Wat doet een persoonlijk secretaris?
De algemene taken van een secretaresse kunnen variëren, en een speciaal type secretaresse die uitsluitend voor één persoon werkt, staat bekend als een persoonlijke secretaresse. Deze medewerker zal een ondersteunende rol spelen die de professionele behoeften van een individu, meestal een leidinggevende of andere belangrijke organisatorische leider, ondersteunt in plaats van een groep mensen binnen een kantoor. De specifieke taken van een persoonlijke secretaresse kunnen bestaan uit het bijhouden van een schema, contact opnemen met leveranciers, reizen boeken, vergaderingen organiseren, contact onderhouden met de pers en nog veel meer.
De rol van de persoonlijke secretaresse kan van dag tot dag veranderen als de behoeften van een werkgever veranderen. Veel van het werk van de secretaresse kan plaatsvinden in een kantoor en hij of zij kan verantwoordelijk zijn voor het indienen van papierwerk, het bijhouden van facturen en ander betalingspapier, het beantwoorden van telefoontjes en e-mails, ontmoeting met klanten of andere kantoorbezoekers, en in in sommige gevallen zelfs toezicht op een staf van assistenten. Buiten het kantoor kan een persoonlijke secretaresse met een werkgever reizen, hotelreserveringen en vluchten boeken en andere professionele behoeften van de werkgever vervullen terwijl hij niet op kantoor is.
In de meeste gevallen zal de persoonlijke secretaresse vele jaren in een bepaalde bedrijfstak of kantoor hebben gewerkt als een secretaresse op instap- of middenniveau voordat hij verder ging. Veel secretaresses verdienen postsecundaire certificaten om zich beter te kwalificeren voor hogere verantwoordelijkheidsposities. Het kan ook nodig zijn om bepaalde kwalificaties te behalen die specifiek zijn voor een branche; dit is vooral belangrijk als de persoonlijke secretaresse papierwerk afhandelt dat rechtstreeks betrekking heeft op de industrie. In een medische setting moet de secretaresse bijvoorbeeld een cursus medische terminologie volgen, zodat hij of zij verschillende termen begrijpt die worden gebruikt om bepaald papierwerk te classificeren. Juridische secretaresses moeten verschillende soorten juridische terminologie begrijpen om papierwerk of andere correspondentie met betrekking tot de taak te beheren.
Het is belangrijk dat de persoonlijke secretaresse uiterst flexibel is, omdat zijn of haar verantwoordelijkheden van moment tot moment kunnen veranderen. Het werk kan in sommige omgevingen behoorlijk stressvol zijn en sommige werkgevers zullen veeleisender zijn dan anderen. Het vermogen om effectief te communiceren is essentieel, omdat de secretaresse veel van zijn of haar tijd zal besteden aan het coördineren met anderen, interactie met het publiek en het beheren van correspondentie namens haar werkgever of werkgevers. In sommige gevallen kan de secretaris meer dan één werkgever bijwonen, wat betekent dat hij of zij meerdere werkbelastingen moet combineren.