Vad gör en lönekoordinator?
En lönekoordinator hanterar systemet för att kompensera anställda och betala anställningsskatter. Detta inkluderar bearbetningstid som arbetats för ordinarie lön, men kan också omfatta hantering av återbetalningar, beräkning av skyldiga förmåner samt bearbetning av bonusar och andra engångskontroller. Den verkliga omfattningen av en koordinators jobb beror på företagets organisationsstruktur. Stora företag med diversifierade bokföringsavdelningar tilldelar vanligtvis en lönekoordinator strikt hanteringsuppgifter. Små företag utan dedikerad redovisnings- eller personalpersonal förväntar sig sannolikt att en samordnare gör allt som krävs för att betala anställda och hålla reda på fördelarna.
En av de mest komplicerade delarna av affärsverksamheten är lönebehandling. Uppgiften är starkt reglerad från ett antal riktningar. Arbetsgivarna är skyldiga enligt lag att betala anställda enligt ett schema, i ett avtalat belopp och att korrekt kompensera för övertid som arbetats. Företag är också skyldiga enligt lag att betala lämpliga anställningsskatter till lokala och regionala myndigheter. Dessutom kräver skattemyndigheterna att företagen ska hålla bevis på den tid som de anställda arbetat om företagskostnader granskas av regeringen.
Dessa potentiella juridiska skulder gör lönehantering till en kritisk affärsfunktion. En lönekoordinator är en specialist som anlitas specifikt för att hantera processen att betala anställda enligt ett fast schema. Detta inkluderar insamling, granskning och arkivering av tidblad, kontroll av noggrannhet i tidsrapporteringsprocessen och att se till att rätt behörigheter finns på plats för betalning av ordinarie lön och eventuell övertid. I slutändan ansvarar koordinatorn för att förpacka betalning och leverera den till de anställda. Att klippa av och ordna elektroniska insättningar till anställdas bankkonton är de typiska sätten att lönelistan slutförs.
Medan ett företag är litet med ett begränsat antal anställda, kan en lönekoordinator ofta hantera löneprocessen för hand. Tidsberäkningar förvaras i ett finansiellt kalkylblad, kontroller utförs internt och skattebetalningar görs via ett direkt företagskonto med skattemyndigheten. Så fort ett företag når en viss kapacitet blir det emellertid omöjligt att hantera lönelistan på detta sätt. En lönekoordinator på nästa nivå ansvarar för att driva någon typ av löneprogramvara eller arbeta med ett lönebearbetningsföretag. Uppgifterna är i princip desamma förutom att hela systemet är datoriserat.
När arbetskraften ökar i antal utvidgas också lönehanteringsbehovet. Beroende på företagets operativa struktur kan en lönekoordinator förväntas hålla redovisning av de förmåner som är skyldiga till anställda, såsom ackumulerade avgifter till en pensionsplan. Han kan få i uppdrag att spåra och genomföra ersättning för utgifter och hantera frågor från anställda om deras lönesats och andra frågor. En samordnare kommer att arbeta med redovisnings- och personalresurser för att utföra dessa kompletterande uppgifter, eller ibland arbeta i stället för dedicerad personal i dessa avdelningar, beroende på omständigheterna.