangere aftaler og administrere ansøgninger på fuld tid, men at få fjernbetjening hjælp et par timer om ugen er ofte nyttigt. Arbejde-hjemme-arrangementer kræver normalt adgang til Internettet og en dedikeret telefonlinje til håndtering af medicinske opkald, men detaljerne kan variere meget afhængigt af omstændighederne.
Uddannelses- og uddannelseskrav
Arbejdsgivere stiller stort set deres egne krav til ansættelse af medicinske kontoradministratorer, men et gymnasiumseksamen eller tilsvarende er næsten altid vigtigt. Erfaring med at udføre kontorarbejde er også normalt et aktiv, og viden om medicinsk fakturering og kodning kan også være nyttig. Nogle samfundsskoler og erhvervsskoler tilbyder kurser designet specielt til at uddanne folk til at arbejde på lægekontorer. Selvom disse slags programmer på ingen måde garanterer at arbejde som en medicinsk kontoradministrator, kan de gøre det lettere for ansøgere at blive bemærket, især når det gælder konkurrencedygtige job eller ønskelige arbejdsgivere.