Co robi osobista sekretarz?
Ogólne obowiązki zawodowe sekretarza mogą się różnić, a specjalny rodzaj sekretarza, który pracuje wyłącznie dla jednej osoby, jest znany jako sekretarz osobisty. Pracownik ten odgrywa rolę wsparcia, która dąży do profesjonalnych potrzeb jednostki, zwykle wykonawczej lub innego ważnego lidera organizacyjnego, a nie grupie osób w biurze. Konkretne obowiązki pracy osobistego sekretarza mogą obejmować utrzymanie harmonogramu, kontakt z dostawcami, rezerwację podróży, organizację spotkań, utrzymanie kontaktu z prasą i wiele więcej.
Rola osobistego sekretarza może się zmieniać z dnia na dzień wraz ze zmianami potrzeb pracodawcy. Znaczna część prac sekretarza może odbywać się w biurze, a on lub ona może być odpowiedzialny za składanie dokumentów, śledzenie faktur i innych dokumentów płatniczych, odbieranie telefonów i e-maili, spotkanie z klientami lub innymi odwiedzającymi biurową, a w niektórych przypadkach nawet nadzorowanie personelu asystentów. Poza biurem osobisty sekretARY może podróżować z pracodawcą, rezerwacji hotelu i loty oraz dążyć do innych profesjonalnych potrzeb pracodawcy podczas poza biurem.
W większości przypadków osobista sekretarz będzie pracował w określonej branży lub biurze przez wiele lat jako sekretarz podstawowy lub średnio szczebla przed awansem. Wiele sekretarzy zarabia świadectwo policealne, aby lepiej wykwalifikować się do wyższych stanowisk odpowiedzialności. Konieczne może być również uzyskanie kwalifikacji specyficznych dla branży; Jest to szczególnie ważne, jeśli osobista sekretarz będzie obsługiwał dokumenty, które dotyczą bezpośrednio branży. Na przykład w środowisku medycznym Sekretarz może potrzebować wziąć udział w zajęciach dotyczących terminologii medycznej, aby rozumiał różne terminy używane do klasyfikacji niektórych dokumentów. Sekretarze prawa będą musieli zrozumieć różne rodzaje terminologii prawnej, aby mdokumentacja lub inna korespondencja, która dotyczy zadania.
Ważne jest, aby osobisty sekretarz był wyjątkowo przystosowalny, ponieważ jego obowiązki mogą zmienić moment na chwilę. Praca może być dość wysoki stres w niektórych warunkach, a niektórzy pracodawcy będą znacznie bardziej wymagający niż inni. An ability to communicate effectively is essential, as the secretary will spend much of his or her time coordinating with others, interacting with the public, and managing correspondence on behalf of her employer or employers. W niektórych przypadkach sekretarz może uczęszczać na więcej niż jednego pracodawcę, co oznacza, że będzie musiał zrównoważyć wiele obciążeń.