Que fait un secrétaire personnel?
Les tâches générales d'un secrétaire peuvent varier, et un type spécial de secrétaire qui travaille exclusivement pour une personne est appelé secrétaire personnel. Cet employé jouera un rôle de soutien répondant aux besoins professionnels d'un individu, généralement un dirigeant ou un autre dirigeant important de l'organisation, plutôt qu'à un groupe de personnes au sein d'un bureau. Les tâches spécifiques d'un secrétaire personnel peuvent inclure la tenue d'un emploi du temps, le contact avec les fournisseurs, la réservation de voyages, l'organisation de réunions, le maintien du contact avec la presse, etc.
Le rôle du secrétaire personnel peut changer de jour en jour à mesure que les besoins de l'employeur changent. Une grande partie du travail de la secrétaire peut se dérouler dans un bureau. Elle peut être chargée du classement des documents, du suivi des factures et autres documents relatifs au paiement, de la réponse aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, des réunions avec les clients ou autres visiteurs du bureau, et dans certains cas, même superviser une équipe d’assistants. En dehors du bureau, un secrétaire personnel peut voyager avec un employeur, faire des réservations d’hôtel et des vols, et répondre à d’autres besoins professionnels de l’employeur en dehors du bureau.
Dans la plupart des cas, le secrétaire personnel aura travaillé pendant plusieurs années dans un secteur d'activité ou un bureau particulier en tant que secrétaire débutant ou intermédiaire avant de continuer. De nombreux secrétaires obtiennent un certificat d'études postsecondaires afin de mieux se qualifier pour des postes à plus haute responsabilité. Il peut également être nécessaire d’obtenir des qualifications spécifiques à une industrie; Cela est particulièrement important si le secrétaire personnel s'occupe des documents directement liés à l'industrie. Dans un contexte médical, par exemple, le secrétaire peut avoir besoin de suivre un cours de terminologie médicale afin de comprendre divers termes utilisés pour classer certains documents. Les secrétaires juridiques devront comprendre divers types de terminologie juridique afin de gérer les écritures ou toute autre correspondance liée au travail.
Il est important que le secrétaire personnel soit extrêmement adaptable, car ses responsabilités peuvent changer d'un moment à l'autre. Le travail peut être assez stressant dans certains contextes et certains employeurs seront beaucoup plus exigeants que d’autres. Une capacité à communiquer efficacement est essentielle, car la secrétaire consacrera une grande partie de son temps à la coordination avec les autres, à l’interaction avec le public et à la gestion de la correspondance pour le compte de son ou ses employeurs. Dans certains cas, le secrétaire peut s’adresser à plus d’un employeur, ce qui signifie qu’il devra équilibrer plusieurs charges de travail.