Cosa fa un segretario di casa?
Una segretaria interna fornisce supporto amministrativo ai clienti da un ufficio domestico. In genere i segretari interni lavorano per più clienti contemporaneamente e possono offrire una varietà di servizi a seconda della loro specialità. Le persone possono pagare a ore per i servizi resi o potrebbero avere un contratto di mantenimento per un determinato importo di lavoro al mese. Alcuni lavorano attraverso agenzie che indirizzano e gestiscono i clienti, mentre altri sono appaltatori indipendenti che interagiscono direttamente con i loro clienti.
La preparazione dei documenti, la generazione di rapporti, la gestione del sito Web e le chiamate telefoniche possono essere gestite da un segretario interno. Alcuni eseguono trascrizioni, conversazioni di documenti e servizi correlati. Potrebbero avere un elenco di servizi offerti o accettare qualsiasi compito di segreteria, a seconda della struttura delle loro attività. La maggior parte imposta il proprio orario e può essere disposta a svolgere attività al di fuori del normale orario lavorativo su richiesta speciale.
I datori di lavoro possono inviare materiale a un segretario interno con una richiesta di trasformarlo in una lettera, un rapporto formale o altra comunicazione. Ciò può includere attività come la creazione di manuali per i dipendenti, la scrittura di richieste di autorizzazioni formali per ristampare o trasmettere materiale protetto da copyright e la generazione di rapporti finanziari. Il segretario di casa può anche prendere documenti e convertirli tra formati, inclusa la trascrizione di vecchi materiali stampati o tipizzati, cambiando i documenti di elaborazione testi in .pdf e così via.
Occasionalmente, un segretario interno può offrire assistenza per le chiamate in conferenza o le chat. Ciò può includere l'impostazione di appuntamenti, il controllo di tutti i partecipanti e la generazione di una trascrizione dei procedimenti. I segretari interni possono anche effettuare e ricevere chiamate per conto dei loro clienti. Ciò può comportare l'uso di un sistema di inoltro di chiamata per attività come l'invio di chiamate a un segretario dopo l'orario di chiusura. I servizi di risposta possono aumentare la soddisfazione del cliente, oltre a consentire a una segretaria di chiedere assistenza in caso di emergenza dopo le ore.
Alcuni possono partecipare alle attività di sviluppo web. Questi possono includere la gestione di un account di social network, l'aggiornamento di un sito Web, l'elaborazione di ordini online e l'assistenza ai clienti nella creazione di carrelli della spesa online e strumenti simili. Il segretario di casa può avere familiarità con il database e la programmazione avanzata, che può essere utile per attività come la costruzione e la manutenzione di siti Web. Inoltre, i file possono essere resi disponibili digitalmente sul sito Web di una società o su un server privato per facilitare la comunicazione rapida.
I tipi di servizi disponibili da un segretario interno possono dipendere dall'esperienza, dalle competenze e dal contratto. In alcuni casi, un singolo individuo può fornire abbastanza lavoro per un assistente personale dedicato, nel qual caso una tariffa forfettaria può coprire una varietà di servizi amministrativi. Le persone che lavorano con più clienti possono offrire una fatturazione alla carta, comprese le opzioni che possono espandersi mentre il segretario tiene seminari di formazione ed espande un repertorio personale.