Was macht ein persönlicher Sekretär?
Die allgemeinen Aufgaben einer Sekretärin können variieren, und eine spezielle Art von Sekretärin, die ausschließlich für eine Person arbeitet, wird als persönliche Sekretärin bezeichnet. Dieser Mitarbeiter spielt eine unterstützende Rolle, die eher den beruflichen Bedürfnissen eines Einzelnen, in der Regel einer Führungskraft oder eines anderen wichtigen Unternehmensleiters, als einer Gruppe von Personen in einem Büro entspricht. Zu den besonderen Aufgaben eines persönlichen Sekretärs zählen die Einhaltung eines Zeitplans, die Kontaktaufnahme mit Anbietern, die Buchung von Reisen, die Organisation von Besprechungen, die Pflege des Pressekontakts und vieles mehr.
Die Rolle des persönlichen Sekretärs kann sich von Tag zu Tag ändern, wenn sich die Bedürfnisse eines Arbeitgebers ändern. Ein Großteil der Arbeit des Sekretärs findet möglicherweise in einem Büro statt, und er oder sie ist möglicherweise dafür verantwortlich, Unterlagen einzureichen, Rechnungen und andere Zahlungspapiere zu protokollieren, Anrufe und E-Mails zu beantworten, sich mit Kunden oder anderen Bürobesuchern zu treffen und in In einigen Fällen wird sogar ein Mitarbeiterstab von Assistenten beaufsichtigt. Außerhalb des Büros kann eine persönliche Sekretärin mit einem Arbeitgeber reisen, Hotelreservierungen und Flüge buchen und sich außerhalb des Büros um andere berufliche Bedürfnisse des Arbeitgebers kümmern.
In den meisten Fällen hat der persönliche Sekretär viele Jahre in einer bestimmten Branche oder in einem bestimmten Büro als Einstiegs- oder Mittelstandssekretär gearbeitet, bevor er zum neuen Sekretär aufgestiegen ist. Viele Sekretäre erwerben postsekundäre Zertifikate, um sich für verantwortungsvollere Positionen zu qualifizieren. Es kann auch erforderlich sein, einige branchenspezifische Qualifikationen zu erwerben. Dies ist besonders wichtig, wenn die persönliche Sekretärin Papierkram erledigt, der sich direkt auf die Branche bezieht. In einem medizinischen Umfeld muss die Sekretärin beispielsweise möglicherweise einen Kurs zur medizinischen Terminologie belegen, damit sie verschiedene Begriffe versteht, die zum Klassifizieren bestimmter Dokumente verwendet werden. Anwaltssekretäre müssen verschiedene Arten von Rechtsterminologie verstehen, um Papierkram oder andere Korrespondenz zu verwalten, die sich auf den Job beziehen.
Es ist wichtig, dass der persönliche Sekretär äußerst anpassungsfähig ist, da sich seine Aufgaben von Moment zu Moment ändern können. In einigen Situationen kann der Job ziemlich stressig sein, und einige Arbeitgeber werden weitaus anspruchsvoller sein als andere. Die Fähigkeit zur effektiven Kommunikation ist unerlässlich, da die Sekretärin einen Großteil ihrer Zeit damit verbringt, sich mit anderen zu koordinieren, mit der Öffentlichkeit zu interagieren und den Schriftverkehr im Auftrag ihres Arbeitgebers oder ihrer Arbeitgeber zu verwalten. In einigen Fällen kann der Sekretär mehr als einen Arbeitgeber beaufsichtigen, was bedeutet, dass er mehrere Arbeitslasten ausgleichen muss.