Wat doet een thuissecretaris?
Een thuissecretaresse biedt administratieve ondersteuning aan klanten vanuit een thuiskantoor. Gewoonlijk werken secretaresses thuis voor meerdere klanten tegelijk en kunnen ze verschillende services aanbieden, afhankelijk van hun specialiteit. Mensen kunnen per uur betalen voor verleende diensten, of kunnen een behoudenovereenkomst hebben voor een vast bedrag aan werk per maand. Sommigen werken via bureaus die klanten doorverwijzen en behandelen, terwijl anderen onafhankelijke contractanten zijn die rechtstreeks met hun klanten communiceren.
Documentvoorbereiding, het genereren van rapporten, websitebeheer en telefoongesprekken kunnen allemaal worden beheerd door een thuissecretaris. Sommigen voeren transcriptie, documentgesprek en gerelateerde diensten uit. Ze hebben mogelijk een lijst met services die ze aanbieden of kunnen elke secretariële taak accepteren, afhankelijk van de structuur van hun bedrijf. De meeste stellen hun eigen uren in en zijn mogelijk op speciaal verzoek bereid om taken buiten de reguliere kantooruren uit te voeren.
Werkgevers kunnen materiaal naar een thuissecretaresse sturen met een verzoek om er een brief, formeel rapport of andere communicatie van te maken. Dit kan activiteiten omvatten zoals het maken van werknemershandleidingen, het schrijven van formele machtigingsverzoeken voor het herdrukken of uitzenden van auteursrechtelijk beschermd materiaal en het genereren van financiële rapporten. De thuissecretaresse kan ook documenten meenemen en deze omzetten tussen formaten, waaronder het transcriberen van oud gedrukt of getypt materiaal, het wijzigen van tekstverwerkingsdocumenten in .pdf's, enzovoort.
Af en toe kan een thuissecretaresse hulp bieden bij telefonische vergaderingen of chats. Dit kan het instellen van afspraken omvatten, het controleren van alle deelnemers aan en het genereren van een transcriptie van procedures. Secretaresses thuis kunnen ook bellen en gebeld worden namens hun klanten. Dit kan het gebruik van een doorschakelsysteem inhouden voor activiteiten zoals het na uren naar een secretaresse sturen. Beantwoorddiensten kunnen de klanttevredenheid verhogen en een secretaresse de mogelijkheid bieden om hulp te vragen als er na uren een noodgeval is.
Sommigen kunnen deelnemen aan webontwikkelingsactiviteiten. Deze kunnen bestaan uit het beheren van een account voor sociale netwerken, het bijwerken van een website, het verwerken van online bestellingen en het helpen van klanten bij het opzetten van online winkelwagentjes en soortgelijke hulpmiddelen. De secretaresse thuis is misschien bekend met databasering en geavanceerde programmering, wat handig kan zijn voor activiteiten zoals het bouwen en onderhouden van websites. Bovendien kunnen bestanden digitaal beschikbaar worden gesteld op een bedrijfswebsite of privéserver om snelle communicatie mogelijk te maken.
De soorten services die beschikbaar zijn bij een thuissecretaresse kunnen afhankelijk zijn van ervaring, vaardigheden en contract. In sommige gevallen kan een enkele persoon voldoende werk leveren voor een toegewijde persoonlijke assistent, in welk geval een vast bedrag verschillende administratieve diensten kan dekken. Mensen die met meerdere klanten werken, kunnen facturering à la carte aanbieden, inclusief opties die kunnen uitbreiden naarmate de secretaresse trainingsseminars volgt en een persoonlijk repertoire uitbreidt.