Hva gjør en informasjonsagent?
En informasjonsagent er en PR-profesjonell. Stillingen er utformet som en direkte kommunikasjonslinje mellom det offentlige og en ansatt i selskapet. Vanligvis vil bedrifter med en servicekomponent som genererer mange spørsmål fra kunder, utpeke en informasjonsagent for å gi detaljer om tjenesten. Agenten er vanligvis autorisert til å gi spesifikk informasjon om selskapets virksomhet, men er ikke autorisert som en talsperson for selskapet eller å snakke om selskapets policy utenfor det spesifikke kompetanseområdet.
Så nyttig som det kan være å legge ut informasjon på reklametavler, sirkulere den skriftlig eller gi en innspilt versjon av informasjonen når folk ringer, opplever bedrifter ofte at kunder vil snakke med en levende person. Dette gjelder spesielt serviceprodukter, der tilstrekkelig tjenesteleveranse kan avhenge av de involvertees idiosynkrasi. I stedet for å prøve å forutse alle spørsmål som måtte komme, kan et selskap ansette en informasjonsagent for å tilfredsstille behovet for at kundene skal snakke direkte med en representant for selskapet.
Informasjonsagenter må beherske en viss informasjonsmasse. De er ansvarlige for å håndtere spørsmål om temaet fra kunder, publikum eller presse. En informasjonsagent kan være ansvarlig for å stille spørsmål personlig, over telefon eller elektronisk, via e-post, online chat eller gjennom foruminnlegg på et nettsted.
For eksempel kan et selskap som tilbyr ferjetjeneste ansette en informasjonsagent til å stille spørsmål på internatstedet i løpet av tjenestetiden. Agenten kan blant annet svare på spørsmål om timeplanen, fasilitetene på båten og turens varighet og kostnader. Selv om dette er den typen informasjon folk sannsynligvis kan finne på egen hånd ved å se på en trykt brosjyre, forbedrer kundeforholdet ved å gjøre en levende person tilgjengelig. Det hjelper også med å holde driften jevn i de tider hvor uvanlige spørsmål oppstår, for eksempel om en person kan fiske utenfor ferjens side i løpet av turen.
Denne jobben anses vanligvis som en støtteposisjon i kundeservicen eller PR-avdelingene. Noen virksomheter vil ta seg av relaterte plikter etter behov. For eksempel kan en agent noen ganger være pålagt å felt kundeklager og avgi rapporter til ledelsen. Han kan bli bedt om å gjøre kundebestilling som en del av jobben eller å opprettholde informasjonsskjermer utenfor. Hans kjerneoppgaver vil innebære å gi informasjon, men andre plikter kan tilordnes basert på hvordan selskapet opererer.