Co robi koordynator płac?
Koordynator płac zarządza systemem wynagradzania pracowników i płacenia podatków od zatrudnienia. Obejmuje to czas przetwarzania przepracowany dla zwykłej płacy, ale może również obejmować zarządzanie zwrotami, obliczanie należnych świadczeń oraz przetwarzanie premii i innych czeków jednorazowych. Rzeczywisty zakres pracy koordynatora zależy od struktury organizacyjnej firmy. Duże firmy ze zróżnicowanymi działami księgowymi zwykle wyznaczają koordynatora płac ściśle przetwarzającego obowiązki. Małe firmy bez wyspecjalizowanego personelu księgowego lub personalnego prawdopodobnie będą oczekiwać, że koordynator zrobi wszystko, aby zapłacić pracownikom i śledzić świadczenia.
Jedną z najbardziej skomplikowanych części operacji biznesowych jest przetwarzanie płac. Zadanie jest ściśle regulowane z wielu kierunków. Pracodawcy są zobowiązani przez prawo do płacenia pracownikom zgodnie z harmonogramem, w uzgodnionej wysokości, i do odpowiedniego kompensowania przepracowanych nadgodzin. Firmy są również zobowiązane przez prawo do płacenia odpowiednich podatków od zatrudnienia władzom lokalnym i regionalnym. Ponadto organy podatkowe wymagają od firm przechowywania dowodu czasu przepracowanego przez pracowników na wypadek kontroli wydatków biznesowych przez rząd.
Te potencjalne zobowiązania prawne sprawiają, że zarządzanie płacami jest kluczową funkcją biznesową. Koordynator płac to specjalista zatrudniony specjalnie do zarządzania procesem płacenia pracownikom zgodnie z ustalonym harmonogramem. Obejmuje to zbieranie, przeglądanie i archiwizowanie kart czasu pracy, sprawdzanie dokładności w procesie raportowania czasu oraz zapewnienie, że istnieją odpowiednie zezwolenia na wypłatę regularnych wynagrodzeń i nadgodzin. Ostatecznie koordynator odpowiada za zapłatę za opakowanie i dostarczenie jej pracownikom. Cięcie czeków i organizowanie elektronicznych wpłat na rachunki bankowe pracowników to typowe sposoby finalizacji listy płac.
Chociaż firma jest niewielka i ma ograniczoną liczbę pracowników, koordynator płac często może ręcznie zarządzać procesem płacowym. Obliczenia czasu są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym finansowym, czeki są przeprowadzane wewnętrznie, a płatności podatkowe są dokonywane za pośrednictwem bezpośredniego rachunku biznesowego w urzędzie skarbowym. Jednak gdy tylko firma osiągnie określoną wydajność, zarządzanie płacami w ten sposób staje się niemożliwe. Koordynator płac na kolejnym poziomie jest odpowiedzialny za prowadzenie pewnego rodzaju oprogramowania płacowego lub współpracę z firmą przetwarzającą listy płac. Zadania są zasadniczo takie same, z wyjątkiem tego, że cały system jest skomputeryzowany.
Wraz ze wzrostem liczby pracowników rosną także potrzeby w zakresie zarządzania płacami. W zależności od struktury operacyjnej firmy można oczekiwać, że koordynator listy płac będzie prowadził księgowość świadczeń należnych pracownikom, takich jak skumulowane składki na program emerytalny. Może być mu powierzone śledzenie i realizacja zwrotu kosztów oraz obsługa pytań od pracowników dotyczących ich wysokości wynagrodzenia i innych problemów. Koordynator będzie współpracował z personelem księgowym i kadrowym w celu wypełnienia tych zadań pomocniczych lub czasami będzie działał zamiast dedykowanego personelu w tych działach, w zależności od okoliczności.