Wat doet een salarisadministrator?

Een looncoördinator beheert het systeem voor het compenseren van werknemers en het betalen van loonheffingen. Dit omvat het verwerken van gewerkte tijd voor normaal loon, maar kan ook het beheer van vergoedingen, het berekenen van verschuldigde voordelen en het verwerken van bonussen en andere eenmalige controles omvatten. De feitelijke omvang van de taak van een coördinator hangt af van de organisatiestructuur van het bedrijf. Grote bedrijven met gediversifieerde boekhoudafdelingen zullen doorgaans een looncoördinator toewijzen die strikt taken uitvoert. Kleine bedrijven zonder toegewijd boekhoudkundig personeel of personeelszaken verwachten waarschijnlijk dat een coördinator alles zal doen wat nodig is om werknemers te betalen en voordelen bij te houden.

Een van de meest gecompliceerde onderdelen van bedrijfsactiviteiten is loonverwerking. De taak wordt sterk gereguleerd vanuit een aantal richtingen. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om werknemers volgens een schema te betalen, in een afgesproken bedrag, en om de overwerk te compenseren. Bedrijven zijn ook wettelijk verplicht om passende loonheffingen te betalen aan lokale en regionale overheden. Bovendien vereisen de belastingautoriteiten dat bedrijven het bewijs van de door werknemers gewerkte tijd bewaren voor het geval dat de bedrijfskosten door de overheid worden gecontroleerd.

Deze potentiële wettelijke verplichtingen maken salarisbeheer een kritieke zakelijke functie. Een salariscoördinator is een specialist die specifiek wordt ingehuurd om het proces van het betalen van werknemers volgens een vastgesteld schema te beheren. Dit omvat het verzamelen, beoordelen en archiveren van urenstaten, controleren op nauwkeurigheid in het tijdrapportageproces en zorgen voor de juiste autorisaties voor de betaling van regulier loon en overuren. Uiteindelijk is de coördinator verantwoordelijk voor het verpakken en afleveren van de betaling aan de medewerkers. Het afsnijden van cheques en het regelen van elektronische stortingen op bankrekeningen van werknemers zijn de typische manieren waarop de loonlijst wordt afgerond.

Hoewel een bedrijf klein is met een beperkt aantal werknemers, kan een looncoördinator het loonproces vaak handmatig beheren. Tijdberekeningen worden bewaard in een financiële spreadsheet, controles worden intern uitgevoerd en belastingbetalingen worden gedaan via een directe zakelijke rekening bij de belastingdienst. Zodra een bedrijf een bepaalde capaciteit bereikt, wordt het echter onmogelijk om de loonlijst op deze manier te beheren. Een payroll-coördinator op het volgende niveau is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een soort payroll-software of het werken met een salarisverwerkingsbedrijf. De taken zijn in principe hetzelfde, behalve dat het hele systeem geautomatiseerd is.

Naarmate het personeelsbestand toeneemt, moet ook het salarisbeheer worden uitgebreid. Afhankelijk van de operationele structuur van het bedrijf, kan van een looncoördinator worden verwacht dat deze een boekhouding bijhoudt van de aan werknemers verschuldigde voordelen, zoals opgebouwde bijdragen aan een pensioenplan. Hij kan worden belast met het bijhouden en uitvoeren van onkostenvergoeding en het afhandelen van vragen van werknemers over hun loonniveau en andere kwesties. Een coördinator zal samenwerken met boekhoud- en personeelspersoneel om deze nevenwerkzaamheden te vervullen, of soms in plaats van toegewijd personeel op deze afdelingen werken, afhankelijk van de omstandigheden.