Wat doet een externe accountant?
Een externe accountant is een externe professional die een onafhankelijke beoordeling van de financiële gegevens van een organisatie uitvoert. Over het algemeen rapporteert hij aan een auditcomité van leidinggevenden van het bedrijf, hij evalueert boekhoud-, loon- en inkoopadministratie, evenals alles met betrekking tot financiële investeringen en leningen, op zoek naar fouten of fraude. Nadien geeft hij een nauwkeurig, onbevooroordeeld verslag van de financiële toestand van het bedrijf aan het management of degenen die verantwoordelijk zijn voor bedrijfsethiek. Externe en interne auditors verrichten doorgaans soortgelijke werkzaamheden, hoewel een interne beoordeling over het algemeen meer gericht is op risicobeheer en interne controleprocedures.
Interne versus externe auditors
Een onafhankelijke financiële professional verricht werkzaamheden voor een organisatie, maar is er niet bij in dienst. Een interne auditor daarentegen werkt voor de organisatie die hij beoordeelt. Beide partijen bieden vergelijkbare diensten, waaronder de evaluatie van jaarrekeningen, bedrijfsactiviteiten en de naleving van regionale regels, evenals hun mening over efficiëntie en het vinden van fraude. Interne examinatoren hebben over het algemeen het voordeel als het gaat om het begrijpen van branche- of bedrijfsspecifieke kenmerken, maar het kennen van de gecontroleerde mensen kan hun oordeel verstoren.
Voor- en nadelen van het gebruik van externe auditors
Een externe auditor heeft geen relaties ontwikkeld binnen de organisatie die hij beoordeelt, waardoor hij vooringenomenheid kan voorkomen. Hier zijn strenge eisen aan: externe auditors kunnen over het algemeen geen vriend of familielid zijn van een eigenaar, manager of werknemer. Degenen die beursgenoteerde bedrijven beoordelen, mogen geen aandelen in hen houden of een aandelenbelang hebben in een van hun dochterondernemingen of deelnemingen.
Hoewel een externe auditor zich in een bepaald vakgebied kan specialiseren, moet hij vaak de ins en outs van een specifieke branche leren kennen voordat hij een audit uitvoert. Hoewel dit een nadeel kan zijn, betekent dit ook dat het onwaarschijnlijk is dat hij aan het werk komt met bepaalde ideeën over hoe dingen moeten worden gedaan. Dit kan het voor hem gemakkelijker maken om problemen te herkennen.
Een auditor kiezen
Een organisatie kan vertrouwen op een interne of externe auditor of een combinatie van beide diensten gebruiken, afhankelijk van haar behoeften en de wet. In de VS vereist de Securities and Exchange Act van 1934 dat beursgenoteerde bedrijven een externe partij inhuren. Deze professional, gekozen door een commissie, moet ervoor zorgen dat de financiële overzichten de financiële prestaties van een bedrijf nauwkeurig weergeven, omdat openbare beleggers vaak op deze informatie vertrouwen bij het kopen van aandelen. Particuliere bedrijven kunnen al dan niet een externe professional gebruiken, maar wanneer ze dat doen, is dit meestal alleen in situaties waarin ze wettelijk verplicht zijn of vanwege een belangrijke gebeurtenis, zoals een fusie.
In sommige gevallen zijn diensten van derden vereist door een regelgevend agentschap of aandeelhouders die van mening zijn dat de financiële claims van een bedrijf twijfelachtig zijn. Als de auditor bewijsmateriaal vindt ter onderbouwing van zijn vermoedens, is hij meestal verplicht deze te melden. Het bedrijf wordt meestal in de gelegenheid gesteld om zijn positie schriftelijk of mondeling te verdedigen.
