Wat doet een receptioniste voor onroerend goed?
Een receptionist is iemand in een administratieve en secretariële functie waarbij hij fungeert als het gezicht en de stem van een bedrijf, terwijl de communicatie tussen de klanten van een bedrijf en zijn werknemers wordt gecoördineerd. In een onroerendgoedbedrijf moet een vastgoedreceptionist uitstekende telefonische vaardigheden en een aandacht voor detail vertonen die vereist zijn door de aard van het bedrijf. De educatieve vereisten van een vastgoedreceptionist omvatten het minimum van een middelbare schooldiploma, terwijl velen een aanvullende opleiding hebben. Gecombineerd kunnen de verantwoordelijkheden van een vastgoedreceptionist grofweg worden gecategoriseerd als klantenservice, administratief, organisatorisch; hij of zij kan ook optreden in sommige officiële hoedanigheden, zoals het optreden als notaris voor bepaalde documenten.
Klantenservice en uitstekende telefonische vaardigheden zijn enkele van de belangrijkste verantwoordelijkheden van deze functie. Een vastgoedreceptionist is vaak het eerste officiële contact van een klant met een vastgoedkantoor, zelfs al is het alleen in de vorm van een stem. In een solo of een kantoor met meerdere agenten houdt een vastgoedreceptionist de locaties van agenten, lijsten en de status van contracten bij. Hij neemt berichten van betrokken partijen aan - potentiële kopers, verkopers, titelfirma's, advocatenpraktijken en andere agenten - en geeft deze door aan de juiste personen. Receptionisten houden ook de meerdere afspraken bij die nodig zijn in onroerend goed, waarbij ze de betrokken partijen op de hoogte brengen om een vlotte werking van het bedrijf te garanderen.
Afhankelijk van de grootte van het onroerend goed kantoor en het aantal praktiserende makelaars erin, kan een onroerend goed receptionist ook verantwoordelijk zijn voor de basis administratieve taken en tekstverwerking. Deze activiteiten kunnen typecontracten voor kopers of verkopers omvatten en het beheren van uitgaande correspondentie met bureaus. Hij of zij kan ook verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van huislijsten voor publicatie, online of in een krant; in sommige kantoren kan de verantwoordelijkheid van de vastgoedreceptionist zich ook uitstrekken tot het bijwerken van de website van een bureau en online vermeldingen. Administratieve taken kunnen ook het organiseren en bestellen van algemene kantoorbenodigdheden omvatten, evenals die met betrekking tot de handel, zoals bewegwijzering buiten, doelbrochures en visitekaartjes. Receptionisten zijn vaak ook verantwoordelijk voor het ontvangen en sorteren van inkomende e-mail naar specifieke agenten, de officemanager of de eigenaar van het bureau en de kantooraccountant voor eventueel verschuldigde bedrijfsbetalingen.
De meeste werknemers in deze rol hebben minimaal een middelbare schooldiploma. Veel receptionisten hebben een educatieve achtergrond in secretariële vaardigheden, en een aanzienlijk percentage heeft certificaten of geassocieerde diploma's in een gerelateerd gebied. Hoewel een certificering als makelaar meestal niet nodig is, kan het ook nuttig zijn voor kandidaten die op deze functies solliciteren.