Hva gjør en hjemmesekretær?
En hjemmesekretær gir administrativ støtte til klienter fra et hjemmekontor. Vanligvis jobber hjemmesekretærer for flere klienter samtidig, og kan tilby en rekke tjenester avhengig av deres spesialitet. Folk kan betale per time for levert tjenester, eller kan ha en avtale om et fast arbeidsbeløp per måned. Noen jobber gjennom byråer som henviser og håndterer kunder, mens andre er uavhengige entreprenører som samhandler direkte med kundene sine.
Dokumentforberedelse, generering av rapporter, administrasjon av nettsteder og telefonsamtaler kan alle administreres av en hjemmesekretær. Noen utfører transkripsjon, dokumentsamtale og relaterte tjenester. De kan ha en liste over tjenester de tilbyr, eller kan akseptere enhver sekretæroppgave, avhengig av hvordan deres virksomheter er strukturert. De fleste setter sine egne timer, og kan være villige til å utføre oppgaver utenfor vanlig arbeidstid etter spesiell forespørsel.
Arbeidsgivere kan sende materiale til en hjemmesekretær med en forespørsel om å gjøre det om til brev, formell rapport eller annen kommunikasjon. Dette kan omfatte aktiviteter som å lage medarbeiderhåndbøker, skrive formelle tillatelsesforespørsler om å trykke på nytt eller kringkaste opphavsrettsbeskyttet materiale og generere økonomiske rapporter. Hjemmesekretæren kan også ta dokumenter og konvertere dem mellom formater, inkludert å transkribere gammelt trykt eller maskinskrevet materiale, endre tekstbehandlingsdokumenter til .pdfs, og så videre.
Noen ganger kan en hjemmesekretær tilby hjelp med konferansesamtaler eller chatter. Dette kan omfatte å sette opp avtaler, sjekke alle deltakere i og generere en transkripsjon av saksgang. Hjemmesekretærer kan også ringe og motta samtaler på vegne av sine klienter. Dette kan innebære bruk av et viderekoblingssystem for aktiviteter som å sende samtaler til en sekretær etter timer. Svartjenester kan øke kundetilfredsheten, i tillegg til at en sekretær kan gå inn for å få hjelp hvis det er krise etter timer.
Noen kan delta i nettutviklingsaktiviteter. Disse kan omfatte å administrere en sosialt nettverkskonto, oppdatere et nettsted, behandle bestillinger på nettet og hjelpe klienter med å sette opp handlekurver på nettet og lignende verktøy. Hjemmesekretæren kan være kjent med databaser og avansert programmering, som kan være nyttig for aktiviteter som å bygge og vedlikeholde nettsteder. I tillegg kan filer gjøres tilgjengelig digitalt på en bedriftsnettsted eller en privat server for å lette rask kommunikasjon.
Hvilke tjenester som er tilgjengelige fra en hjemmesekretær, kan avhenge av erfaring, ferdigheter og kontrakt. I noen tilfeller kan en enkeltperson sørge for nok arbeid for en dedikert personlig assistent, i hvilket tilfelle en fast avgift kan dekke en rekke administrative tjenester. Folk som jobber med flere klienter kan tilby la carte-fakturering, inkludert alternativer som kan utvides når sekretæren tar treningsseminarer og utvider et personlig repertoar.