Hvad gør en personlig sekretær?
En sekretærs generelle jobopgaver kan variere, og en særlig type sekretær, der udelukkende arbejder for en person, er kendt som en personlig sekretær. Denne medarbejder vil spille en understøttelsesrolle, der har tendens til det faglige behov hos en person, som regel en udøvende eller anden vigtig organisatorisk leder, snarere end en gruppe mennesker på et kontor. De specifikke jobopgaver for en personlig sekretær kan omfatte vedligeholdelse af en tidsplan, kontakte leverandører, booke rejser, arrangere møder, opretholde kontakten med pressen og meget mere.
Den personlige sekretærs rolle kan skifte fra dag til dag efterhånden som arbejdsgiverens behov ændres. Meget af sekretærens arbejde kan finde sted på et kontor, og han eller hun kan være ansvarlig for arkivering af papirarbejde, holde styr på fakturaer og andet betalingspapir, besvare telefonopkald og e-mails, møde med klienter eller andre kontorbesøg og i nogle tilfælde overvåger endda et personale af assistenter. Uden for kontoret kan en personlig sekretær rejse med en arbejdsgiver, booke hotelreservationer og flyrejser og have tendens til andre arbejdsgiveres behov, når han er ude af kontoret.
I de fleste tilfælde vil den personlige sekretær have arbejdet i en bestemt branche eller kontor i mange år som et entry-level eller mid-level sekretær, før han gik videre. Mange sekretærer tjener post-sekundære certifikater for at blive bedre kvalificeret til højere ansvarsområder. Det kan også være nødvendigt at tjene nogle kvalifikationer, der er specifikke for en branche; Dette er især vigtigt, hvis den personlige sekretær skal håndtere papirarbejde, der direkte vedrører branchen. I en medicinsk sammenhæng, for eksempel, kan sekretæren muligvis tage en klasse i medicinsk terminologi, så han eller hun forstår forskellige udtryk, der bruges til at klassificere visse papirer. Advokatsekretærer bliver nødt til at forstå forskellige typer juridisk terminologi for at styre papirarbejde eller anden korrespondance, der vedrører jobbet.
Det er vigtigt for den personlige sekretær at være yderst tilpasningsdygtig, da hans eller hendes ansvar kan ændre øjeblik til øjeblik. Jobbet kan være ret højt stress i nogle omgivelser, og nogle arbejdsgivere vil være langt mere krævende end andre. En evne til at kommunikere effektivt er vigtig, da sekretæren vil bruge meget af sin tid på at koordinere med andre, interagere med offentligheden og styre korrespondance på vegne af sin arbejdsgiver eller arbejdsgivere. I nogle tilfælde kan sekretæren være hos mere end en arbejdsgiver, hvilket betyder, at han eller hun bliver nødt til at afbalancere flere arbejdsmængder.