Planning
Auditplanning is een formeel proces dat een auditor moet uitvoeren voordat het eigenlijke onderzoek begint. Eerst moet hij bewijzen dat hij over een praktische kennis van het bedrijf en zijn activiteiten beschikt. Vervolgens moet hij de risico's identificeren die samenhangen met het verkeerd rapporteren van financiële overzichten voor deze specifieke entiteit en vervolgens een aanpak ontwikkelen op basis van de resultaten van de vorige twee stappen. Het hele beoordelingsproces kan weken tot maanden duren, afhankelijk van zaken als de grootte van een organisatie en rapportagerisico's.
Controlestandaarden
De meeste landen hebben organisaties die de normen voor financiële auditors vaststellen. Professionals volgen doorgaans de algemeen aanvaarde auditstandaarden (GAAS), die getuigen van hun training, onafhankelijkheid en toewijding. De International Standards on Auditing (ISA), uitgegeven door de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), worden ook in veel landen toegepast, inclusief alle leden van de Europese Unie. In de VS houdt de Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) toezicht op de auditindustrie en stelt normen vast.
Ondanks deze richtlijnen zijn er momenten dat de auditor op zijn eigen ervaring moet vertrouwen om enkele conclusies te trekken. Hij is getraind om de waarheid van het materiaal dat hij tegenkomt uit te dagen om fouten en fraude te vinden en om gebieden te identificeren die verbetering behoeven. Hij zal bijvoorbeeld opmerken dat een bedrijf efficiënter kan zijn in zijn boekhouding, interne controles of bestedingspatroon. Hij kan oplossingen voorstellen zoals overhead verminderen door personeelsreducties of beter voorraadbeheer.
onregelmatigheden
Meer problematisch zijn onregelmatigheden, die afwijkingen zijn of leugens van de klant. Ze kunnen op veel manieren gebeuren, ook wanneer een bedrijf zijn financiële prestaties manipuleert. Dit kan beleggers misleiden en kan een bedrijf dwingen om wangedrag toe te geven, eerdere winsten opnieuw berekenen en de openbaarmaking van toekomstige financiële prestaties vertragen indien ontdekt. Een ander type onregelmatigheid houdt verband met de classificatie die is toegewezen aan bedrijfsposities, die van invloed is op de manier waarop werknemers worden betaald.
Om onregelmatigheden te vinden en om vergissingen te voorkomen, maken onafhankelijke beoordelaars tests tijdens de planning om fouten of fraude te vinden. Hoe hoger het risico op fouten in de financiële rapportage, hoe groter de diepte van de test en hoe minder een externe partner zal vertrouwen op de officiële input van een bedrijf voor nauwkeurigheid.
bevindingen
Zodra de taak is voltooid, zal een externe auditor zijn bevindingen presenteren aan de leidinggevenden of het bestuur van het bedrijf. Zijn rapport behandelt normaal gesproken de stand van de te betalen en te ontvangen rekeningen, evenals zijn mening over de archiveringssystemen van het bedrijf en de financiële gezondheid. Zijn opmerkingen over deze onderwerpen zijn naar verwachting constructief en bevatten aanbevelingen voor verbeteringen.
De bevindingen van een auditor beïnvloeden de reputatie van het bedrijf sterk. Er kunnen ernstige gevolgen zijn als zijn conclusies over activa, schulden, belastingverantwoordelijkheden en betalingen niet overeenkomen met het bedrijf. In de VS moet de auditor een rating toekennen aan de cliënt, variërend van "niet-gekwalificeerd", wat acceptabel betekent, tot "ongunstig", wat suggereert dat het bedrijf zijn financiële prestaties verkeerd weergeeft. Deze beoordelingen beïnvloeden vaak of een bedrijf in bedrijf kan blijven.
kwalificaties
De meeste banen op dit gebied vereisen dat de aanvrager een Certified Public Accountant (CPA) is, wat in de VS aangeeft dat hij geslaagd is voor het Uniform CPA-onderzoek en een gediplomeerde professional is. In andere landen wordt dit werk gedaan door een registeraccountant. Ervaring met auditing, financiële analyse of bedrijfskunde is ook waardevol voor iedereen die van plan is dit gebied te betreden.