Co dělá osobní sekretář?
Obecné pracovní povinnosti sekretáře se mohou lišit a zvláštní typ sekretáře, který pracuje výhradně pro jednu osobu, se nazývá osobní sekretář. Tento zaměstnanec bude hrát podpůrnou roli, která spíše odpovídá profesním potřebám jednotlivce, obvykle výkonného nebo jiného důležitého organizačního vůdce, než skupině lidí v kanceláři. Specifické pracovní povinnosti osobního tajemníka mohou zahrnovat udržování harmonogramu, kontaktování prodejců, rezervaci cestování, organizování schůzek, udržování kontaktu s tiskem a mnoho dalšího.
Role osobního tajemníka se může měnit ze dne na den, jak se mění potřeby zaměstnavatele. Většina práce tajemníka se může odehrávat v kanceláři a on nebo ona může být odpovědná za podání papírování, sledování faktur a jiných dokladů o platbách, odpovídání na telefonní hovory a e-maily, setkání s klienty nebo jinými návštěvníky kanceláře a v v některých případech dokonce dohlíží na zaměstnance asistentů. Mimo kancelář může osobní sekretář cestovat se zaměstnavatelem, rezervovat si hotelové rezervace a letenky a mít sklon k dalším profesním potřebám zaměstnavatele, když je mimo kancelář.
Ve většině případů bude osobní tajemník před postupováním pracovat v určitém odvětví nebo kanceláři po mnoho let jako vstupní nebo střední tajemník. Mnoho sekretářů získává postsekundární certifikáty, aby se lépe kvalifikovalo pro pozice s vyšší odpovědností. Může být rovněž nutné získat určité kvalifikace specifické pro dané odvětví; to je obzvláště důležité, pokud osobní sekretářka bude manipulovat s papíry, které se týkají přímo průmyslu. Například v lékařském prostředí může sekretář potřebovat absolvovat třídu lékařskou terminologii, aby rozuměl různým termínům používaným pro klasifikaci určitých papírování. Tajemníci práva budou muset rozumět různým druhům právní terminologie, aby mohli spravovat papírování nebo jinou korespondenci, která se týká dané práce.
Je důležité, aby byl osobní sekretář velmi přizpůsobivý, protože jeho povinnosti se mohou v jednotlivých okamžicích měnit. Práce může být v některých prostředích poměrně vysoká a někteří zaměstnavatelé budou mnohem náročnější než jiní. Schopnost efektivní komunikace je nezbytná, protože tajemník stráví většinu svého času koordinací s ostatními, interakcí s veřejností a spravováním korespondence jménem svého zaměstnavatele nebo zaměstnavatelů. V některých případech může sekretář navštěvovat více než jednoho zaměstnavatele, což znamená, že bude muset vyrovnat více pracovních zátěží.