Cosa fa un segretario personale?

I compiti lavorativi generali di un segretario possono variare e un tipo speciale di segretario che lavora esclusivamente per una persona è noto come segretario personale. Questo dipendente svolgerà un ruolo di supporto che tende alle esigenze professionali di un individuo, di solito un dirigente o altro leader organizzativo importante, piuttosto che a un gruppo di persone all'interno di un ufficio. I compiti di lavoro specifici di un segretario personale possono includere il mantenimento di un programma, il contatto con i fornitori, la prenotazione di viaggi, l'organizzazione di riunioni, il mantenimento del contatto con la stampa e molto altro. Gran parte del lavoro del segretario può svolgersi in un ufficio e può essere responsabile della presentazione di scartoffie, tenere traccia delle fatture e altri documenti di pagamento, rispondere alle telefonate e alle e-mail, all'incontro con clienti o altri visitatori dell'ufficio e in alcuni casi persino supervisionando uno staff di assistenti. Fuori dall'ufficio, un segreto personaleAry può viaggiare con un datore di lavoro, prenotare prenotazioni e voli in hotel e tendersi ad altre esigenze professionali del datore di lavoro mentre è fuori ufficio.

Nella maggior parte dei casi, il segretario personale avrà lavorato in un determinato settore o ufficio per molti anni come segretario entry-level o di livello medio prima di avanzare. Molti segretari guadagnano certificati post-secondari al fine di diventare meglio qualificati per posizioni di responsabilità più elevate. Potrebbe anche essere necessario guadagnare alcune qualifiche specifiche per un settore; Ciò è particolarmente importante se il segretario personale gestirà le scartoffie che riguardano direttamente l'industria. In un contesto medico, ad esempio, il segretario potrebbe aver bisogno di seguire una lezione di terminologia medica in modo da comprendere vari termini usati per classificare determinati documenti. I segretari di legge dovranno comprendere vari tipi di terminologia legale per managio di scartoffie o altra corrispondenza che riguarda il lavoro.

È importante che il segretario personale sia estremamente adattabile, poiché le sue responsabilità possono cambiare momento in momento. Il lavoro può essere abbastanza elevato in alcuni contesti e alcuni datori di lavoro saranno molto più esigenti di altri. Una capacità di comunicare in modo efficace è essenziale, poiché il segretario trascorrerà gran parte del proprio tempo a coordinarti con gli altri, interagire con il pubblico e gestire la corrispondenza per conto del suo datore di lavoro o dei suoi datori di lavoro. In alcuni casi, il segretario può frequentare più di un datore di lavoro, il che significa che dovrà bilanciare più carichi di lavoro.