Hvad gør en hjemmesekretær?
En hjemmesekretær yder administrativ support til klienter fra et hjemmekontor. Hjemmesekretærer fungerer typisk for flere klienter på én gang og kan tilbyde en række forskellige tjenester afhængigt af deres specialitet. Folk kan betale pr. Time for leverede tjenester eller kan have en aftale om et fast arbejdsmængde pr. Måned. Nogle arbejder gennem agenturer, der henviser og håndterer kunder, mens andre er uafhængige entreprenører, der interagerer direkte med deres kunder.
Dokumentforberedelse, rapportgenerering, webstedsstyring og telefonopkald kan alle styres af en hjemmesekretær. Nogle udfører transkription, dokumentsamtale og relaterede tjenester. De kan have en liste over tjenester, de tilbyder, eller kan acceptere enhver sekretæropgave, afhængigt af hvordan deres forretninger er struktureret. De fleste indstiller deres egne timer og er måske villige til at udføre opgaver uden for almindelig åbningstid efter særlig anmodning.
Arbejdsgivere kan sende materiale til en hjemmesekretær med en anmodning om at omdanne det til et brev, formel rapport eller anden meddelelse. Dette kan omfatte aktiviteter som oprettelse af medarbejderhåndbøger, skrivning af formelle tilladelsesanmodninger om at udskrive eller udsende ophavsretligt beskyttet materiale og generere økonomiske rapporter. Hjemme-sekretæren kan også tage dokumenter og konvertere dem mellem formater, herunder transkribe gamle trykte eller indtastede materialer, ændre tekstbehandlingsdokumenter til .pdfs osv.
Lejlighedsvis kan en hjemmesekretær tilbyde hjælp til konferenceopkald eller chats. Dette kan omfatte opsætning af aftaler, kontrol af alle deltagere i og generering af en transkription af proceduren. Hjemme-sekretærer kan også foretage og modtage opkald på vegne af deres klienter. Dette kan involvere brugen af et viderestillingssystem til aktiviteter som at sende opkald til en sekretær efter timer. Telefonsvarer kan øge kundetilfredsheden, såvel som at give en sekretær mulighed for at søge hjælp, hvis der er en nødsituation efter timer.
Nogle kan deltage i webudviklingsaktiviteter. Disse kan omfatte administrering af en social netværkskonto, opdatering af et websted, behandling af onlineordrer og hjælp til klienter med at oprette online indkøbsvogne og lignende værktøjer. Hjemmesekretæren er muligvis bekendt med databaser og avanceret programmering, som kan være nyttig til aktiviteter som bygning og vedligeholdelse af websteder. Derudover kan filer gøres tilgængelige digitalt på en virksomheds hjemmeside eller en privat server for at lette hurtig kommunikation.
De typer tjenester, der er tilgængelige fra en hjemmesekretær, kan afhænge af erfaring, færdigheder og kontrakt. I nogle tilfælde kan en enkelt person levere tilstrækkeligt arbejde til en dedikeret personlig assistent, i hvilket tilfælde et fast gebyr kan dække en række forskellige administrative tjenester. Mennesker, der arbejder med flere klienter, kan tilbyde a la carte-fakturering, inklusive muligheder, der kan udvides, når sekretæren tager træningsseminarer og udvider et personligt repertoire.