Wat doet een informatieagent?
Een informatieagent is een public relations-professional. De functie is ontworpen als een directe communicatielijn tussen het publiek en een medewerker van het bedrijf. Meestal zullen bedrijven met een servicecomponent die veel vragen van klanten genereert, een informatieagent aanwijzen om details over de service te verstrekken. De agent is gewoonlijk gemachtigd om specifieke informatie over bedrijfsactiviteiten te verstrekken, maar is over het algemeen niet gemachtigd als woordvoerder van het bedrijf of om over het bedrijfsbeleid te spreken buiten het specifieke vakgebied.
Hoe nuttig het ook is om informatie op billboards te plaatsen, schriftelijk te verspreiden of een opgenomen versie van de informatie te verstrekken wanneer mensen bellen, bedrijven merken vaak dat klanten met een live persoon willen praten. Dit geldt met name voor serviceproducten, waarbij adequate serviceverlening kan afhangen van de eigenaardigheden van de betrokken personen. In plaats van te proberen te anticiperen op elke mogelijke vraag, kan een bedrijf een informatieagent inhuren om te voldoen aan de behoefte van klanten om rechtstreeks met een bedrijfsvertegenwoordiger te spreken.
Informatieagenten moeten een bepaalde hoeveelheid informatie beheersen. Ze zijn verantwoordelijk voor het behandelen van vragen over het onderwerp van klanten, het publiek of de pers. Een informatieagent kan verantwoordelijk zijn voor het persoonlijk stellen van vragen, telefonisch of elektronisch, per e-mail, online chat of via forumberichten op een website.
Een bedrijf dat veerdiensten aanbiedt, kan bijvoorbeeld een informatieagent inhuren om tijdens de diensturen vragen op de internetsite te stellen. De agent kan onder andere vragen beantwoorden over het schema, de voorzieningen op de boot en de reisduur en -kosten. Hoewel dit het soort informatie is dat mensen waarschijnlijk zelf zouden kunnen vinden door naar een gedrukte brochure te kijken, verbetert het beschikbaar stellen van een live persoon de klantrelaties. Het helpt ook om de operaties soepel te laten verlopen op die momenten dat ongebruikelijke vragen rijzen, zoals of iemand tijdens de reis van de zijkant van de veerboot kan vissen.
Deze taak wordt doorgaans beschouwd als een ondersteunende functie bij de klantenservice of de public relations-afdelingen. Sommige bedrijven zullen zo nodig gerelateerde taken aanpakken. Een agent kan bijvoorbeeld soms nodig zijn om klachten van klanten te behandelen en rapporten aan het management te melden. Hij kan worden gevraagd om klantreserveringen te maken als onderdeel van de taak of om externe informatieweergaven te onderhouden. Zijn kerntaken zijn het verstrekken van informatie, maar andere taken kunnen worden toegewezen op basis van de manier waarop het bedrijf werkt.