Hva gjør en personlig sekretær?

De generelle stillingsoppgavene til en sekretær kan variere, og en spesiell type sekretær som utelukkende jobber for en person er kjent som en personlig sekretær. Denne ansatte vil spille en støtterolle som har en tendens til de profesjonelle behovene til en person, vanligvis en utøvende eller annen viktig organisasjonsleder, i stedet for en gruppe mennesker på et kontor. De spesifikke jobboppgavene til en personlig sekretær kan inkludere å opprettholde en tidsplan, kontakte leverandører, bestille reiser, organisere møter, opprettholde kontakten med pressen og mye mer.

Den personlige sekretærens rolle kan skifte fra dag til dag etter hvert som arbeidsgiverens behov endres. Mye av sekretærens arbeid kan foregå på et kontor, og han eller hun kan være ansvarlig for arkivering av papirarbeid, holde oversikt over fakturaer og andre betalingsoppgaver, besvare telefonsamtaler og e-post, møte med klienter eller andre kontorsbesøkende, og i noen tilfeller har til og med tilsyn med en stab av assistenter. Utenfor kontoret kan en personlig sekretær reise med en arbeidsgiver, bestille hotellreservasjoner og flyreiser, og ha en tendens til andre profesjonelle behov hos arbeidsgiveren mens han er ute av kontoret.

I de fleste tilfeller vil den personlige sekretæren ha jobbet i en bestemt bransje eller kontor i mange år som et entry-level eller mid-level Secretary før han gikk videre. Mange sekretærer tjener videregående sertifikater for å bli bedre kvalifisert for stillinger med høyere ansvar. Det kan også være nødvendig å oppnå noen kvalifikasjoner som er spesifikke for en bransje; Dette er spesielt viktig hvis den personlige sekretæren skal håndtere papirer som angår direkte industrien. I en medisinsk setting, for eksempel, kan sekretæren trenge å ta en klasse i medisinsk terminologi slik at han eller hun forstår forskjellige uttrykk som brukes for å klassifisere visse papirer. Advokatsekretærer må forstå ulike typer juridisk terminologi for å administrere papirarbeid eller annen korrespondanse som gjelder jobben.

Det er viktig for den personlige sekretæren å være ekstremt tilpasningsdyktig, ettersom hans eller hennes ansvar kan endres øyeblikk til øyeblikk. Jobben kan være ganske høy stress i noen omgivelser, og noen arbeidsgivere vil være langt mer krevende enn andre. En evne til å kommunisere effektivt er viktig, ettersom sekretæren vil bruke mye av sin tid på å koordinere seg med andre, samhandle med publikum og administrere korrespondanse på vegne av arbeidsgiveren eller arbeidsgiverne. I noen tilfeller kan sekretæren delta i mer enn en arbeidsgiver, noe som betyr at han eller hun vil trenge å balansere flere arbeidsmengder.