Cosa fa un segretario personale?
Le funzioni generali di lavoro di un segretario possono variare e un tipo speciale di segretario che lavora esclusivamente per una persona è noto come segretario personale. Questo dipendente svolgerà un ruolo di supporto che tende alle esigenze professionali di un individuo, di solito un dirigente o un altro leader organizzativo importante, piuttosto che a un gruppo di persone all'interno di un ufficio. I compiti specifici di un segretario personale possono includere il mantenimento di un programma, il contatto con i fornitori, la prenotazione di viaggi, l'organizzazione di riunioni, il mantenimento dei contatti con la stampa e molto altro.
Il ruolo del segretario personale può cambiare di giorno in giorno man mano che cambiano le esigenze di un datore di lavoro. Gran parte del lavoro della segreteria può svolgersi in un ufficio e lui o lei può essere responsabile per l'archiviazione di documenti, tenere traccia delle fatture e altri documenti di pagamento, rispondere a telefonate ed e-mail, incontrarsi con clienti o altri visitatori dell'ufficio e in in alcuni casi addirittura supervisionando uno staff di assistenti. Al di fuori dell'ufficio, un segretario personale può viaggiare con un datore di lavoro, prenotare prenotazioni di hotel e voli, e tende ad altre esigenze professionali del datore di lavoro mentre è fuori dall'ufficio.
Nella maggior parte dei casi, il segretario personale ha lavorato per molti anni in un determinato settore o ufficio come segretario di livello base o intermedio prima di avanzare. Molti segretari ottengono certificati post-secondari al fine di diventare meglio qualificati per posizioni di maggiore responsabilità. Potrebbe anche essere necessario acquisire alcune qualifiche specifiche di un settore; questo è particolarmente importante se il segretario personale si occuperà delle pratiche burocratiche che riguardano direttamente l'industria. In un contesto medico, ad esempio, potrebbe essere necessario che il segretario segua un corso di terminologia medica in modo da comprendere vari termini usati per classificare alcuni documenti. I segretari di legge dovranno comprendere vari tipi di terminologia legale al fine di gestire le pratiche burocratiche o altra corrispondenza pertinente al lavoro.
È importante che il segretario personale sia estremamente adattabile, poiché le sue responsabilità possono cambiare momento per momento. Il lavoro può essere abbastanza stressante in alcuni contesti e alcuni datori di lavoro saranno molto più esigenti di altri. La capacità di comunicare in modo efficace è essenziale, poiché la segretaria trascorrerà gran parte del suo tempo a coordinarsi con gli altri, a interagire con il pubblico e a gestire la corrispondenza per conto del proprio datore di lavoro o dei propri datori di lavoro. In alcuni casi, il segretario può frequentare più di un datore di lavoro, il che significa che dovrà bilanciare più carichi di lavoro.