Hvad gør en indkøbsanalytiker?
Virksomheder er nødt til at opretholde et sundt niveau af fortjeneste, og etablering af strenge budgetprotokoller relateret til udgifter er en del af denne proces. I indkøbsafdelingen ejer indkøbsanalytikeren dette ansvar. Han eller hun vil fungere som en forbindelse mellem hans eller hendes organisation, organisationens finansafdeling og virksomhedens leverandører eller potentielle leverandører. Ansvarlig for både etablering og overholdelse af indkøbsretningslinjer bidrager en indkøbsanalytiker til den overordnede økonomiske strategi for organisationen. Evaluering af potentielle og etablerede leverandører er en del af denne proces såvel som forhandling om aftaler og prisfastsættelse til indkøb af varer, tjenester eller forsyninger.
En indkøbsanalytiker vil ofte gennemføre anmodninger om information (RFI'er), som i et vurderingsværktøj, der bruges til at indsamle data, der nøjagtigt måler styrker og evner hos potentielle leverandører, såvel som at afsløre svagheder, der kan påvirke analytikernes organisatoriske økonomiske strategi. Derudover kan han eller hun også udarbejde forespørgsler om forslag (RFP'er), der anmoder leverandører om at afgive bud på tjenester, merchandise eller forsyninger til støtte for organisatoriske mål. Ved indsamling af dataene i RFI'erne og RFP'erne vil han eller hun analysere de tilgængelige oplysninger for at foretage beslutninger vedrørende leverandører og normalt sætte sig ind med at vælge en af flere leverandører til kontrakt.
Forhandling er den næste fase af processen, hvor indkøbsanalytikeren vil forhandle med de valgte leverandører om aftalens betingelser. Denne proces er normalt fokuseret på at dokumentere klare forventninger, der kræves af begge parter, samt at etablere endelige prisstrukturer. Derudover har indkøbsanalytikeren ofte ansvaret for at udarbejde og forny alle kontrakter mellem hans eller hendes organisation og dets leverandører. Endelige kontrakter skal specificere alle retningslinjer og bestemmelser, der er formuleret i aftalen, herunder, men ikke begrænset til, købt varer og tjenester, kontraktens længde, tidsrammer forventet for levering af varer eller tjenester, forventninger med hensyn til kvalitet og mængder og klar betalingsbetingelser.
Etablering af et arbejdsforhold med sælgeren er af afgørende betydning, og når anskaffelsen er etableret, vil indkøbsanalytikeren bruge hans eller hendes dataanalysefunktioner til at sammenligne leverandørbetingelser og ydeevne med markedsdata. Analyse af aktuelle markedstendenser og forudsigelse af fremtidige resultater for varer og tjenester på det åbne marked vil give relevante data, der bruges til at anbefale købsstrategier, der er i overensstemmelse med organisationens økonomiske mål. Derfor vil en indkøbsanalytiker bruge en hel del tid på at oversætte rå data til information, der kan bruges til at tage beslutninger.