Hva gjør en lønnskoordinator?
En lønnskoordinator administrerer systemet for å kompensere ansatte og betale ansettelsesskatt. Dette inkluderer saksbehandlingstid for ordinær lønn, men kan også omfatte administrering av refusjoner, beregning av skyldige fordeler og behandling av bonuser og andre engangssjekk. Det faktiske omfanget av en koordinatorjobb avhenger av organisasjonsstrukturen til selskapet. Store selskaper med diversifiserte regnskapsavdelinger vil typisk tildele en lønnskoordinator strengt behandlingsoppgaver. Små selskaper uten dedikerte regnskaps- eller personalarbeidere vil sannsynligvis forvente at en koordinator vil gjøre alt som er nødvendig for å betale ansatte og holde oversikt over fordelene.
En av de mest kompliserte delene av forretningsdrift er lønnsbehandling. Oppgaven er sterkt regulert fra en rekke retninger. Arbeidsgivere er lovpålagt å betale ansatte i henhold til en plan, i et avtalt beløp, og å kompensere for overarbeidet på riktig måte. Selskaper er også pålagt ved lov å betale passende ansettelsesskatt til lokale og regionale myndigheter. Videre krever skattemyndighetene at selskaper skal føre bevis på at arbeidstakere har arbeidet i tilfelle virksomhetsutgifter blir revidert av myndighetene.
Disse potensielle juridiske forpliktelsene gjør lønnsstyring til en kritisk forretningsfunksjon. En lønnskoordinator er en spesialist som blir ansatt spesifikt for å styre prosessen med å betale ansatte i henhold til en fastsatt tidsplan. Dette inkluderer innsamling, gjennomgang og arkivering av timelister, kontroll av nøyaktighet i tidsrapporteringsprosessen og sikre at de riktige autorisasjonene er på plass for betaling av ordinær betaling og eventuell overtid. Til syvende og sist er koordinatoren ansvarlig for å pakke betaling og levere den til de ansatte. Å kutte sjekker og ordne elektroniske innskudd til ansattes bankkontoer er de typiske måtene lønnslisten er ferdigstilt på.
Mens et selskap er lite med et begrenset antall ansatte, kan en lønnskoordinator ofte administrere lønnsprosessen for hånd. Tidsberegninger oppbevares i et finansielt regneark, sjekker blir utført internt, og skattebetalinger skjer via en direkte virksomhetskonto med skattebyrået. Så snart en virksomhet når en viss kapasitet, blir det imidlertid umulig å administrere lønningslisten på denne måten. En lønnskoordinator på neste nivå er ansvarlig for å drive en eller annen type lønnsprogramvare eller jobbe med et lønnsforedlingsfirma. Oppgavene er i utgangspunktet de samme, bortsett fra at hele systemet er datastyrt.
Når arbeidsstyrken øker i antall, utvides også lønnsstyringsbehovet. Avhengig av driftsstrukturen til selskapet, kan det forventes at en lønnskoordinator fører et regnskap over fordelene som skyldes ansatte, for eksempel akkumulerte bidrag til en pensjonsplan. Han kan få i oppgave å spore og utføre refusjon for utgifter og håndtere spørsmål fra ansatte om lønnsgraden og andre problemer. En koordinator vil jobbe med regnskap og personell for å utføre disse tilleggsoppgavene, eller noen ganger operere i stedet for dedikert stab i disse avdelingene, avhengig av omstendighetene.