Wat doet een inkoopanalist?
Bedrijven moeten een gezond winstniveau handhaven en strikte budgetprotocollen met betrekking tot uitgaven maken daar deel van uit. Op de inkoopafdeling draagt de inkoopanalist deze verantwoordelijkheid. Hij of zij zal fungeren als contactpersoon tussen zijn of haar organisatie, de financiële afdeling van de organisatie en de leveranciers of potentiële leveranciers van het bedrijf. Verantwoordelijk voor het opstellen en naleven van inkooprichtlijnen, draagt een inkoopanalist bij aan de algemene financiële strategie van de organisatie. Evaluatie van potentiële en gevestigde leveranciers maakt deel uit van dit proces, evenals het onderhandelen over overeenkomsten en prijzen om goederen, diensten of benodigdheden aan te schaffen.
Een inkoopanalist vult vaak Requests for Information (RFI's) in, die in een beoordelingstool worden gebruikt om gegevens te verzamelen die nauwkeurig de sterke punten en mogelijkheden van potentiële leveranciers meten en eventuele zwakke punten blootleggen die van invloed kunnen zijn op de financiële strategie van de analist. Bovendien kan hij of zij ook Requests for Proposal (RFP's) opstellen en leveranciers vragen biedingen in te dienen voor services, merchandise of benodigdheden ter ondersteuning van organisatiedoelen. Bij het verzamelen van de gegevens in de RFI's en RFP's, zal hij of zij de beschikbare informatie analyseren om beslissingen met betrekking tot leveranciers te nemen en meestal besluiten tot het selecteren van een of meer leveranciers voor een contract.
Onderhandelen is de volgende fase van het proces waarin de inkoopanalist met de gekozen leveranciers onderhandelt over de voorwaarden van de overeenkomst. Dit proces is meestal gericht op het documenteren van duidelijke verwachtingen van beide partijen en op het vaststellen van definitieve prijsstructuren. Bovendien is de inkoopanalist vaak verantwoordelijk voor het opstellen en vernieuwen van alle contracten tussen zijn of haar organisatie en haar leveranciers. In definitieve contracten moeten alle richtlijnen en bepalingen in de overeenkomst worden gespecificeerd, inclusief, maar niet beperkt tot, gekochte goederen en diensten, contractduur, verwachte termijnen voor levering van goederen of diensten, verwachtingen in termen van kwaliteit en hoeveelheden, en duidelijk Betaalvoorwaarden.
Het is van cruciaal belang om een werkrelatie met de leverancier tot stand te brengen, en eenmaal vastgesteld zal de inkoopanalist zijn of haar gegevensanalysemogelijkheden gebruiken om de voorwaarden en prestaties van de leverancier te vergelijken met marktgegevens. Het analyseren van huidige markttendensen en het voorspellen van toekomstige prestaties van goederen en diensten in de open markt zal relevante gegevens opleveren die worden gebruikt bij het aanbevelen van inkoopstrategieën die aansluiten bij de financiële doelstellingen van de organisatie. Daarom zal een inkoopanalist veel tijd besteden aan het vertalen van onbewerkte gegevens in informatie die kan worden gebruikt om beslissingen te nemen.