Cosa fa un coordinatore del personale?
Un coordinatore delle retribuzioni gestisce il sistema per la compensazione dei dipendenti e il pagamento delle imposte sul lavoro. Ciò include il tempo di elaborazione lavorato per la retribuzione ordinaria, ma può anche includere la gestione dei rimborsi, il calcolo dei benefici dovuti, l'elaborazione dei bonus e altri controlli una tantum. La portata effettiva del lavoro di un coordinatore dipende dalla struttura organizzativa dell'azienda. Le grandi aziende con dipartimenti contabili diversificati assegnano in genere a un coordinatore del personale il trattamento rigorosamente delle funzioni. Le piccole aziende senza personale addetto alla contabilità o alle risorse umane probabilmente si aspetteranno che un coordinatore faccia tutto il necessario per pagare i dipendenti e tenere traccia dei benefici.
Una delle parti più complicate delle operazioni aziendali è l'elaborazione delle buste paga. L'attività è fortemente regolata da una serie di direzioni. I datori di lavoro sono tenuti per legge a pagare i dipendenti secondo un programma, in un importo concordato e a compensare adeguatamente gli straordinari lavorati. Le aziende sono inoltre tenute dalla legge a pagare le tasse di impiego appropriate ai governi locali e regionali. Inoltre, le autorità fiscali richiedono alle società di conservare la prova del tempo impiegato dai dipendenti nel caso in cui le spese aziendali siano controllate dal governo.
Queste potenziali responsabilità legali rendono la gestione dei salari una funzione aziendale fondamentale. Un coordinatore delle retribuzioni è uno specialista assunto specificamente per gestire il processo di pagamento dei dipendenti secondo un programma stabilito. Ciò include la raccolta, la revisione e l'archiviazione dei fogli presenze, la verifica dell'accuratezza nel processo di rendicontazione dei tempi e la garanzia delle autorizzazioni adeguate per il pagamento della retribuzione regolare e di eventuali straordinari. Alla fine, il coordinatore è responsabile dell'imballaggio del pagamento e della consegna ai dipendenti. Tagliare gli assegni e organizzare i depositi elettronici nei conti bancari dei dipendenti è il modo tipico in cui viene finalizzata la gestione stipendi.
Mentre un'azienda è piccola con un numero limitato di dipendenti, un coordinatore del personale può spesso gestire manualmente il processo del personale. I calcoli del tempo vengono conservati in un foglio di calcolo finanziario, i controlli vengono eseguiti internamente e i pagamenti delle imposte vengono effettuati tramite un conto commerciale diretto con l'agenzia fiscale. Non appena un'azienda raggiunge una certa capacità, tuttavia, diventa impossibile gestire i salari in questo modo. Un coordinatore delle retribuzioni al livello successivo è responsabile della gestione di un tipo di software per le retribuzioni o della collaborazione con una società di elaborazione delle retribuzioni. Le attività sono sostanzialmente le stesse, tranne per il fatto che l'intero sistema è computerizzato.
Man mano che la forza lavoro aumenta di numero, anche la gestione delle retribuzioni deve espandersi. A seconda della struttura operativa dell'azienda, ci si può aspettare che un coordinatore dei salari tenga una contabilità dei benefici dovuti ai dipendenti, come i contributi accumulati a un piano pensionistico. Può essere incaricato di rintracciare ed eseguire il rimborso delle spese e gestire le domande dei dipendenti in merito alla loro percentuale di retribuzione e ad altri problemi. Un coordinatore lavorerà con il personale addetto alla contabilità e alle risorse umane per adempiere a questi compiti accessori, o talvolta opererà al posto di personale dedicato in questi dipartimenti, a seconda delle circostanze.