Hvad gør en personlig sekretær?

De generelle jobopgaver for en sekretær kan variere, og en særlig type sekretær, der udelukkende arbejder for en person, er kendt som en personlig sekretær. Denne medarbejder vil spille en støtterolle, der har tendens til de faglige behov hos et individ, som regel en udøvende eller anden vigtig organisatorisk leder, snarere end til en gruppe mennesker på et kontor. De specifikke jobopgaver for en personlig sekretær kan omfatte opretholdelse af en tidsplan, kontakte leverandører, reservation af rejser, organisering af møder, opretholdelse af kontakt med pressen og meget mere.

Den personlige sekretærs rolle kan skifte fra dag til dag, når en arbejdsgiveres behov ændrer sig. Meget af sekretærens arbejde kan finde sted på et kontor, og han eller hun kan være ansvarlig for arkivering af papirer, holde styr på fakturaer og andet betalingspapir, besvare telefonopkald og e-mails, møde med klienter eller andre kontorbesøg og i nogle tilfælde endda føre tilsyn med et personale af assistenter. Uden for kontoret, en personlig hemmelighedAry kan rejse med en arbejdsgiver, boghotelreservationer og flyvninger og har en tendens til andre professionelle behov hos arbejdsgiveren, mens de er ude af kontoret.

I de fleste tilfælde vil den personlige sekretær have arbejdet i en bestemt branche eller kontor i mange år som entry-level eller mid-niveau sekretær, før de gik videre. Mange sekretærer tjener post-sekundære certifikater for at blive bedre kvalificerede til højere ansvar. Det kan også være nødvendigt at tjene nogle kvalifikationer, der er specifikke for en branche; Dette er især vigtigt, hvis den personlige sekretær vil håndtere papirarbejde, der direkte vedrører branchen. I en medicinsk ramme kan for eksempel sekretæren være nødt til at tage en klasse om medicinsk terminologi, så han eller hun forstår forskellige udtryk, der bruges til at klassificere visse papirer. Lovsekretærer skal forstå forskellige typer juridisk terminologi for at mAnage papirarbejde eller anden korrespondance, der vedrører jobbet.

Det er vigtigt for den personlige sekretær at være ekstremt tilpasningsdygtig, da hans eller hendes ansvar kan ændre øjeblik til øjeblik. Jobbet kan være ret høj stress i nogle omgivelser, og nogle arbejdsgivere vil være langt mere krævende end andre. En evne til at kommunikere effektivt er vigtig, da sekretæren vil bruge meget af sin tid på at koordinere med andre, interagere med offentligheden og styre korrespondance på vegne af hendes arbejdsgiver eller arbejdsgivere. I nogle tilfælde kan sekretæren deltage i mere end en arbejdsgiver, hvilket betyder, at han eller hun bliver nødt til at afbalancere flere arbejdsbelastninger.