O que faz um secretário pessoal?
As funções gerais de trabalho de uma secretária podem variar, e um tipo especial de secretária que trabalha exclusivamente para uma pessoa é conhecida como secretária pessoal. Esse funcionário desempenhará um papel de suporte que atenda às necessidades profissionais de um indivíduo, geralmente um executivo ou outro líder organizacional importante, e não a um grupo de pessoas dentro de um escritório. As funções específicas de trabalho de uma secretária pessoal podem incluir a manutenção de um cronograma, o contato com fornecedores, a reserva de viagens, a organização de reuniões, o contato com a imprensa e muito mais.
O papel da secretária pessoal pode mudar de dia para dia à medida que as necessidades de um empregador mudam. Grande parte do trabalho da secretária pode ocorrer em um escritório, e ele pode ser responsável por arquivar documentos, acompanhar as faturas e outros documentos de pagamento, atender telefonemas e e-mails, reunir-se com clientes ou outros visitantes do escritório e, em geral, alguns casos até supervisionam uma equipe de assistentes. Fora do escritório, uma secretária pessoal pode viajar com um empregador, reservar reservas de hotéis e voos e atender a outras necessidades profissionais do empregador enquanto estiver fora do escritório.
Na maioria dos casos, a secretária pessoal terá trabalhado em um setor ou escritório específico por muitos anos como secretária de nível básico ou intermediário antes de avançar. Muitos secretários ganham certificados pós-secundários para se qualificarem melhor para cargos de maior responsabilidade. Também pode ser necessário obter algumas qualificações específicas para um setor; isso é especialmente importante se a secretária pessoal estiver lidando com papéis que pertencem diretamente ao setor. Em um ambiente médico, por exemplo, o secretário pode precisar fazer uma aula de terminologia médica para entender vários termos usados para classificar determinada papelada. Os secretários de advocacia precisarão entender vários tipos de terminologia legal para gerenciar a papelada ou outra correspondência relacionada ao trabalho.
É importante que o secretário pessoal seja extremamente adaptável, pois suas responsabilidades podem mudar de momento para momento. O trabalho pode ser bastante estressante em algumas situações, e alguns empregadores serão muito mais exigentes que outros. A capacidade de se comunicar efetivamente é essencial, pois a secretária gasta muito tempo coordenando-se com outras pessoas, interagindo com o público e gerenciando a correspondência em nome de seu empregador ou empregadores. Em alguns casos, a secretária pode participar de mais de um empregador, o que significa que ele precisará equilibrar várias cargas de trabalho.