Vad gör en personlig sekreterare?

En generalsekreterare för en sekreterare kan variera, och en speciell typ av sekreterare som exklusivt arbetar för en person kallas en personlig sekreterare. Den anställda kommer att spela en stödroll som tenderar att enskildas yrkesmässiga behov, vanligtvis en verkställande eller annan viktig organisationsledare, snarare än för en grupp människor på ett kontor. De specifika jobbuppgifterna för en personlig sekreterare kan innefatta att upprätthålla ett schema, kontakta leverantörer, boka resor, organisera möten, upprätthålla kontakten med pressen och mycket mer.

Den personliga sekreterarens roll kan förändras från dag till dag när arbetsgivarnas behov förändras. Mycket av sekreterarens arbete kan ske på ett kontor, och han eller hon kan vara ansvarig för arkivering av pappersarbete, hålla reda på fakturor och andra betalningspapper, besvara telefonsamtal och e-post, möte med klienter eller andra kontorsbesökare och i i vissa fall till och med övervakar en personal av assistenter. Utanför kontoret kan en personlig sekreterare resa med en arbetsgivare, boka hotellreservationer och flyg, och tenderar att ha andra yrkesmässiga behov hos arbetsgivaren när han är ute på kontoret.

I de flesta fall kommer den personliga sekreteraren att ha arbetat i en viss bransch eller kontor under många år som inträdesnivå eller mellannivå innan han avancerade. Många sekreterare tjänar post-sekundära certifikat för att bli bättre kvalificerade för högre ansvarsområden. Det kan också vara nödvändigt att få vissa kvalifikationer som är specifika för en bransch; detta är särskilt viktigt om den personliga sekreteraren kommer att hantera pappersarbete som hänför sig direkt till branschen. I en medicinsk miljö, till exempel, kan sekreteraren behöva ta en kurs i medicinsk terminologi så att han eller hon förstår olika termer som används för att klassificera vissa pappersarbete. Jurysekreterare måste förstå olika typer av juridisk terminologi för att hantera pappersarbete eller annan korrespondens som rör jobbet.

Det är viktigt för den personliga sekreteraren att vara extremt anpassningsbar, eftersom hans eller hennes ansvar kan förändras från tid till ögonblick. Jobbet kan vara ganska högt stress i vissa miljöer, och vissa arbetsgivare kommer att vara mycket mer krävande än andra. En förmåga att kommunicera effektivt är avgörande, eftersom sekreteraren kommer att spendera mycket av sin tid på att samordna med andra, interagera med allmänheten och hantera korrespondens på uppdrag av sin arbetsgivare eller arbetsgivare. I vissa fall kan sekreteraren delta i mer än en arbetsgivare, vilket innebär att han eller hon kommer att behöva balansera flera arbetsbelastningar.