Hvad gør en indkøbsanalytiker?
Virksomheder er nødt til at opretholde et sundt niveau af fortjeneste, og etablering af strenge budgetprotokoller, der er relateret til udgifter, er en del af denne proces. I indkøbsafdelingen ejer indkøbsanalytikeren dette ansvar. Han eller hun vil fungere som forbindelse mellem hans eller hendes organisation, organisationens finansafdeling og virksomhedens leverandører eller potentielle leverandører. Ansvarlig for både etablering og overholdelse af retningslinjer for indkøb, bidrager en indkøbsanalytiker til organisationens samlede økonomiske strategi. Evaluering af potentielle og etablerede leverandører er en del af denne proces såvel som forhandlinger om aftaler og priser for at anskaffe merchandise, tjenester eller forsyninger.
En indkøbsanalytiker vil ofte gennemføre anmodninger om information (RFI'er), som i et vurderingsværktøj, der bruges til at indsamle data, der nøjagtigt måler styrker og evner hos potentielle leverandører samt udsætter eventuelle svagheder, der kan påvirke analytikerens organisatoriske FINancial strategi. Derudover kan han eller hun også udarbejde anmodninger om forslag (RFP'er) og anmode leverandører om at afgive bud på tjenester, varer eller forsyninger til støtte for organisatoriske mål. Efter indsamling af dataene i RFI'er og RFP'er vil han eller hun analysere de tilgængelige oplysninger for at træffe beslutninger om leverandører og normalt afvikle ved at vælge en af flere leverandører til kontrakt.
Forhandling er den næste fase af den proces, hvor indkøbsanalytikeren vil forhandle med de valgte leverandører af betingelserne i aftalen. Denne proces er normalt fokuseret på at dokumentere klare forventninger, der kræves af begge parter samt etablering af endelige prisstrukturer. Desuden har indkøbsanalytikeren ofte ansvaret for at udarbejde og fornye alle kontrakter mellem hans eller hendes organisation og dens leverandører. Endelige kontrakter skal specificere alle retningslinjer og stipulatIoner artikuleret i aftalen, herunder, men ikke begrænset til, købte varer og tjenester, kontraktlængde, tidsrammer, der forventes til levering af varer eller tjenester, forventninger med hensyn til kvalitet og mængder og klare betalingsbetingelser.
Etablering af et samarbejde med sælgeren er af afgørende betydning, og når de først er etableret, vil indkøbsanalytikeren bruge sine dataanalysefunktioner til at sammenligne leverandørbetingelser og ydeevne med markedsdata. Analyse af aktuelle markedstendenser og forudsigelse af fremtidig ydelse af varer og tjenester på det åbne marked vil give relevante data, der bruges til at anbefale købsstrategier, der er i overensstemmelse med organisationens økonomiske mål. Derfor vil en indkøbsanalytiker bruge meget tid på at oversætte rå data til information, der kan bruges til at tage beslutninger.