Hva gjør en personlig sekretær?

De generelle jobboppgavene til en sekretær kan variere, og en spesiell type sekretær som utelukkende jobber for en person er kjent som en personlig sekretær. Denne ansatte vil spille en støtterolle som har en tendens til de profesjonelle behovene til et individ, vanligvis en utøvende eller annen viktig organisasjonsleder, snarere enn for en gruppe mennesker på et kontor. De spesifikke stillingsoppgavene til en personlig sekretær kan omfatte å opprettholde en plan, kontakte leverandører, bestille reise, organisere møter, opprettholde kontakt med pressen og mye mer.

Den personlige sekretærens rolle kan skifte fra dag til dag etter hvert som behovene til en arbeidsgiver endres. Mye av sekretærens arbeid kan finne sted på et kontor, og han eller hun kan være ansvarlig for å arkivere papirer, holde oversikt over fakturaer og andre betalingspapirer, svare på telefonsamtaler og e-post, møte med klienter eller andre kontorbesøkende, og i noen tilfeller til og med føre tilsyn med en stabspersonell. Utenfor kontoret, en personlig hemmelighetAry kan reise med en arbeidsgiver, bokhotellreservasjoner og flyreiser, og pleier andre profesjonelle behov hos arbeidsgiveren mens du er ute av kontoret.

I de fleste tilfeller vil den personlige sekretæren ha jobbet i en bestemt bransje eller kontor i mange år som et sekretær på inngangsnivå eller mellomnivå før han avanserte. Mange sekretærer tjener videregående sertifikater for å bli bedre kvalifisert for stillinger med høyere ansvar. Det kan også være nødvendig å tjene noen kvalifikasjoner som er spesifikke for en bransje; Dette er spesielt viktig hvis den personlige sekretæren skal håndtere papirer som gjelder bransjen. I medisinsk setting kan for eksempel sekretæren trenge å ta en klasse på medisinsk terminologi, slik at han eller hun forstår forskjellige begreper som brukes til å klassifisere visse papirer. Advokatsekretærer må forstå forskjellige typer juridisk terminologi for å mAnage papirer eller annen korrespondanse som gjelder jobben.

Det er viktig for den personlige sekretæren å være ekstremt tilpasningsdyktig, ettersom hans eller hennes ansvar kan endre øyeblikk til øyeblikk. Jobben kan være ganske høyt stress i noen omgivelser, og noen arbeidsgivere vil være langt mer krevende enn andre. En evne til å kommunisere effektivt er viktig, ettersom sekretæren vil bruke mye av sin tid på å koordinere med andre, samhandle med publikum og håndtere korrespondanse på vegne av arbeidsgiveren eller arbeidsgiverne. I noen tilfeller kan sekretæren delta på mer enn en arbeidsgiver, noe som betyr at han eller hun vil trenge å balansere flere arbeidsmengder.