Co robi osobisty sekretarz?
Ogólne obowiązki sekretarki mogą być różne, a specjalny rodzaj sekretarki, który pracuje wyłącznie dla jednej osoby, jest znany jako osobisty sekretarz. Pracownik ten będzie odgrywał rolę pomocniczą, która odpowiada potrzebom zawodowym osoby, zwykle kierownictwa lub innego ważnego lidera organizacyjnego, a nie grupie osób w biurze. Konkretne obowiązki osobiste sekretarza mogą obejmować utrzymywanie harmonogramu, kontaktowanie się ze sprzedawcami, rezerwowanie podróży, organizowanie spotkań, utrzymywanie kontaktu z prasą i wiele innych.
Rola osobistego sekretarza może zmieniać się z dnia na dzień, gdy zmieniają się potrzeby pracodawcy. Większość pracy sekretarza może odbywać się w biurze, a on lub ona może być odpowiedzialna za składanie dokumentów, śledzenie faktur i innych dokumentów związanych z płatnościami, odbieranie połączeń telefonicznych i e-maili, spotkania z klientami lub innymi osobami odwiedzającymi biuro oraz w niektórych przypadkach nawet nadzorowanie personelu asystentów. Poza biurem osobisty sekretarz może podróżować z pracodawcą, rezerwować rezerwacje hotelowe i loty, a także zajmować się innymi potrzebami zawodowymi pracodawcy poza biurem.
W większości przypadków osobisty sekretarz będzie pracował w określonej branży lub biurze przez wiele lat jako sekretarz na poziomie podstawowym lub średnim, zanim przejdzie do następnego etapu. Wiele sekretarek zdobywa świadectwa policealne, aby uzyskać lepsze kwalifikacje na wyższe stanowiska. Konieczne może być również zdobycie niektórych kwalifikacji specyficznych dla branży; jest to szczególnie ważne, jeśli osobisty sekretarz będzie zajmował się dokumentami dotyczącymi bezpośrednio branży. Na przykład w środowisku medycznym sekretarz może potrzebować wziąć lekcję terminologii medycznej, aby rozumiał różne terminy używane do klasyfikowania niektórych dokumentów. Sekretarze prawa będą musieli zrozumieć różne rodzaje terminologii prawnej, aby zarządzać dokumentacją lub inną korespondencją związaną z pracą.
Ważne jest, aby osobisty sekretarz był niezwykle elastyczny, ponieważ jego obowiązki mogą zmieniać się z chwili na chwilę. W niektórych warunkach praca może być dość stresująca, a niektórzy pracodawcy będą o wiele bardziej wymagający niż inni. Umiejętność skutecznego komunikowania się jest niezbędna, ponieważ sekretarka spędza większość czasu na koordynowaniu działań z innymi, interakcji z opinią publiczną i zarządzaniu korespondencją w imieniu swojego pracodawcy lub pracodawców. W niektórych przypadkach sekretarz może uczestniczyć w więcej niż jednym pracodawcy, co oznacza, że będzie musiał zrównoważyć wiele obciążeń.