Wat doet een persoonlijke secretaresse?

De algemene taken van een secretaris kunnen variëren, en een speciaal type secretaris dat exclusief voor één persoon werkt, staat bekend als een persoonlijke secretaris. Deze werknemer zal een ondersteuningsrol spelen die neigt naar de professionele behoeften van een individu, meestal een uitvoerende of andere belangrijke organisatorische leider, in plaats van een groep mensen binnen een kantoor. De specifieke taken van een persoonlijke secretaris kunnen omvatten het onderhouden van een schema, contact opnemen met leveranciers, het boeken van reizen, het organiseren van vergaderingen, het onderhouden van contact met de pers en nog veel meer.

De rol van de persoonlijke secretaris kan van dag tot dag verschuiven naarmate de behoeften van een werkgever verandert. Veel van het werk van de secretaresse kan plaatsvinden in een kantoor, en hij of zij kan verantwoordelijk zijn voor het indienen van papierwerk, het bijhouden van facturen en andere betalingspapier, het beantwoorden van telefoontjes en e-mails, ontmoeting met klanten of andere kantoorbezoekers, en in sommige gevallen zelfs toezicht op een personeel van assistent. Buiten het kantoor, een persoonlijk geheimAry kan reizen met een werkgever, hotelreserveringen en vluchten boeken, en neigt naar andere professionele behoeften van de werkgever terwijl hij buiten kantoor is.

In de meeste gevallen zal de persoonlijke secretaris al vele jaren in een bepaalde branche of kantoor hebben gewerkt als een secretaris op instap- of middenniveau voordat hij verder gaat. Veel secretaresses verdienen post-secundaire certificaten om beter gekwalificeerd te worden voor posities met een hogere verantwoordelijkheid. Het kan ook nodig zijn om enkele kwalificaties te verdienen die specifiek zijn voor een branche; Dit is vooral belangrijk als de persoonlijke secretaris papierwerk zal afhandelen dat rechtstreeks op de industrie betrekking heeft. In een medische omgeving moet de secretaris bijvoorbeeld mogelijk een klas volgen over medische terminologie, zodat hij of zij verschillende termen begrijpt die worden gebruikt om bepaald papierwerk te classificeren. Rechtssecretarissen zullen verschillende soorten juridische terminologie moeten begrijpen om m te kunnenanage papierwerk of andere correspondentie die betrekking heeft op de taak.

Het is belangrijk dat de persoonlijke secretaris extreem aanpasbaar is, omdat zijn of haar verantwoordelijkheden van moment tot moment kunnen veranderen. Het werk kan in sommige instellingen redelijk hoge stress zijn en sommige werkgevers zullen veel veeleisender zijn dan andere. Een vermogen om effectief te communiceren is essentieel, omdat de secretaris veel van zijn of haar tijd zal besteden aan het coördineren met anderen, interactie met het publiek en het beheren van correspondentie namens haar werkgever of werkgevers. In sommige gevallen kan de secretaris meer dan één werkgever bijwonen, wat betekent dat hij of zij meerdere workloads moet in evenwicht brengen.